Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

3 Išbandyti ir tikri būdai organizuoti šį smulkųjį verslą


Organizavimas apima daug daugiau nei tik tvarkyti popieriaus krūvą ir nuvalyti netvarką ant jūsų stalo. Organizacija apima sistemų ir procedūrų kūrimą visoms skirtingoms jūsų verslo dalims; tai gali padėti jums tapti produktyvesni ir pelningesni.

Žemiau pateiktos idėjos apima keletą geriausių būdų, kaip galite organizuoti savo smulkųjį verslą. Išbandykite tik vieną, jei norite, kad lėtai ir nuolat tobulintumėte, arba kiekvienais mėnesiais planuojate įtraukti naują organizacinį procesą į savo verslą.

  • 01

    Paimkite dokumentus ir dokumentus

    Netvarkinga biurų stalų eilė

    Pradėsime nuo popieriaus, nes tai yra didžiausias nusikaltėlių kaltininkas daugumai iš mūsų. Jei neturite rinkmenų sistemos ir (arba) skaitmeninės archyvavimo sistemos, dabar yra laikas jį sukurti. Pradėkite pažvelgdami į tuos dokumentus, kuriuos turite apsupti. Padarykite krūvą ir išmeskite krūvą, tada susmulkinkite arba perdirbkite visus popierius, žurnalus, informacinius biuletenius, korteles, užrašus ir pan. Jei nesate tikri, kur pradėti, perskaitykite šį straipsnį iš „Staples“, kuris suteikia išsamią informaciją apie tai, kokius dokumentus reikia saugoti, o likusi dalis yra sąžiningas žaidimas smulkintuvui.

    Susan Ward parengė naudingą vadovą, kaip sukurti dokumentų valdymo sistemą, kuri padėtų jums sukurti arba sureguliuoti savo popierinį procesą ir jį surengti.

    Jei nuspręsite, kad atėjo laikas pradėti judėti biure be kompiuterio (pirmiausia perskaitykite šiuos privalumus ir trūkumus), galite pradėti skenuoti ir skaitmeninti savo kvitus, naudodami internetines sąskaitas ir mokėjimo paslaugas, pvz., „FreshBooks“, pereinant prie skaitmeninio parašo programos, pvz., „DocuSign“ ir naudodami „Cloud“ duomenų kopijavimui ir archyvavimui. Jei rinksite vizitines korteles renginių metu, taip pat gali būti naudinga investuoti į vizitinės kortelės skaitytuvą, kad galėtumėte nedelsiant suskaitmeninti kontaktinę informaciją ir nuplėšti popierines korteles.

  • 02

    Naudokite „Right Productivity Tools“

    Verslininkas, naudodamasis skaitmenine tablete susitikime

    Mes visi turime savo mėgstamas programas ir įrankius, kuriuos naudojame kiekvieną dieną, nors kai kurie tikriausiai yra naudingesni nei kiti. Štai kodėl taip svarbu - bent kartą per metus - įvertinti programas ir įrankius, kuriuos naudojate savo smulkiajame versle, ir nuspręsti, ar jie vis dar atitinka jūsų poreikius. Tai taip pat puikus laikas apsvarstyti, ar turite tam tikrų spragų ir rasti tinkamas priemones jų užpildymui. Žemiau pateikiamos kelios didžiausios sritys, kuriose daugelis smulkaus verslo savininkų randa produktyvumo priemones naudingomis. Tai turėtų suteikti jums tvirtą pradžios tašką, kad šiais metais būtų organizuojami produktyvumo įrankiai:

    • Kontaktų valdymas. Kiekvienas smulkiojo verslo savininkas, norėdamas stebėti savo klientus ir prisimindamas žmones, su kuriais susitinkate tinkle, turi turėti kontaktinės informacijos tvarkymo sistemą. Galite pasirinkti visapusišką klientų santykių valdymo (CRM) sistemą, pvz., „Salesforce“, arba mažesnio masto valdymui galite nustatyti esamą „Contacts“ programą, kad ji veiktų jūsų verslui.
    • Susitikimai ir komunikacija. Nesvarbu, ar vykstate susitikimus akis į akį, telefonu ar vaizdo pokalbių paslaugomis, tai yra būdas padaryti procesą labiau organizuotą. Jūs galite naudoti tokią paslaugą kaip „Do“, kad susitikimai būtų organizuoti labiau - prieš, per ir po.
    • Apskaita ir buhalterinė apskaita. Organizuokite ir supaprastinkite sąskaitos faktūrą, mokėjimus ir valdykite pinigų srautus naudodami tokias priemones kaip „Quickbooks Online“, „Xero“ ir „Wave“.
    • Kelionių ir išlaidų stebėjimas. Paprastesnius kelionės planus galite naudoti tokiose programose kaip „Expedia“ ir „TripAdvisor“. Tada, kai keliaujate, „Apppensify“ taikomosios programos padeda sekti išlaidas ir teikti ataskaitas, kai namuose būna daug labiau organizuota.
    • Socialinės žiniasklaidos valdymas. Mes visi žinome, kiek laiko gali būti švaistoma socialinėje žiniasklaidoje, jei nesiruošiate sistemingai ir organizuotai. Štai kodėl įrankiai, pvz., „Hootsuite“ ir „Buferis“, gali būti neįkainojami mažųjų įmonių savininkams.
    • El. Pašto valdymas. Jei naudojate „Gmail“ savo smulkiajame versle, turite prieigą prie nemažai „Google“ plėtinių, kurie gali greitai gauti jūsų pašto dėžutę. Jei naudojate kitą el. Pašto programą, pabandykite „SaneBox“ automatiškai filtruoti, priminti ir daugiau.
    • Projektų valdymas. Gera projekto valdymo programa padės jums stebėti užduotis, bendrai naudoti failus ir bendradarbiauti su komandos draugais vienoje vietoje, ir tai gali būti viena iš geriausių įrankių, kuriuos galite naudoti norint susikurti savo darbą. Išbandykite „Basecamp“ arba „Asana“, kad galėtumėte surasti visus projektus.

    Produktyvumas yra labai asmeninis procesas, o jums reikalingos programos bus konkrečios jums atliekamam darbui ir būdui, kuriuo dirbate. Skirkite laiko, kad ištirtumėte, kokie jūsų poreikiai yra, prieš įtraukdami naują priemonę į savo procesą. Jums gali prireikti ne tiek, kiek manote. Norėdami gauti daugiau produktyvumo įrankio įkvėpimo, perskaitykite šį straipsnį su 101 mažo verslo našumo programomis ir ištirkite šias 27 taupymo programas.

  • 03

    Gaukite kompiuterį

    Jauna moteris sėdi prie stalo, naudojant nešiojamąjį kompiuterį

    Tai yra didelis, skirtas bet kuriam smulkiojo verslo savininkui, kuris atlieka didžiąją dalį savo darbo kompiuteryje. Jūs tikriausiai žinote, kad jūsų darbalaukio užpildymas piktogramomis, jūsų aplanke „Atsisiuntimai“ užtrunka taip, kad būtų visiškai kupini keistai pavadintų dokumentų, kurių neįmanoma rasti, arba el. manau, kad tai tikrai gali sprogti. Šis baisus ne tik jūsų produktyvumas, bet ir gali labai sulėtinti kompiuterio našumą.

    Čia pateikiamas sąrašas dalykų, kuriuos galite padaryti dabar, kad kompiuteris būtų organizuotas ir grįžta į darbo formą:

    • Išvalykite darbalaukį. Yra keletas būdų, kaip galite eiti čia, ir viskas priklauso nuo jūsų darbo stiliaus ir kompiuterio naudojimo. Galite atsikratyti viską iš darbalaukio, išskyrus šiukšliadėžę (nepamirškite, kad programos piktogramos darbalaukyje yra tiesiog nuorodos - visos jūsų esamos programos paprastai gyvena aplanke Programos). Arba galite pridėti keletą nuorodų į dažniausiai naudojamas programas ir failus.
    • Nustatykite skaitmeninę rinkmenų sistemą. Kalbant apie tai, kad pateikiate savo dokumentus nuolatiniu namu, sukuriate rinkmenų sistemą, kuri jums visiškai suprantama, kad galėtumėte rasti reikalingus dokumentus. Šis failų ir aplankų organizacijos vadovas pateikia daug puikių patarimų, kurie padės jums pradėti.
    • Atnaujinkite programinę įrangą. Jei jūsų kompiuteryje nustatytas automatiškai įdiegti programos ir operacinės sistemos naujinimus, puikiai. Jei tai yra rankinis procesas jums, turėtumėte patikrinti, ar naujinimai yra bent du kartus per mėnesį, nes daugelyje jų yra saugumo pataisų. Tada kartą per metus peržiūrėkite esamas programinės įrangos versijas, kurias naudojate, ir nuspręskite, ar laikas atnaujinti.
    • Ieškoti virusų ir našumo problemų. Nepriklausomai nuo to, kokio tipo kompiuterio turite, visi jie gali gauti virusų ar kenkėjiškų programų (taip, net „Mac“!). Jei naudojate „Windows“ kompiuterį, šie PCWorld kompiuterio techninės priežiūros patarimai padės išlaikyti jūsų kompiuterį sveikai ir sklandžiai.
    • Patikrinkite duomenų atsarginės kopijos vientisumą. Ar saugote savo duomenis, ar ne? Jei ne, kol kas praleiskite visą kitą ir atlikite tai pirmiausia. Galite naudoti „Cloud“ duomenų atsarginę kopiją, pvz., „Carbonite“, „Backblaze“ arba „CrashPlan“, arba galite naudoti išorinį standųjį diską, kurį prijungiate prie kompiuterio. Naudodami bet kurią parinktį, sukonfigūruokite paslaugą ar diską, kad atliktumėte nepertraukiamas automatines atsargines kopijas, todėl nereikia nieko daryti rankiniu būdu. Tada, vieną ar du kartus per metus, eikite į atsarginę tarnybą arba važiuokite ir apsisukite, kad įsitikintumėte, jog viskas yra ir prieinama, jei reikia nukopijuoti kopijas į vietinį kompiuterį.
    • Apkabinkite gautuosius. Daugelis smulkaus verslo savininkų turi meilės neapykantos ryšį su savo el. Pašto dėžute. Jie tai myli, nes tai labai produktyvi ir efektyvi komunikacijos priemonė; tačiau jie nekenčia, nes gali greitai išeiti iš kontrolės ir sukelti nereikalingą stresą. Yra dalykų, kuriuos galite padaryti, kad būtų išlaikytas jūsų pašto dėžutė, pvz., Naudojant automatizavimą, racionalizuotumėte tai, ką gausite kasdien, ir apribojate, kaip dažnai tikrinate el. Perskaitykite šį straipsnį el. Pašto valdymo patarimams, kurie padės jūsų pašto dėžutei tapti galingu našumo įrankiu, o ne svarbiu laiko žadinimu.

    Pirmiau pateikiami patarimai padės jums kuo greičiau surengti smulkųjį verslą, tačiau nepamirškite, kaip greitai gali būti kontroliuojama. Suderinkite šias veiklas su rezoliucija, kad galėtumėte greitai ir lengvai peržiūrėti savo dokumentus, našumo įrankius ir kompiuterio būseną kelis kartus per mėnesį, kad galėtumėte išlikti organizuotai ir užkirsti kelią dalykams pasiekti didžiulį dezorganizacijos lygį.


  • Video Iš Autoriaus:

    Susiję Straipsniai:

    ✔ - Paleidimo finansavimas - smulkiojo verslo finansavimas

    ✔ - Ar Amazon Self-Publishing gali tapti pinigais?

    ✔ - Kaip interpretuoti finansinę ataskaitą


    Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!