Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

5 Kritinių įvykių planavimo klaidos, kurias reikia žinoti

Esminiai renginių planavimo patarimai, siekiant išvengti katastrofiško ypatingo įvykio


Murphy įstatymas numato, kad jei kas nors suklysta, tai tikriausiai bus. Viskas, kas vyks, yra gyvenimo faktas, su kuriuo mes visi turime gyventi.

Bet kai kalbama apie renginių planavimą, kompetentingas renginių vadybininkas visada stengsis sumažinti Murphy įstatymą, pripažindamas, kad viskas gali eiti ir planuoti.

Kaip renginio vadovas, jūs esate atsakingas už tai, kad jūsų kliento ypatingas įvykis vyktų sklandžiai ir su kuo mažiau žmonių. Realiame pasaulyje neįmanoma padengti visų galimybių, bet bent jau turėtumėte žinoti kritines įvykių planavimo klaidas.

Iš anksto įspėtas yra parengtas, todėl leiskite išsisukti į penkis esminius patarimus, kurie padės jums išvengti nepagrįsto nelaimės kitame planuojamame renginyje.

  1. Blogas bendravimas - tai turbūt dažniausiai pasitaikančių renginių planuotojų padaryta klaida, kurią reikia vengti bet kokia kaina. Netinkamas ryšys (kaip ir netinkamo ryšio atveju arba be ryšio) gali sukelti katastrofą. Blogas bendravimas dažnai būna dėl to, kad trūksta dėmesio detalėms, ypač kai kalbama apie įvykių kontrolinį sąrašą. Labai svarbu, kad efektyviai bendrautumėte su savo vidaus renginių komanda ir tiekėjais. Nors nenorite, kad kiekvienas žmogus būtų tvarkomas, turite žinoti, kas ir ką daro ir kada užtikrinti, kad visi dalyviai žino, ko iš jų tikimasi, ir laikosi nustatyto tvarkaraščio.

  1. Prastas ar nenumatytas nenumatytų atvejų planavimas - yra didelė tikimybė, kad bent jau kai kurie dalykai suklysta per dieną ir valandą iki jūsų renginio. Dar blogiau, kai kurie dalykai greičiausiai bus blogai metu jūsų ypatingas įvykis. Tai normalu ir tikėtina. Profesionalus renginių planuotojas galvoja apie tai, kas gali suklysti, ir turi gerą nenumatytų atvejų planą. Pavyzdžiui, kas atsitiks, jei registracijos sistemos veikimo sutrikimas įvykio dieną? Ką daryti, jei pritrūksta maisto, nes atsiranda papildomų žmonių? Ką daryti, jei jūsų pagrindinė kalbėtoja nerodo ar atvyksta vėlai? Jei kas nors iš šių dalykų įvyktų, ar galėtumėte susidoroti? Kitaip tariant, ar turėtumėte planą B?

  1. Netinkamas transportavimas - ar esate visiškai tikri, kad transportavimas, kurį jūs organizavote, norėdami gauti delegatus ir pranešėjus, yra tinkamas? Registruokitės per kelias savaites iki renginio ir renginio dieną, kad visi transportavimo reikalavimai būtų tinkamai patenkinti. Jūs turite galvoti apie nenumatytus atvejus. Kas atsitiks, jei transporto priemonė sugenda jūsų renginio ryte? Ar turite alternatyvų transportą?
  2. Nėra aiškių ženklų - Niekas nėra labiau varginantis tiems, kurie lanko ypatingą renginį, nei supainioti apie tai, kur vyksta kitas pristatymas. Venkite to, įsitikinkite, kad rodote tinkamus ženklus, kuriuos lengva skaityti ir suprasti. Geriau eiti už borto ir turėti per daug ženklų nei prarandami rizikos dalyviai ir nuolat klausia nurodymų.

  1. Netinkamas personalas - Jūsų ypatingo įvykio dieną jūs tikriausiai susidursite su daugybe dalyvių. Nedarykite klaidos, kad pasikliautumėte tik vienu ar dviem asmenimis, kad išspręstumėte delegatų klausimus ar rūpesčius. Įsitikinkite, kad turite gerą lankytojų skaičių ir, svarbiausia, užtikrinkite, kad tarp jūsų renginių planavimo komandos ir pardavėjų teikiamų darbuotojų tinkamai pasirūpintumėte savo renginiu.

Be mąstymo ir planavimo į priekį apie tai, kas gali atsitikti, kad būtų užtikrintas sklandus ir sėkmingas įvykis, geriausia politika visada yra patikrinti ir dvigubai patikrinti.


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

✔ - Sužinokite daugiau apie didžiausias Vokietijos mažmenines įmones

✔ - Kaip sukurti lėšų rinkimo renginio rėmimo pasiūlymą

✔ - Kaip pradėti renginių planavimą


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!