Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Administracijos padėjėjas arba vykdomasis sekretorius


Tiek vykdomieji sekretoriai, tiek administraciniai padėjėjai teikia pažangią administracinę paramą vienam ar dviem vadovams ar vadovams. Tai, kas atskiria šias biuro pozicijas nuo kitų daugiau biurų ir įprastų biuro darbų, yra su jais susijęs atsakomybės ir konfidencialumo lygis.

Be pagrindinių biuro funkcijų, vykdomasis sekretorius arba administracijos padėjėjas taip pat yra atsakingas už ataskaitų rengimą ar rengimą, susitikimų organizavimą ir tvarkaraščių sudarymą, gaunamų pranešimų peržiūrą, siekiant nustatyti jų reikšmę, darbotvarkių rengimą valdybos posėdžiams, kelionių organizavimą, posėdžių protokolų sudarymą, posėdžių protokolų sudarymą, moksliniai tyrimai, korespondencijos rengimas, jaunesniųjų biuro darbuotojų priežiūra ir mokymas.

Šiems vaidmenims gali reikėti skirtingo lygio patirties ir turėti bet kurį iš panašių pareigų:

  • Pradinio lygio administracijos padėjėjas
  • Administracinis Asistentas
  • Vyresnysis administracijos padėjėjas
  • Vykdomasis sekretorius
  • Vyresnysis vykdomasis sekretorius
  • „Office Manager“
  • Vyresnysis biuro vadovas

Pastaba: Teisės ir medicinos padėjėjų pareigos yra gana skirtingos ir reikalauja specialaus mokymo, reikalingo profesijoje, kurioje jie dirba.

Vykdomųjų sekretorių ir administracinių padėjėjų skirtumai

Vykdomųjų sekretorių ir administracinių padėjėjų vaidmenys turi didelį sutapimą, o vaidmenų skirtumai gali skirtis priklausomai nuo organizacijos.

Daugeliu atvejų vykdomasis sekretorius daugiausia dėmesio skiria administracinėms pareigoms, susijusioms su konkrečia, maža vadovų ar vadovų grupe, pavyzdžiui, susitikimų planavimu, kelionių planavimu, rašytinių ryšių tvarkymu ir net buhalterija.

Administracijos padėjėjas gali daugiau dėmesio skirti verslo operacijų užduotims ir prisiimti didesnį biuro vadovavimo vaidmenį tam tikru pajėgumu, kurdamas susitikimų ar konferencijų darbotvarkes, valdydamas biudžetus ir tvarkydamas pardavėjo atsiskaitymą. Administraciniams padėjėjams gali prireikti daugiau specializuoto išsilavinimo kai kuriais atvejais, kai verslo operacijų valdymas yra labai svarbus.

Pagrindiniai darbo įgūdžiai

Tiek vykdomieji sekretoriai, tiek administraciniai padėjėjai turi pagrindinius įgūdžius, būtinus jų vaidmeniui. Tai išskirtiniai organizaciniai įgūdžiai, puikūs rašytiniai ir žodiniai bendravimo gebėjimai, taip pat didelis dėmesys detalėms ir profesionalumui. Jie turi turėti techninius įgūdžius su biuro automatikos įrankiais, įskaitant programinės įrangos pagrindus, tokius kaip „Microsoft Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“, taip pat buhalterinės apskaitos priemones, pvz., „QuickBooks“.

Vykdomasis sekretorius arba administracijos padėjėjas mažame biure

Mažame biure vykdomojo sekretoriaus ar administracinio padėjėjo pareigas paprastai atlieka įvairūs biuro darbuotojai. Kai kuriuos darbus gali atlikti pačios įmonės vadovai, o administracijos padėjėjas ar vykdomojo sekretoriaus vaidmuo gali apimti didesnę atsakomybę, kiek reikia mažesnėje organizacijoje.

Vykdomasis sekretorius arba administracinis padėjėjas vidutinio dydžio biure

Didėjant įmonės dydžiui, didėja labai organizuoto asmens, kuris gali atlikti įvairias užduotis, poreikis. Tai ypač pasakytina apie vadovus, valdančius įmones, kurioms reikalingas aukštas konfidencialumo ir vientisumo lygis vykdant verslą.

Vykdomasis sekretorius arba administracijos padėjėjas dideliame biure

Įprasta, kad didelėje įstaigoje yra keletas vykdomųjų sekretorių ir (arba) administracinių padėjėjų. Šiuo įmonės dydžiu paprastai reikia turėti biuro vadovą, kuris koordinuotų bendrovės vadovus aptarnaujančius darbuotojus. Tam tikrais atvejais administracijos padėjėjas komandiruotėse lydės vykdomąją tarnybą, kad padėtų susitikimams, planavimui ir kitoms svarbioms organizacinėms užduotims.


Video Iš Autoriaus: Political Figures, Lawyers, Politicians, Journalists, Social Activists (1950s Interviews)

Susiję Straipsniai:

✔ - Darbdavio atsakomybė už darbo užmokesčio mokesčius

✔ - NAK kodai ir NAICS kodai paraiškoms ir rinkodarai

✔ - Kokybės didmeninio produkto tiekėjo paieškos žingsniai


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!