Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Profesionalaus balso pašto sveikinimo etiketas

Balso pašto sveikinimo verslo etiketas


Jei jūsų įmonė naudojasi skambučių skambučių dėžutėmis, norite įrašyti profesionalų skambėjimo skyriaus balso paštą. Šis balso pašto pasisveikinimas yra šiek tiek kitoks nei asmeninis balso pašto sveikinimas, susijęs su asmens balso pašto dėžute. Pvz., Jei jūsų telefono sistema leidžia „bendrai“ sujungti telefonų plėtinių grupę, kad būtų galima aptarnauti visus bendruosius apskaitos skambučius, visi apskaitos departamento plėtiniai gali būti sujungti į bendrą apskaitos skyriaus išplėtimą.

Kai automatinis palydovas perduoda skambutį į tą plėtinį, kitas galimas plėtinys gaus skambutį. Jei visi apskaitos departamento plėtiniai yra užimami arba nepasiekiami, skambutis bus perkeltas į skyriaus balso pašto dėžutę.

Balso pašto sveikinimo parinktys

Priklausomai nuo jūsų telefone esančios sistemos, gali būti skirtingų balso pašto sveikinimo variantų, kuriuos galite kurti. Jie apima:

    • Bendras balso pašto sveikinimas: naudojamas kaip numatytasis balso pašto sveikinimas, jei nenustatytas kitas sveikinimo tipas.
    • Vidinis balso pašto sveikinimas: naudojamas pasveikinti žmones, kurie skambina jūsų departamentui iš savo įmonės (t. y. iš kito plėtinio). Paprastai tai taikoma tik labai didelėms įmonėms.
    • Išorinis balso pašto sveikinimas: grojo žmonėms, kurie skambina iš jūsų įmonės. Jūsų telefono sistemos automatinis palydovas gali žaisti bendrąjį kompanijos pasveikinimą, kad visi išoriniai skambintojai girdės. Jei jūsų kompanijos pavadinimas paminėtas šiame sveikinime, jums nereikės to dar kartą pasakyti savo departamento sveikinime.
    • Laikinas arba ne biuro pašnekovas: tai nustatoma, kai visas skyrius tam tikram laikotarpiui nebus pasiekiamas. Pavyzdžiui, departamentas dirba tik nuo 8:00 iki 17:00 arba yra privalomas departamento posėdis, kuris pašalina visus žmones nuo atsakymo į telefoną. Dauguma balso pašto sistemų leis jums nustatyti galiojimo datą ir laiką, taigi nereikia prisiminti, kad jį išjungtumėte, kai departamentas grįš į įprastą veiklą.
    • Telefonas (užimtas) balso pašto sveikinimas: Šis pasveikinimas naudojamas informuoti skambinančius asmenis, kad departamentas yra prieinamas, bet niekas negali skambinti nedelsiant, nes visi padalinio baseino plėtiniai užima kitus skambinančius asmenis.

Gero departamento balso pašto sveikinimo elementai

  • Departamento pavadinimas
  • Pareiškimas, kad dabar negalite skambinti
  • Kvietimas palikti pranešimą
  • Kai jie gali tikėtis grįžimo
  • Papildomos galimos parinktys (pvz., „Paspauskite svaro raktą, jei norite grįžti į…“)
  • Svetainės adresas, jei jis gali suteikti prasmingos informacijos
  • Ne ilgiau kaip 20-25 sekundžių (nykščio taisyklė)
  • Nepradėkite su „Jūsų kvietimas yra labai svarbus mums…“ sveikinimas. Ši frazė yra per daug naudojama ir paprastai yra „išjungti“ skambinantiesiems.
  • Venkite perduoti per daug informacijos ir padaryti per ilgą sveikinimą.

Gerų sveikinimų pavyzdžiai

  • Jūs pasiekėte apskaitos skyrių. Visi mūsų atstovai yra užsiėmę kitų skambučių aptarnavimu. Užuot taupę savo vertingą laiką, mes norėtume grąžinti jūsų skambutį per dvi darbo valandas. Jei norite grįžti į ankstesnį meniu, paspauskite žvaigždę dabar. Priešingu atveju palikite mums išsamų pranešimą su jūsų vardu ir numeriu. Įrašę pranešimą, galite paspausti svaro raktą, kad galėtumėte gauti daugiau parinkčių. Ačiū už skambutį.
  • Jūs pasiekėte Pardavimų skyrių „Operations Tech, Inc.“. Visi mūsų pardavimų atstovai užima kitus klientus, tačiau norėtume kuo greičiau grąžinti jūsų skambutį. Jei norite gauti dabartinę informaciją apie kainas arba patikrinti užsakymo būseną, apsilankykite internete. Priešingu atveju, palikite mums žinutę su jūsų vardu ir numeriu po tono. Jei norite grįžti į ankstesnį meniu, dabar paspauskite žvaigždės klavišą.

  • Jūs pasiekėte Apskaitos skyrių „Operations Tech, Inc.“. Šiuo metu skyrius yra uždarytas. Mūsų įprastos darbo valandos yra nuo 8:00 iki 17:00 nuo pirmadienio iki penktadienio. Šeštadieniais ir sekmadieniais mes uždarome. Jei norite grįžti į ankstesnį meniu, bet kuriuo metu galite paspausti žvaigždės klavišą. Priešingu atveju, palikite mums žinutę su savo vardu ir numeriu ir mes grįšime jūsų skambutį, kai bus atidarytas biuras. Pasitraukę iš pranešimo, galite pakabinti arba spausti svaro raktą papildomoms parinktims. Ačiū už skambutį.

Blogi balso pranešimai

  • Jūs pasiekėte Pardavimų skyrių. Palikite mums žinutę.
  • Sveiki. Jūs pasiekėte apskaitos skyrių XYZ.com svetainėje. Visi buhalteriai šiuo metu dalyvauja privalomame departamento posėdyje, ir niekas negali kreiptis. Jūsų kvietimas yra labai svarbus mums ir norėtume grąžinti jūsų kvietimą, kai tik grįšime. Tačiau tai yra metų pabaiga, o mūsų pokalbių trukmė yra labai ilga. Jei skambinate, kad atliksite mokėjimą už vėluojamą sąskaitą, prašome pranešti mums savo pranešimą, kad galėtume nedelsdami paskambinti jums. Priešingu atveju palaukite tono ir palikite mums išsamią konfidencialią žinutę.

  • Departamentas yra uždarytas. Po tono palikite pranešimą.


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

✔ - Tinkamas mažmeninės prekybos inventoriaus valdymas gali padidinti pardavimus

✔ - Sužinokite apie susitarimus dėl žalos atlyginimo

✔ - Atskaitomybės ir mokesčių sąnaudos verslui


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!