Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Kontrolinis sąrašas ir seminaro planavimo vadovas


Seminaras galbūt yra dažniausiai rengiamas renginys. Dauguma seminarų yra planuojamos arba 1/2 dienos, arba visos dienos. Tiems, kurie domisi seminaro planavimo kontroliniu sąrašu, siūloma aukšto lygio struktūra, skirta seminarui planuoti ir vykdyti.

Ir tiems, kurie planuoja kelių dienų ar kelių sesijų konferenciją, apsvarstykite galimybę laikytis panašaus požiūrio. Tačiau jūsų seminaro planavimo kontrolinis sąrašas bus ilgesnis.

  • 01

    Patvirtinkite įvykio tikslą

    Prieš atlikdami vietovės parinkimo tyrimus, įsitikinkite, kad esate susipažinę su pagrindiniais renginio tikslais:

    • Kas yra auditorija?
    • Kas yra seminaro tema?
    • Kur turėtų būti?
    • Kodėl žmonės lankysis?
    • Kas yra seminaro darbotvarkė?

  • 02

    Peržiūrėkite „Apex“ įvykių specifikacijų vadovą

    Konvencijos pramonės taryba sukūrė keletą priemonių, kurios turėtų būti vertinamos kaip puikus geriausios praktikos šaltinis, kuris padės renginiui ar susitikimų planuotojui sekti planavimo renginių detales. Naudodamiesi nemokamais atsisiuntimo įrankiais, bet kuris renginio planuotojas padės sukurti atitinkamų duomenų sąrašą. Tai apima, bet neapsiriboja:

    • Įvykio profilis (data, laikai, vieta, kontaktai ir kt.)
    • Renginio organizatoriaus / priimančiojo kontaktinė informacija
    • Tiekėjo kontaktinė informacija
    • Dalyvio profilis
    • Reikalinga erdvė
    • Maisto ir gėrimų
    • A / V reikalavimai
    • Funkcijos / kambario nustatymas

  • 03

    Sukurkite įvykio profilį

    Kai planuotojas turi keletą pagrindinių klausimų apie aptariamą įvykį, atėjo laikas ištirti galimas susitikimo vietas. Svarbu glaudžiai bendradarbiauti su renginio organizatoriumi / priimančiuoju, kad nustatytumėte vietos tipą ir kur seminaras gali būti patogiausias tiek organizatoriui, tiek svečiui (idėjų sąrašas gali būti neribotas):

    • Vietinis viešbutis
    • Vietinė konferencijų įranga
    • Privatus restoranas
    • Privatus klubo muziejus / meno galerija

  • 04

    Seminarų poreikių ir „Reqeuest“ rengimo pasiūlymų pasiūlymai.

    Dauguma vietų mielai pateikia galimo seminaro sąmatą. Maitinimo ar pardavimo kontaktams reikės šios BEO informacijos:

    • Galima įvykio data (-os)
    • Dalyvių skaičius
    • Kambario nustatymo stilius (klasė, u forma ir tt)
    • Renginio laikas (sąrankos nustatymas / nuplėšimas)
    • Maisto ir gėrimų reikalavimai
    • A / V poreikiai (įskaitant ekranus, mikrofonus ir pan.)
    • Kambario nustatymas

    Patarimas: Iš viešbučio išsinuomokite A / V techniką, skirtą jūsų renginiui.

  • 05

    Patvirtinti ir (arba) parengti darbotvarkę

    Svarbu, kad renginio planuotojas glaudžiai bendradarbiautų su renginio organizatoriumi / priimančiuoju, nes renginio darbotvarkė dažnai pasikeis nuo pradinio pokalbio iki faktinės įvykio dienos. Renginio planuotojas turi būti pasirengęs koreguoti planą ir glaudžiai bendradarbiauti su vieta, kad įsitikintų, jog viskas vyksta sklandžiai.

  • 06

    Patvirtinkite BEO sutartį

    Kai planuotojas žino tikslinį dalyvių skaičių ir seminaro logistikos reikalavimus, jis turėtų užtikrinti renginių erdvę ir susijusius reikalavimus. Dauguma susitarimų turėtų leisti planuotojui sumažinti ar padidinti maisto ir gėrimų poreikius iki tam tikro dienų iki renginio. Tačiau daugelis susitarimų apribos, kiek jie leis grupei sumažinti kiekius, todėl gerai įvertinti.

  • 07

    Kurti įvykių pranešimus ir medžiagas

    Tai elementas, kurį gali įtraukti kai kurie planuotojai, o kiti - ne. Iš esmės kai kurie susitikimų planuotojai bus atsakingi už kiekvieną iš šių dalykų:

    • Renginių kvietimų kūrimas
    • Spausdinimo darbotvarkė ir kita medžiaga
    • Dalyvių dovanų / loterijų užtikrinimas
    • Pavadinimo ženklų gamyba
    • Pristatymo renginių ženklai ir ekranai

  • 08

    Dirbkite glaudžiai su renginio šeimininku, kad užbaigtumėte logistiką

    Prieš renginį yra keli svarbūs žingsniai, kuriuos susitikimo planuotojas užbaigia prieš įvykį. Tai apima patvirtinimo patvirtinimą:

    • Įvykių garsiakalbiai
    • Įvykio A / V reikalavimai
    • Įvykių dalyvių skaičius
    • Priimančiosios pareigos ir atsakomybė
    • Įvykių medžiagų poreikiai (patikrinkite kelis kartus)

  • 09

    Įvykio nustatymas

    Būtinai leiskite laiko BEO tvarkaraštyje renginių nustatymui ir rekomenduojama atvykti maždaug prieš dvi valandas iki renginio.

    Patarimas: Jei seminaras planuojamas ryte, paprašykite vietos pardavimo kontaktų leisti savo grupei sukurti naktį prieš tai (bet nepalikite nieko vertingo viešoje svetainėje).

    Renginys turi būti paruoštas visoms renginių medžiagoms, dalomosioms medžiagoms, ženklams, ekranams, dovanoms, registracijos lentelėms, vardams ir kitiems.

    Įspėjimas: Garsiakalbiai kartais keičiasi skaidres prieš naktį ir pateikia naujų pristatymų, kuriuos reikia pridėti prie maitinimo taško prieš 10 minučių iki renginio.

  • 10

    Įvykių vykdymas

    Paruošę, atėjo laikas seminarui. Tikėtis:

    • Kai kurie dalyviai visada atvyksta anksti.
    • Kai kurie dalyviai visada atvyksta vėlai.
    • Dažnai yra keletas techninių trikdžių.


  • Video Iš Autoriaus:

    Susiję Straipsniai:

    ✔ - 4 Patarimai, kaip įrašyti elementą eBay Faster

    ✔ - Investavimas į nekilnojamąjį turtą be pinigų

    ✔ - 1031 Mainų pagrindai


    Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!