Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Bendrovės valdybos posėdžių protokolai Klaidos


Visos valstybės reikalauja, kad korporacijos imtųsi ir platintų posėdžių protokolus, ir visos valstybės reikalauja, kad direktorių valdybos turėtų posėdžių protokolus. Tačiau nėra jokių konkrečių taisyklių dėl to, ką įtraukti į posėdžio protokolą ir kaip priimti šias minutes. Žinoma, yra klaidų, kurias galite padaryti, kai trunka minutes, kad jūsų įmonės valdybos gyvenimas taptų sunkesnis.

Įmonės valdybos posėdžio protokolo tikslas

Iš tikrųjų yra keletas priežasčių, dėl kurių reikia priimti ir įrašyti savo įmonių susitikimų minutes. Pirmoji ir svarbiausia priežastis, dėl kurios reikia susirinkti posėdžius, yra tai, ką jūs nusprendėte. Antroji įmonių valdybos protokolo priežastis yra patikėjimo ir atsakomybės tikslais.

Valdybos nariai yra pasitikėję. Jie priima sprendimus dėl įmonių akcininkų investuotų pinigų ir turi gebėti įrodyti, kad jie elgėsi išmintingai, geriausiu bendrovės interesu ir be interesų konfliktų. Valdybos posėdžio protokolai padeda valdybai įrodyti, kad jie elgėsi sąžiningai ir išvengti asmeninės atsakomybės už savo veiksmus.

Trečioji priežastis yra mokesčių tikslais. Korporacija yra atskiras subjektas iš atskirų akcininkų. Kad įsitikintumėte, jog laikote šį atskyrimą, valdybos posėdžio protokolai pateikia įrašą. Be jų, IRS arba valstybinės agentūros gali paneigti įmonės mokesčių statusą. Korporacija, kuri nerodo, kad ji veikia kaip subjektas, atskirtas nuo savininkų, gali sukurti sunkią mokesčių situaciją.

Yra pusiausvyra, kad įmonės stengtųsi užtikrinti, kad valdybos nariai vykdytų savo pareigas ir būtų apsaugoti nuo ilgų, beprasmių valdybos posėdžių, kurie atlieka nario laiką. Dabar, kai aptarėme susirinkimo protokolo priėmimo priežastis, čia yra keletas klaidų, kurias daro įmonės, ir kai kurios mintys, kaip jas ištaisyti.

Darbotvarkės kūrimas ir platinimas prieš susitikimą

Kita didelė korporacijų klaida jų valdybos posėdžiuose nėra darbotvarkės nustatymas prieš posėdį, o ne darbotvarkės platinimas ir atitinkami dokumentai prieš susitikimą. Į darbotvarkę turėtų būti įtraukti konkretūs kiekvienos darbotvarkės klausimai.

Konkrečios darbotvarkės ne tik daro posėdį sklandžiau, bet ir leidžia valdybai (ir visiems, skaitymams po minutės) žinoti kiekvieno darbotvarkės punkto santykinę svarbą. Tai nereiškia, kad į darbotvarkę neįmanoma įeiti, jei jis yra svarbus ir skubus, tačiau klausimai gali būti įtraukti į darbotvarkę balsuojant. Ir daug ką skubiai turėtų spręsti vadovai, o ne valdyba.

Trūksta svarbių Valdybos posėdžių protokolų dalių

Valdybos posėdžių protokolų šablone turėtų būti:

  • Susirinkimo data, laikas ir vieta
  • Pradžios ir pabaigos laikas ir laikas, skirtas tam tikriems darbotvarkės klausimams
  • Kokio tipo valdybos posėdis - reguliarus, specialus ar metinis (visos valstybės reikalauja, kad korporacijos turėtų metinį susirinkimą)
  • Kas dalyvavo, pastebėdamas direktorius, svečius ir personalo narius, ir kurie valdybos nariai nedalyvavo. Turi būti atkreiptas dėmesys į vėlyvą ar ankstyvą išeinantį asmenį.
  • Nurodoma, ar yra kvorumas. Kvorumą paprastai reikalaujama pagal bendruosius teisės aktus dėl bet kokių balsų. Kvorumo reikalavimas paprastai yra daugiau nei pusė narių. (Pavyzdžiui, devynių narių valdybai kvorume turi dalyvauti penki nariai).

  • Jei pranešimus pateikia komitetai ar kiti, įskaitant pranešėjų vardus ir pavadinimus.

Susitikimo minutės pernelyg specifinės

Tikriausiai didžiausia klaida yra reikalauti išsamios informacijos apie diskusijas (kartais argumentus) ir procesus. Susitikimai turėtų atspindėti sprendimų rezultatus, o ne tai, kas pasakė diskusijoje. Tarkime, kad jūsų valdyba balsuoja dėl pasiūlymo parduoti naują produktų liniją. Posėdžio protokoluose turėtų būti pasakyta: „Judėjimas pridėti naują prieskonių eilutę. Judėjimas komandiruotas ir patvirtintas, taip skirtingai.“ Jei grupė diskutavo, turėtumėte užfiksuoti diskusijos trukmę ir apibendrinti, bet jums nereikia išsamiai aptarti diskusijos.

Minutės, kurios nėra pakankamai specifinės

Kitame spektro gale kai kurios minutės nėra pakankamai specifinės, kad galėtų teikti informaciją ir išlaikyti narius iš bėdų. Jei sprendimas nebuvo vieningas, įrašai apie tai, kurie valdybos nariai nepritarė ir kurie susilaikė (ir atkreipkite dėmesį, ar susilaikymas buvo dėl galimo interesų konflikto).

Nors nereikia įrašyti kiekvieno diskusijos smūgio, arba kas pasakė ką. Tačiau protokole turėtų būti pakankamai informacijos, kad būtų atspindėta diskusijos dvasia.

Valdybos posėdžiai per ilgai

Niekas nemėgsta ilgų susitikimų, tačiau yra keletas būdų sutrumpinti posėdį ir protokolus. Galbūt norėsite išsaugoti valdybos posėdžio laiką kurdami sutikimo darbotvarkę. Iš esmės ši darbotvarkė yra klausimų, kuriuos galima greitai spręsti be diskusijų, sąrašas. Į sąrašą gali būti įtrauktos praėjusio posėdžio minutės, finansai ir komitetų ar generalinio direktoriaus ataskaitos.

Sutikimo darbotvarkė, ataskaitos ir kita informacija turi būti išdalinta prieš posėdį, kad nariai galėtų juos perskaityti. Tada posėdžio metu sutikimo darbotvarkė yra posėdžio proceso dalis. Kiekvienas valdybos narys gali kelti klausimą ar susirūpinimą dėl sutikimo darbotvarkės, tačiau jei nėra jokių klausimų, visą sutikimo darbotvarkę galima balsuoti vienu metu.

Neteisingas sprendimų tipas

Įmonių valdyba priima sprendimus dėl bendros politikos. Kasdienius sprendimus priima korporacijos vadovai pagal šią politiką. Kartais stengiasi užkirsti kelią sprendimams ir bandyti priimti sprendimus, kurie yra geriausiai palikti vadovybei.

Nepatvirtina protokolo

Tai viliojanti, kad valdybos posėdžių šurmulio metu pamiršti patvirtinti protokolus. Tačiau svarbu įsitikinti, kad protokolai teisingai atspindi susitikimo raidę ir dvasią. Protokolas laikomas „juodraščiu“ iki patvirtinimo.

Susitikimo protokolų įrašų saugojimas

Po visų sunkumų, kuriuos jūs einate, kad išlaikytumėte geras minutes savo įmonei, nepamirškite išlaikyti savo įmonių susitikimų minučių kažkur saugioje ir prieinamoje vietoje. Nustatykite, kaip slaptažodžiu apsaugotame faile išlaikyti protokolus įmonių įrašų knygoje arba „debesyje“.

Pamiršus pripažinti įmonės sekretoriaus vaidmenį

Dauguma pareigų, susijusių su įmonių protokolais, priklauso bendrovės sekretoriui. Geras verslo sekretorius yra menas, ir šie asmenys dažnai nėra pakankamai pripažinti. Pasakykite „ačiū“ šiam asmeniui reguliariai.

Neįtraukiant advokato patarėjo savo direktorių valdyboje

Nesvarbu, ar jūsų korporacija yra privati, ar vieša (su viešai platinamomis akcijomis), turėtumėte turėti advokatą, kuris patars, kaip priimti įmonių protokolus ir dalyvauti svarbiuose valdybos posėdžiuose, kad įsitikintumėte, jog jūs ir jūsų valdyba yra apsaugoti.


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

✔ - Komercinio vandens naudojimo skaičiuoklė

✔ - Savarankiškas darbas perdirbimo pramonėje

✔ - Kaip organizuoti žiniasklaidos prieinamumą


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!