Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Sukurkite profesionalų automatinį lankytojo scenarijų

Automatinių palydovų verslo etiketas


Jūsų kompiuterizuotas automatizuotas pasisveikinimas jūsų verslo telefonų sistemoje yra pirmas dalykas, kurį klientai ir verslo partneriai girdės, kai jie skambins jūsų įmonei. Pirmą kartą skambinantiems asmenims turite tik vieną galimybę padaryti gerą pirmąjį įspūdį, ir tai bus jūsų automatinis palydovas. Žmonėms, kurie dažnai skambina jūsų įmonei, jūs norėsite, kad jūsų automatizuotas pagalbinis procesas būtų kuo veiksmingesnis, kad jie nešvaistytų laiko klausydamiesi viso automatinio pagalbinio scenarijaus kiekvieną kartą, kai jie skambina.

Greičiausias ir paprasčiausias būdas programuoti ir įrašyti automatinę telefono sistemos funkciją yra rašyti teksto apdorojimo programoje scenarijų. Pasirinkite asmenį, kuris užrašo scenarijų, kuris turi draugišką balsą, gali kalbėti be stostymo ar dvejonių ir aiškiai ištarti kiekvieną žodį ir vardą.

Automatinis dalyvių sveikinimas

Pirmoji scenarijaus dalis bus sveikinimas. Tai jūsų galimybė pristatyti savo įmonę savo skambinantiems asmenims ir žodžiu juos priimti į savo įmonę.

Automatinis dalyvių sveikinimo darbas

  • Pradėkite nuo jų kvietimo ar verslo įvertinimo.
  • Ar trumpai palikite pasveikinimą, kad grįžtantys skambintojai nebūtų atidedami kiekvieną kartą, kai jie skambina.
  • Naudokite savo žymę, įmonės šūkį ir svetainės pavadinimą arba abu, jei turite.

Automatiniai dalyvių pasveikinimo klausimai

  • Neišnaudokite daugiau nei dviejų ar trijų sakinių, kad pasveikintumėte skambinančius asmenis.
  • Nereklamuokite savo svetainės, jei neturite nieko vertingos savo klientams.
  • Neužpildykite šūkio arba pažymėkite tik užpildydami sveikinimą.

Automatinės dalyvių parinktys

Svarbiausia automatinio palydovo dalis - tai parinktys, kurias jūsų skambintojai turi pasirinkti, kad pasiektų asmenį, su kuriuo jie turi kalbėti. Yra dviejų tipų skambintojai: (1) žmonės, kurie nėra susipažinę su jūsų įmone ir kuriems reikės patarimų ir (2) skambinančiųjų, kurie tiksliai žino, kam jiems reikia kalbėti ir žinoti jų išplėtimą.

Automatizuotos dalyvių parinktys

  • Naudokite bendrai priimtas parinktis. Pvz., „Receptoriui nuspauskite nulį“, „Paspauskite svaro klavišą, kad grįžtumėte į ankstesnį meniu.“
  • Pasakykite savo skambinantiems asmenims kuo greičiau, kai jie gali skambinti savo šalies pratęsimui, jei jie jau tai žino.
  • Jei jūsų meniu parinktys neseniai pasikeitė, leiskite savo skambinantiesiems žinoti. Pašalinkite šį pranešimą po trijų savaičių.
  • Pirmiausia nurodykite dažniausiai vadinamas parinktis.
  • Prieš suteikdami parinkties numerį, nurodykite parinkties aprašymą. Pvz., „Klientų palaikymui paspauskite„ 5 “.“

  • Patikrinkite savo sistemos dokumentaciją dėl rezervuotų meniu parinkčių numerių. (pvz., visi plėtiniai prasideda skaičiumi "8", todėl "8" negalima naudoti kaip meniu parinkties).

Automatizuotos dalyvių parinktys „Don'ts“

  • Nesakykite „Prašome“ prieš pateikdami kiekvieną variantą (pvz., „Prašome spausti 1 iki… Prašome spausti 2 iki… Prašome spausti 3–…“ ir tt)
  • Negalima vienu metu pateikti daugiau kaip šešių parinkčių. Jei turite daugiau nei šešias parinktis, sukurkite daugiapakopę meniu struktūrą. Pavyzdžiui, „Pardavimo ir aptarnavimo parinktys, paspauskite 5.“
  • Negalima manyti, kad kiekvienas turi telefoną. Jei per tris sekundes nuo pasveikinimo pabaigos meniu parinktis nepasirinkta, prijunkite skambintoją prie registratoriaus.

Automatinio dalyvio scenarijų pavyzdys

  • Dėkojame, kad skambinate „The Operations Tech Company“, kur „Technologijos ir verslas susitinka“. Jei žinote savo šalies išplėtimą, galite jį rinkti bet kuriuo metu. Priešingu atveju pasirinkite vieną iš šių parinkčių. Klientų aptarnavimui paspauskite „1“. Techninei pagalbai paspauskite „2“. Mūsų įprastoms darbo valandoms paspauskite „3“. Apskaitai paspauskite „4“. Norėdami pirkti, paspauskite „5“. Norėdami rasti vietą šalia jūsų, paspauskite „6“. Priešingu atveju spauskite „0“ registratoriui arba likite linijoje, o kažkas padės jums artimiausiu metu.

  • Sveiki atvykę į „Operations Tech Company“. Jei norite patikrinti paskyros būseną, apsilankykite internete. Jei žinote asmens išplėtimą, galite jį rinkti bet kuriuo metu. Įmonės katalogui paspauskite „1“. Jei žinote asmens išplėtimą, galite jį rinkti bet kuriuo metu. Įmonės katalogui paspauskite „1“. Techninei pagalbai paspauskite „2“. Klientų aptarnavimui paspauskite „3“. Pardavimo ir rinkodaros srityje paspauskite „4“. Jei norite pasikalbėti su registratore, paspauskite „0“ arba pasilikite linijoje, o vienas iš mūsų draugiškų darbuotojų padės jums. Dėkojame, kad skambinate „The Operations Tech Company“, kur „Technologijos ir verslas susitinka“.

Po darbo valandų, savaitgalio ir švenčių nutraukimo automatinis dalyvių sveikinimas

Jei jūsų verslas uždaromas po tam tikro laiko arba savaitgaliais ir niekas negali atsakyti ar padėti jūsų skambinantiems asmenims, sukurkite automatinį palydovų sveikinimą po valandų. Pasakykite savo skambinantiems asmenims, kad verslas yra uždarytas, ir paprašykite jų paskambinti atgal. Taip pat įtraukite įprastą darbo valandą.

Automatinio dalyvio po savaitės / savaitgalio scenarijaus pavyzdys:

  • Dėkojame, kad paskambinote „The Operations Tech Company“. Šiuo metu esame uždaryti. Esame atviri nuo 9 iki 10 val. Nuo pirmadienio iki penktadienio ir nuo 10 iki 12 val. Jei žinote savo šalies išplėtimą, galite jį rinkti bet kuriuo metu. Priešingu atveju skambinkite atgal per įprastą darbo laiką, kad galėtume jums padėti. Dėkojame, kad skambinate „The Operations Tech Company“, kur „Technologijos ir verslas susitinka“. Atsisveikinimas.
  • Dėkojame, kad paskambinote „The Operations Tech Company“. Šiuo metu esame uždaryti. Jei tai yra avarinė situacija, skambinkite mūsų atsakymo paslauga 585-555-1234. Jei žinote savo šalies išplėtimą, galite jį rinkti bet kuriuo metu. Jei turite paskyrą su mumis, galite patikrinti savo būseną 24 valandas per parą 7 dienas per savaitę adresu operationstech.about.com. Mūsų įprastos darbo valandos yra nuo 9 iki 17 val. Nuo pirmadienio iki penktadienio ir nuo 10 iki 12 val. Priešingu atveju skambinkite atgal per įprastą darbo laiką, kad galėtume jums padėti. Dėkojame, kad skambinate „The Operations Tech Company“, kur „Technologijos ir verslas susitinka“. Jei norite pakartoti šį pranešimą, paspauskite svaro raktą. {3 sekundės pertrauka} Goodbye.

Sezoniniai automatiniai lankytojų sveikinimai

Jei norite reklamuoti savo įmonės sezoninius pasiūlymus ar tiesiog išplėsti ypatingą sezoninį pasveikinimą visiems savo skambinantiesiems, galbūt norėsite įvesti savo automatizuotą pasisveikinimą ribotą laiką. Naudokite taupiai ir tik tada, jei tai atspindi jūsų įmonės dvasia. Pavyzdžiui, sezoninio šventinio pasveikinimo, norinčio jūsų skambintojų džiaugsmą ir klestėjimą Naujieji Metai, vargu ar būtų tinkama kolekcijų agentūrai.

  • Jūs pasiekėte „Operations Tech“ kompaniją. Nuo „mūsų šeimos“ iki „savo šeimos“ norėtume palinkėti jums linksmo atostogų sezono ir sėkmingų Naujųjų metų. Jei žinote savo šalies išplėtimą, galite...
  • Dėkojame, kad paskambinote „The Operations Tech Company“. Kreipkitės į savo klientų aptarnavimo tarnybos atstovą apie mūsų liepos 4 d. Nuolaidas visoms pakeitimo paslaugoms. Jei žinote savo šalies išplėtimą, galite...

Bandymas ir testavimas

Prieš įrašydami automatinį pagalbinį scenarijų, asmenį, kurį pasirinkote, perskaitykite jį keletą kartų prieš jus. Naudokite tai, norėdami patikslinti tarimą ir paskelbimą. Įrašius naują pasveikinimą, nedelsdami skambinkite į savo telefono sistemą, kad patikrintumėte, ar nėra įrašų, ir įsitikinkite, kad visos pasirinktos parinktys veikia kaip numatyta.


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

✔ - Geriausi įrankiai internetinės medijos konkursui paleisti

✔ - Pirkimų kortelės programos valdymas

✔ - Sukurkite fondų ataskaitos šaltinius ir naudojimo būdus


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!