Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Įvykių valdymas prieš planavimą

Ką reikia žinoti, kad išvengtumėte klientų painiavos


Renginių planavimo pramonė turi daugybę pareigybių ir pareigybių. Renginių planuotojas. Susitikimo planuotojas. Renginio koordinatorius. Konvencijos planuotojas. Renginių vadovas. Šis sąrašas atrodo begalinis. Augant pramonei, taip pat ir darbo funkcijų sąrašas. Nors darbo vietų augimas visuomet yra geras dalykas, renginių planavimo darbo funkcijų ir renginių valdymo darbų pavadinimų įvairovė gali būti paini su tomis, kurios prasideda šiame sektoriuje. Tai taip pat varginantis patyrusiems specialistams, susiduriantiems su klientais, kurie nesupranta siūlomų paslaugų.

„Renginių valdymas“ ir „renginių planavimas“ dažnai keičiasi, nors jie yra du labai skirtingi dalykai. Paprastai planavimas ir valdymas nėra vienodi. Nors šių dviejų funkcijų įgūdžių rinkiniai sutampa, jos yra dvi skirtingos funkcijos. Tai sukelia problemų tiems, kurie susiduria su klientais, kurie klaidingai mano, kad jiems reikia renginio vadovo, kai jiems reikia įvykių planuotojo. Ir tiems klientams, kurie susidaro įspūdį, kad visi renginių vadovai taip pat tvarko renginių planavimą.

Taigi išsiaiškinkime painiavą, nes svarbu, kad jūs ir jūsų klientai suprastų tą patį.

Renginio planavimas

Pradėkime nuo renginių planavimo. Pagrindinis raktinis žodis čia yra planavimas. Visi renginiai - nuo vestuvių dušų iki svarbiausių gimtadienio švenčių iki didelių įmonių susirinkimų - prasideda tam tikru planu. Pradinės diskusijos su klientais dėl renginių idėjų, temų, pageidaujamų datų ir biudžeto gairių yra renginio planavimo proceso dalis.

Renginių planavimas prasideda nuo pat ankstyvųjų koncepcijos etapų ir tęsiasi iki tol, kol vyksta faktinis įvykis. Ir, sąžiningai, kelias savaites po renginio, kaip renginių planuotojai, apsiriboja informacija ir tvarko tolesnius elementus. Renginių planavimas apima glaudų bendradarbiavimą su klientu, kad būtų sukurtas įvykis, atspindintis kliento vizijos apie rinkimą ir įvykio tikslą. Klientai, samdantys renginio planuotoją, samdo ką nors, kad suplanuotų visus renginio aspektus, įskaitant susijusius duomenis ir veiksmų elementus, ir pamatyti, kaip įvykis baigsis.

Renginių planavimo atsakomybė gali apimti, bet neapsiribojant:

  • pasirinkti bendrą renginio temą
  • biudžetą
  • pasirenkant vietą
  • derėtis dėl viešbučių sutarčių
  • samdyti išorės tiekėjus
  • Meniu planavimas
  • samdyti maitinimo įstaigą
  • svečio kalbėtojų ar pramogų organizavimas
  • koordinuoti transportą
  • pasirinkti spalvų schemą
  • kuriant kvietimus

Renginių planavimas yra viskas, kas vyksta rengiant renginį. Ši funkcija patenka į didesnį renginių valdymo skydą.

Renginio vadyba

Kiekvienas renginio tipas susideda iš daugelio dalių, kurios sutampa kaip galvosūkio gabalai. Visi šie kūriniai galiausiai susiburia kurdami įvykį. Sėkmingi įvykiai turi visus tuos susijusius kūrinius tinkamu laiku ir reikiamoje vietoje, sklandžiai ir efektyviai ir pagal planą. Šis procesas vadinamas įvykių valdymu. Paprastai tai yra paties įvykio projekto valdymas.

Renginių valdymas apima visų skirtingų renginio komponentų kūrimą, koordinavimą ir valdymą, taip pat žmonių, atsakingų už kiekvieną aspektą, komandas. Kai kurie įvykių valdymo aspektai gali apimti, bet neapsiribojant:

  • vietos rezervavimas įvykiui
  • koordinuoti išorės tiekėjus
  • parkavimo plano kūrimas
  • avarinių planų projektavimas
  • užtikrinti sveikatos ir saugos standartų laikymąsi
  • atsakingas už kiekvieną funkciją
  • įvykio vykdymo priežiūra
  • įvykio stebėsena
  • įvykių situacijų sprendimas vietoje

Renginiai ir renginių planuotojai dirba kartu

Šių dviejų funkcijų apibrėžimas yra sudėtingas, nes ne tik jos glaudžiai susijusios, o atsakomybė dažnai sutampa. Atskirų renginių planuotojai gali pasiūlyti renginių valdymo paslaugas, o renginių organizatoriai taip pat gali pasiūlyti renginių planavimą. Viskas priklauso nuo individualaus planuotojo ar įmonės renginių valdymo komandos, vietos ir paties renginio.

Svarbu suprasti skirtumus tarp šių dviejų ir nustatyti, kokias paslaugas teiksite. Pavyzdžiui; Jei siūlote renginių planavimo paslaugas dideliam renginiui, dirbsite su renginio vadovu, kuris koordinuos jūsų paslaugas su maitinimo vadybininko, garso ir vaizdo komandos ir kt. Paslaugomis. klientams, kad būtų išvengta painiavos planavimo proceso metu.


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

✔ - Pilnas išplėstinių atostogų prekybos valandų sąrašas

✔ - Ką reikia sėkmingam įvykių valdymui?

✔ - Saugumo indėlio ginčo nagrinėjimas


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!