Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Žmonių, kurie nekenčia padavimo, padavimo patarimai

5 būdai, kaip sumažinti laiką, kurį praleidžiate


Yra kažkas apie tai, kas padaro mano akis glazūruojančias - ir padavimas bet kokiam laikui kelia grėsmę patekti į komą.

Tačiau, deja, nekenčiu jo ar ne, kai paleisite smulkų verslą, reikia paduoti paraišką, arba netrukus surasite savo stalą, kad jis suspaustų po viso popieriaus, kuris nuolat kaupiasi. Ką dar sunkiau pateikti?

Yra du požiūriai į problemą, kuri gali padėti. Galite pabandyti padaryti savo laiką kuo trumpesnį (metodas, kurį aš beveik tobulinsiu per daugelį metų dirbant biure) arba padaryti savo laiką kuo smagiau (kažką, ką bandau atlikti). Pažvelkime patarimų, kaip sumažinti laiką, kurį iš tiesų išleidote pirmiausia.

Jei įmanoma, susmulkinkite ir perdirbkite

Pirmasis klausimas dėl bet kokio popieriaus, spindinčio ant jūsų laukia, kol bus pateiktas, yra „Ar šis dokumentas turi būti pateiktas?“

Daugelis dokumentų, kurie atsiunčiami paštu, gali patekti į smulkintuvą. Kokia prasmė, pvz., Skelbimų ar informacinių laiškų iš kitų įmonių pateikimas? Kai susiduriate su paštu, vieną kartą perskaitykite pašto dėžutę, nuspręskite, ar jums reikės, kad kasmet nuo šiol jums tai reiktų, ir nuskaitykite jį arba susmulkinkite.

Šansai yra geri, jūs taip pat pateikiate daug dokumentų, kurių nereikia pateikti, kopijas - ir neturėtų būti spausdinami pirmiausia. Nereikia pateikti popierinių sąskaitų ar laiškų kopijų, pvz., Jei jūsų elektroniniai failai yra organizuojami ir vykdote tinkamas atsargines procedūras.

Taigi, kai sprendžiate, kad padavimo rinkinys, susmulkinkite „popierių, kurį galite gyventi be“.

Naudokite rinkmenų sistemą, kuri palengvina kitų biurų darbus, o ne sunkiau.

Dauguma dokumentų, kuriuos turėčiau pateikti, yra susiję su verslo procesu, o šie dokumentai turi būti įrašyti į apskaitos sistemą prieš tai, kai su jais daroma kita. Taigi vietoj to, kad gausite spausdintuvo tonerio kasetę ir pateiktumėte jį pagal „P“ mano pagrindinėje rinkmenų sistemoje, aš ją pateikiu savo „pirmojoje“ rinkmenų sistemoje, daugeliu aplankų, pažymėtų pagal mėnesį ir metus.

Pvz., Jei įsigyjau tonerio kasetę 2017 m. Rugsėjo mėn., Tai yra failas, į kurį įeina, kartu su visais kitais vekseliais, kvitais ir kitais verslo dokumentais, kurie įvyko per tą mėnesį. Tada paprastas dalykas, kad per mėnesio pabaigą dirbtumėte per aplanką ir atlikite visus apskaitos įrašus, kuriuos reikia atlikti (arba, jei jūs to nedarote, perkelkite mėnesinį aplanką savo buhalteriui ar buhalteriui)..

Atkreipkite dėmesį, kad mes vykdome paslaugų verslą, o ne mažmeninės prekybos verslą, todėl sėdi ir dirbame su sąskaitomis kartą per mėnesį. Jei turėsite atnaujinti savo paskyras dažniau, turėsite atitinkamai pakeisti mėnesio aplanko idėją.

Pagalvokite prieš failą

Kas atsitiks po to, kai naudoju mėnesinius aplankus, kad atliktumėte apskaitą? Dokumentai turi būti perkelti į „pagrindinę“ rinkmenų sistemą. Tačiau, o ne tik padedant kiekvienam dokumentui atskirai, priklausomai nuo jo pavadinimo, aš logiškai pateikiu informaciją pagal grupę, padavimo procedūrą, kurią randa daug greičiau.

Pažvelkime kitą spausdintuvo tonerio kasetės pavyzdį. Užuot pateikęs šį kvitą pagal „P“ spausdintuvo tonerio kasetę, pateiksiu tai vieną iš „Office Supplies“ - kvitus, tą pačią vietą, kurią pateiksiu dokumentus, pvz. popieriaus. Tai ne tik leidžia greičiau užregistruoti, bet ir vėliau lengviau rasti dokumentus.

Naudokite visus žodžius ir frazes failų aplanke, o ne tik raidėmis

Nėra jokios taisyklės, kurioje teigiama, kad kurdami savo rinkmenų sistemos skyrius susiaurinkite tik vieną raidę. O jei tai padarysite, jūs padarote savo padavimą pernelyg lėtai ir sudėtingai. Tinkinkite savo rinkmenų sistemą, kad galėtumėte gauti naudos iš grupės pateiktos paraiškos ir rasti tinkamą vietą, kurioje dokumentas galėtų būti pateiktas greičiau.

Pvz., Vietoj to, kad turiu tik dalį mano rinkmenų sistemos, pažymėtos „C“, turiu ir skyrių „Kliento failai“. „Client Files“ failai yra organizuojami abėcėlės tvarka. Tokiu būdu jūsų rinkmenų sistemos pritaikymo grožis yra toks, kad jį visada galima suskirstyti ir organizuoti, jei reikia. Taigi pagrindinis klientas galėtų turėti failų sistemos daliklį, pažymėtą jos pavadinimu skyriuje „Kliento failai“, kad būtų lengviau rasti su juo susijusius dokumentus.

Šiame pavyzdyje etikečių rinkmenų sistemoje būtų skaitoma „B“, „C“, „Kliento failai“, „D“… Žiūrėkite, kiek lengviau jūsų padavimas tampa?

Kitas užrašymo patarimas, kad pagreitintumėte paraiškos padavimą: nepamirškite ir tinkinti abėcėlę. Užuot turėję „M“ sekciją, pažymėkite vieną „Mc“.

Laikykite „pirmąją“ padavimo sistemą arti ir patogiai

Kitas puikus dalykas, naudojant dviejų pakopų padavimo sistemą, pavyzdžiui, pirmiau aprašytą, yra tai, kad tampa daug lengviau išlaikyti pirmąjį savo registravimo sistemos etapą (mėnesinius aplankus) fiziškai arti jūsų darbo vietos. Būsite labiau linkę rinkti dokumentus iš karto, o ne leisti jiems sukaupti, jei turite glaudžią, organizuotą vietą, kurioje juos galite pateikti.

Taigi įdėkite savo paskutinius, dabartinius ir kito mėnesio mėnesinius aplankus į dėklą arba naudokite concertina failą ir įdėkite jį į rankos ilgį savo darbo vietoje. Didžioji dalis jūsų rinkmenų sistemos („pagrindinė“ rinkmenų sistema, kaip mes tai pavadinome aukščiau, gali būti visoje patalpoje arba netgi kitame kambaryje, tačiau norint sutaupyti laiko, jūs neturėtumėte gauti iki atlikite savo pirmojo etapo padavimą.

Kaip Padaryti Filed Fun

Pateikimo patarimai, kuriuos iki šiol daviau jums, turėtų padėti sumažinti laiką, kurį praleidžiate, ir užkirsti kelią smegenų užšalimui. Bet kas apie tai, kaip padaryti savo laiką daugiau įdomus?

Tiesą sakant, vienintelė strategija, su kuria aš čia susidūriau, yra tiesioginis kyšis, atlygindamas save su slapuku, jei aš užfiksuoju tam tikrą laiką. Tai veiks, bet gali sukelti daug svarų, jei turite daug paraiškų.

Arba galite atlikti labiau meninį požiūrį, naudodami visas skirtingas savo failų aplankų spalvas ir naudodami neįprastus šriftus arba kaligrafiją etiketėms. Nesvarbu, ar tai daro jūsų paraišką smagiau, tai tikrai padarys tai patrauklesnę.

Ir kas žino? Galbūt tik tai, kad jūsų pateikimas yra tiek daug greitesnis dabar, kai jis yra toks organizuotas, padarys tai daug smagiau.


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

✔ - Kaip padidinti savo socialinės žiniasklaidos po

✔ - MLM sėkmės rodikliai ir tai, ką ji siekia

✔ - Kaip pasinaudoti savo vizitine kortele kaip galingu tinklo įrankiu


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!