Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Geras Small Business valdymas

Geras „Office“ valdymas yra geras jūsų apačioje


Neorganizavimas ir painiava yra sudirginantys, tačiau jie taip pat yra blogai verslui. Pagalvokite apie tai kaip formulę, jei norite: chaosas didėja lyginant su pelnu. Atsakymas? Geras biuro valdymas. Štai kaip galite naudoti gerą biuro valdymą, norėdami kontroliuoti chaosą savo smulkiajame versle:

1. Sukurti biuro valdymo tvarką ir laikytis jų.

Jei norite likti organizuota ir viskas vyksta sklandžiai, įprastoms užduotims atlikti reikia įprastinių procedūrų. Nustatykite dokumentų tvarkymo ir biuro sistemų tvarką. Pavyzdžiui, jei įmanoma, kiekvienas popieriaus gabalas, kuris ateina į jūsų biurą, turėtų būti tvarkomas vieną kartą, veikė ir padavė - ne atsitiktinai kraunamas ant stalo. Be to, skaitmeniniai ryšiai, pvz., El.

Biuro sistemoms, įskaitant stalinius kompiuterius, nešiojamuosius kompiuterius, failų serverius, daugiafunkcius spausdintuvus ir mobiliuosius įrenginius, reikės taikyti ir administravimo, ir avarines procedūras. Sistemos gedimo ar su kompiuteriu susijusios įrangos nepavykus, geras biuro valdymas reikalauja, kad visi jūsų biure visi žinotų, kam skambinti ir ką daryti (pvz., Pabandykite išspręsti problemą, kuri paprastai kelia blogesnes problemas). Sužinokite, kaip apsaugoti svarbiausius verslo duomenis.

2. Nustatyti aiškiai apibrėžtas pareigas.

Geras biuro valdymas priklauso nuo to, kas žino, kas yra atsakingas už tai, kas yra atsakingas už tai, kas atsako už tai, ką daro.

Kas atsitiktų, pavyzdžiui, jei jūsų smulkiajam verslui įsigytų kas nors? Ar galėtumėte rasti spausdintuvo popieriaus, kai to reikia? Vieno asmens, atsakingo už visos įrangos ir reikmenų užsakymą, nustatymas išsprendžia problemą ir saugo viską, kas vyksta sklandžiai. Paprašykite darbuotojų elektroniniu paštu paskirtiems asmenims pateikti prašymus dėl prekių tiekimo arba rašyti ranka įrašytą sąrašą gerai matomoje vietoje, kur žmonės gali pridėti reikalingą informaciją.

Tai tas pats su (kompiuterių) sistemų administravimu. Turite turėti vieną asmenį, atsakingą už jūsų kompiuterinių sistemų saugumą ir sekti tokius dalykus kaip sąskaitos, slaptažodžiai ir programinė įranga. Debesų pagrindu veikiančių sistemų naudojimas biuro programoms, apskaitos programinei įrangai ir duomenų saugojimui yra idealus sprendimas mažoms įmonėms, tačiau vis tiek turite turėti patikimą asmenį, kuris turi atlikti administracines užduotis, pvz., Pridėti / ištrinti naudotojus, priskirti leidimus ir tt biuras sklandžiai.

3. Laikykite įrašus ir atnaujinkite savo verslo įrašus.

Įrašų skamba kaip paprasčiausia geros biuro valdymo dalis - kol neatsižvelgsite į būtinybę saugoti šiuos įrašus prieinamus ir atnaujintus. Taigi, kad atnaujinimas įrašytų į tarnybą. Pvz., Kai gaunate naują klientą ar klientą, jis užtrunka tik tada, kai jį įvesite į savo kontaktų duomenų bazę. Tada tai bus tik dar vienas momentas ar du nauji įrašai atnaujinti po to, kai kalbėsite su juo telefonu.

(Taip pat atkreipkite dėmesį, kad dauguma jurisdikcijų turi privatumo aktus, reglamentuojančius klientų informacijos tvarkymą.)

4. Pasivaikščiokite per savo biurą ir sėdėkite.

Ar jūsų biuras yra kosminės erdvės valdymo arba netinkamo erdvės valdymo pavyzdys?

Jei einate per biurą, ar turite apvažiuoti aplink kliūtis ar rizikuoti, kad kažkas nukristų?

Jei sėdi prie stalo, ar iš tikrųjų galėtumėte dirbti patogiai? Ar dalykai yra logiškai išdėstyti taip, kad daiktai, kuriuos labiausiai norėtumėte naudoti prie stalo, yra arčiausiai ranka?

Yra daug dalykų, kurie šiandien įterpiami į biurus, nuo spausdintuvo stendų. Norint užtikrinti gerą biuro valdymą, turite būti tikri, kad visi biure esantys dalykai yra įrengti maksimaliam efektyvumui ir maksimaliam saugumui. Mažų ar namų biuro dizaino pagrindai suteikia patarimų, kaip patenkinti jūsų biuro patalpų galios, apšvietimo ir vėdinimo poreikius, kad ji taptų saugesnė ir geresnė darbo vieta.

5. Suplanuokite varginantį darbą.

Tai pernelyg paprasta atidėti dalykus, kurie jums nepatinka, ir dauguma verslo žmonių neturi tokių užduočių kaip registravimas, pristatymas ir gavimas, ar buhalterinė apskaita - netgi biuro vadovai. Deja, biuras, kaip ir virtuvė, neveiks gerai, nes darys darbus.

Jei esate smulkaus verslo savininkas, negalintis kitam asmeniui priskirti bet kokio požiūrio į nuobodų ar nemalonų darbą, priversti save reguliariai patekti į jį kas savaitę. Pavyzdžiui, ryte arba po pietų praleiskite šaltus skambučius, grįžkite į neprioritetinius el. Laiškus, pateikite socialinės žiniasklaidos skelbimus, pasilikite apskaitoje arba atnaujinkite įrašus. Padarykite tai pakankamai savaičių ir tai taps geru biuro valdymo įpročiu.

6. Deleguoti ir perduoti.

Puikiame pasaulyje kiekvienas darytų tik tai, ką turėjo arba turėjo. Kadangi pasaulis nėra tobulas, daugelis žmonių daro tai, ką jie neturi laiko ar talento.

Delegavimas ir užsakomųjų paslaugų teikimas gali ne tik pagerinti jūsų smulkiojo verslo biuro valdymą, bet ir suteikti jums galimybę sutelkti dėmesį į savo talentus, taip pagerindami savo poziciją. Neakivaizdinis arba „Virtual Assistant“ gali dirbti su daugeliu jūsų biuro ar administracinių užduočių. Daugiau apie delegavimą žr.

7. Užtikrinti verslo planavimo prioritetą.

Daugelis smulkiojo verslo savininkų praleidžia savo dienas ir reaguoja, ir tada stebisi, kodėl jie verčiasi savo ratais. Verslo planavimas yra svarbi geros biuro valdymo sudedamoji dalis ir turi būti įprastos biuro valdymo procedūros dalis.

Sėkmingi smulkiojo verslo savininkai kiekvieną savaitę praleidžia laiką verslo planavimui, o daugelis kasdien naudojasi verslo planavimo sesijomis kaip įrankiu tikslų nustatymui ir augimui.

Šis verslo planavimo vadovas yra puikus pradinis darbas jūsų verslo planavimo darbams pradėti; jame pateikiamas verslo planavimo pagrindas jūsų smulkiajam verslui ir teikiama visa informacija apie tai, kaip rašyti vizijos pareiškimą, per verslo tikslų nustatymo taisykles.

Jei turite darbuotojų, į juos įtraukite formalų ar neoficialų verslo planavimą.

Jums patiks skirtumas

Neleisk chaosui trukdyti verslui. Kai pradėsite taikyti šiuos septynis geros biuro valdymo principus, būsite nustebinti tuo, ką daro geras biuro valdymas - ir kiek daugiau verslo.

Taip pat žiūrėkite:

Kodėl „Cloud Computing“ idealiai tinka mažoms įmonėms

Įrašykite savo registravimo sistemą

Kaip sukurti dokumentų valdymo sistemą

10 patarimų kompiuterinių failų tvarkymui


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!