Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Kaip sukurti dokumentų valdymo sistemą

Kaip sukurti mažųjų įmonių dokumentų valdymo sistemą


Dokumentų valdymas yra dokumentų tvarkymo procesas taip, kad informacija būtų kuriama, bendrinama, organizuojama ir saugoma efektyviai ir tinkamai. Todėl verslui labai svarbu išmokti kurti dokumentų valdymo sistemą.

Daugeliui įmonių dokumentų valdymo sistemos dėmesys skiriamas dokumentų organizavimui ir saugojimui. Jie nori, kad dokumentai būtų saugomi organizuotai ir saugiai, kad dokumentai būtų lengvai surasti. Šiame straipsnyje bus parodyta, kaip sukurti dokumentų valdymo sistemą, kuri tai padarytų.

Jei bet kurioje paieškos sistemoje įvedate „dokumentų valdymo sistemą“, gausite ilgus dokumentų valdymo „sprendimų“ sąrašus, kuriuose yra daug programinės įrangos ar programų, reklamuojančių elektroninio biuro privalumus.

Tačiau dokumentų valdymo programinė įranga arba programos yra skirtos pagerinti jūsų įmonės el. Problema ta, kad daugelis mažų įmonių turi susidoroti su senoviškų popieriaus ir elektroninių failų duomenų mišiniais, o kai kuriais atvejais popieriaus duomenų dalis yra daug didesnė.

Vienas iš mišraus duomenų aplinkos problemos sprendimo būdų būtų naudoti dokumentų atvaizdavimo sistemą, kad visi jūsų įmonės dokumentai būtų paversti elektronine forma. Tačiau daugeliui mažų įmonių tai pernelyg brangi ir užima daug laiko.

Geros naujienos yra tai, kad galite įdiegti dokumentų valdymo sistemos pagrindus be jokios specialios programinės įrangos įsigijimo ar didmeninių dokumentų vaizdavimo. Sistema neturi būti sudėtinga; jūs tiesiog turite šiek tiek laiko investuoti į jų planavimą ir įgyvendinimą.

Kaip sukurti dokumentų valdymo sistemą

Dokumentų valdymo sistemos sukūrimas apima tris etapus;

  • Dokumentų valdymo plano kūrimas
  • Dokumentų valdymo plano įgyvendinimas
  • Po

Pirmasis žingsnis kuriant planą yra atsakymas į šiuos keturis klausimus:

Kokios yra dokumentų kūrimo taisyklės?

Sąskaitos faktūros, mokėjimų priminimų laiškai, pardavimo brošiūros, el. Paštas, balansai, skaičiuoklės, ataskaitos - vykdydami veiklą ir stebėdami verslą, visos įmonės kuria įvairius dokumentus. Ir norint, kad viskas būtų organizuota, visos įmonės turi nustatyti dokumentų kūrimo taisykles.

Pavyzdžiui, ar yra kai kurių standartinių verslo dokumentų, pvz., Laiškų ir sąskaitų faktūrų, ir kur jie yra?

Ar yra vidaus stiliaus vadovas, kurį reikia laikytis?

Ar nauji dokumentai turi būti datuoti ir (arba) laiko žymomis?

Kokios procedūros turėtų būti taikomos dalinantis ar peržiūrint dokumentus?

Kai kurioms mažoms įmonėms vienintelis dalykas, susijęs su dokumentų kūrimu, bus tas, kur yra įvairių verslo dokumentų šablonai ir kaip juos naudoti. Tačiau jei dokumento kūrimas jūsų versle apima skirtingus žmones, bendradarbiaujančius, peržiūrint ar atnaujinant dokumentus, turėsite šiek tiek laiko nuspręsti, kaip šie veiksmai turėtų būti padaryti, kad būtų užtikrintas efektyvumas ir nuoseklumas.

Kaip saugome dokumentus?

Iš tikrųjų yra du šio klausimo aspektai. Pirmasis susijęs su fiziniais saugojimo aspektais. Net jei jūsų smulkusis verslas saugo dokumentus laikymo spintose, yra išlaidų, susijusių su saugojimu; ne tik registracijos spintos kaina, bet ir laikas, kai jūs ir (arba) jūsų darbuotojai pateikia dokumentus arba einate, kad jie būtų gauti. Tiesą sakant, didžioji mažųjų įmonių sandėliavimo kaina, tikriausiai, yra laiko sąnaudos, susidarančios, kai žmonės ieško dokumentų.

Antrasis dokumentų saugojimo aspektas yra organizacinis; kaip bus pateikti dokumentai? Dokumentų pateikimo raktas yra geros rinkmenų valdymo praktikos laikymasis.

Taip pat turite žinoti, kaip archyvuosite dokumentus. Kaip tvarkysite pasenusius ar tiesiog paruoštus perkelti į atgalinį degiklį dokumentų valdymo sistemoje?

Pvz., Kiekvienų metų pradžioje, aš einu per įvairius su darbu susijusius failus, esančius kompiuteryje, išverčiant tuos, kurie nebėra dabartiniai, ir sukuriu naujus aplankus, pažymėtus pagal metus ir (arba) temą, perkeliant failus, kai reikia.

Tą patį galima padaryti su popieriniais failais; nėra sunku pašalinti senus (er) dokumentus iš failų aplanko ir etiketės ir sukurti naują pavadinimą „Old“. Kai kuri programinė įranga siūlo automatines archyvavimo parinktis. Pavyzdžiui, „Microsoft Outlook“ leidžia archyvuoti senus el.

Kaip galima supaprastinti dokumentų gavimą?

Šis klausimas yra jūsų dokumentų valdymo sistemos pagrindas. „Leger Marketing“ atliktoje apklausoje „Xerox Canada“ Kanados MVĮ savininkai ir vadovai vidutiniškai sakė, kad jiems reikia tvarkyti ir saugoti 2 152 JAV dolerius per metus, o apie vieną valandą per dieną ieškoti šių dokumentų (globeandmail.com).

Dar kartą, geros paraiškų pateikimo praktikos gali būti labai svarbios sprendžiant problemą. Naršydami šioje svetainėje esančius „Data Management“ straipsnius, pradėsite naudotis. Jei atliksite tokius dalykus, kaip nuosekliai laikydamiesi griežtų pavadinimų konvencijų, pavyzdžiui, dokumentai bus daug lengviau surasti.

Ir ar jūs esate individualus savininkas, kuris dirba su darbuotojais, ar įmonės savininkas, turėtumėte sukurti failų vietų sąrašą, kuris primins naudotojams, kur vyksta tam tikri failų tipai, ir kur rasti konkrečius dokumentus. Jei jūsų verslas yra panašus, nepamirškite įtraukti, ar failas bus jūsų kompiuterio sistemoje, vidiniame serveryje, debesyje, arba, jei jis yra popierine forma, įdedamas į fizinę vietą, pvz. Pavyzdžiui, tarkime, kad savo versle naudojate vaizdus, ​​vaizdo įrašus ar net popierines nuotraukas.

Įrašas failų vietų sąraše gali būti:

Skaitmeniniai vaizdai / vaizdo įrašai: kompiuteris (arba serveris) - diskas E: / photos - failas atitinkamame teminiame aplanke
Popierinės nuotraukos: spintelė 3 - Nuotraukos - alfa pagal temą

Bendras tinklas ar debesų diskai turėtų būti pažymėti pagal turinį, kaip ir kabineto stalčiai.

Kaip galime saugoti / saugoti mūsų dokumentus?

Pirmoji dokumento saugumo gynybos linija yra fizinių verslo patalpų apsauga. Visos įmonės turi turėti apsaugos sistemas, pvz., Signalizacijos sistemas, įdiegtas - net namų verslo įmones.

Įmonės taip pat gali reikalauti arba nori investuoti į kitus apsaugos įrenginius, pvz., Langų strypus / groteles, apsaugos kameras ir (arba) patruliavimo paslaugas. Jūs galite praleisti visą laiką, kai norite sukurti slaptažodžius ir užšifruoti failus, bandydami apsaugoti savo elektroninius failus, tačiau nesvarbu, ar kas nors gali klajoti ir pavogti jūsų kompiuterį bei lydintį kietąjį diską.

Visos registracijos spintos turi būti užrakintos ir užrakintos po darbo valandų (ir uždarytos pietų metu, jei niekas nebus patikimas).

Bendrosios elektroninių dokumentų saugumo procedūros apima dokumentų atsarginę kopiją ir dokumentų kopijų saugojimą kitoje vietoje nei to paties kietojo disko, kuriame yra originalūs dokumentai. Neįgali būti geriausia apsaugoti nuo jūsų verslo duomenų naikinimo stichinių nelaimių metu - dar viena priežastis, kodėl debesis idealiai tinka verslui.

Mažos įmonės su kolegomis ar darbuotojais, turinčiais tą patį kompiuterių tinklą, taip pat gali norėti apriboti kai kurių naudotojų prieigą, kad galėtų naudoti arba matyti tik kai kuriuos tinklo išteklius. Pvz., Galite turėti tinklo arba debesies bendrinimo katalogą, pavadintą „Apskaita“, kuris turi prieigą tik prie valdymo. Net jei naudotojui leidžiama naudotis ištekliais, pvz., Programa, tam tikri dokumentai gali būti apsaugoti slaptažodžiu. Dokumentų turinys taip pat gali būti užšifruotas, kad jie būtų prieinami tik tiems, kurie turi reikiamą šifravimo raktą.

Darbuotojų vagystė yra dar viena grėsmė duomenų saugumui. Mažos įmonės, kuriose dirba darbuotojai, turėtų tikrinti faktus ir gauti darbuotojų patikrinimus, susijusius su politika.

Jūsų dokumentų valdymo sistemos įdiegimas

Sukūrę savo dokumentų valdymo planą atsakydami į pirmiau pateiktus klausimus, esate pasirengę jį įgyvendinti, įsitikinkite, kad visi jūsų darbuotojai žinos jūsų įmonės dokumentų valdymo sistemos duomenis ir, laikydamiesi atitinkamų procedūrų, kai kuriate, saugote ir gaunate dokumentus.

Taip pat turėsite būti tikri, kad kiekvienas, kuris naudojasi jūsų organizacijos dokumentais ir naudojasi jais, atlieka tokius veiksmus, kaip tinkamas pavadinimų ir dokumentų saugojimas. Reguliariai tikrinkite, ar tam tikri failai gali būti lengvai surasti ir apsaugoti nuo klaidinimo.

Dokumentų valdymo sistemą galite nustatyti per dieną, tačiau jos nuosekliai įgyvendinimas laikui bėgant bus raktas į jo sėkmę. Apdovanojimai yra milžiniški - jie gali rasti tai, ko norite rasti, kai norite ir ramiai.


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

✔ - Kas yra dienoraščiai ir kodėl jis populiarus?

✔ - Profesionalių paslaugų pavyzdinė sutartis

✔ - Inovacijos mažosioms įmonėms - kaip diegti naujoves


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!