Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Kaip tvarkyti kompiuterio failus (elektroninių failų valdymo patarimai)

Skaitmeninių failų tvarkymo patarimai


Laikydami savo elektroninius dokumentus, šiandieniniame „laidiniame“ pasaulyje gali būti gana sudėtingas darbas.

Be to, kad dokumentai būtų laikomi lokaliai ant stalinių kompiuterių, nešiojamųjų kompiuterių ar mobiliųjų įrenginių, vis daugiau įmonių naudoja debesį pagrindinėms verslo programoms ir failų saugojimui. (Žr. Kodėl „Cloud Computing“ idealiai tinka mažoms įmonėms ir 5 „Cloud Computing“ trūkumams.)

Dar labiau apsunkinant saugojimo problemą, reikia, kad daugelis įmonių dalintųsi dokumentais tarp darbuotojų. Tarnyboje tai paprastai atliekama naudojant failų serverį arba prie tinklo prijungtą atminties įrenginį (NAS).

Jei reikalinga bendra prieiga prie mobiliojo ryšio, dokumentai gali būti saugomi debesyje ir bendrinami, suteikiant prieigos teises.

Visa tai gali būti failų tvarkymo košmaras su kai kuriais asmens dokumentais, saugomais debesyje ir kai kuriuose vietiniuose dokumentuose, ir netgi atskiruose dokumentuose, saugomuose tik vienoje vietoje ar kitoje vietoje.

Organizacija yra raktas į elektroninį failų valdymą

Visur, kur saugomi dokumentai, svarbu juos tvarkyti ir atnaujinti. Elektroninių rinkmenų tvarkymo tikslas yra užtikrinti, kad galėtumėte rasti tai, ko ieškote, net jei ieškote metų po jos sukūrimo.

Dauguma verslo žmonių vienu metu ar kitaip buvo nepatogioje padėtyje, kai klientas skambina ir negalėjo greitai rasti atitinkamos sąskaitos ar kitų svarbių klientų dokumentų. Lygiai taip pat erzina, kad metų pabaigoje yra trikdymas, stengiantis rasti dokumentus, susijusius su buhalteriu, ar dar blogiau, mokesčių mokėtoją.

Tinkamas skaitmeninių dokumentų organizavimas yra ypač svarbus bendrai aplinkai - jei vienas iš jūsų darbuotojų yra (laikinai ar visam laikui!), Jums turėtų būti suteikta galimybė lengvai rasti visus šio asmens sukurtus ar tvarkomus dokumentus.

Galima prarasti duomenų problemą su nepatenkintais, išvykstančiais darbuotojais yra dar viena priežastis apsaugoti jūsų verslo duomenis. Žr. 6 Verslo duomenų apsaugos taisykles.

Šie failų valdymo patarimai padės išsaugoti jūsų failus:

1. Naudokite numatytuosius programų failų diegimo aplankus.

Diegiant taikomųjų programų programas naudokite numatytąją failo vietą. „Windows“ sistemoje pagal taikomąją programą programos failai yra „Drive Letter:“ -> Program Files kataloge. Programų diegimas kitur yra painus ir nereikalingas.

2. Viena vieta visiems dokumentams.

Įdėkite visus dokumentus į vieną „root“ aplanką. Vienam vartotojui „Windows“ aplinkoje numatytoji vieta yra aplankas „Mano dokumentai“.

Failų bendrinimo aplinkoje pabandykite tai padaryti. Sukurkite vieną šakninį aplanką (vadinamą „bendrai naudojamais dokumentais“) ir saugokite visus dokumentus į aplankus, esančius šaknų aplanke. Vienoje vietoje, kurioje yra visi elektroniniai dokumentai, lengviau rasti daiktus ir paleisti atsargines kopijas bei archyvus.

3. Sukurkite aplankus logine hierarchija.

Tai yra jūsų kompiuterio spintos stalčiai, taip sakant. Naudokite paprastą kalbą, kad pavadintumėte savo aplankus; jūs nenorite, kad ateityje žiūrėtumėte į šį katalogų sąrašą, ir įdomu, ką „TFK“ ar kokią kitą įdomią santrumpą sugalvojote.

4. Aplankų aplankus.

Sukurkite kitus aplankus šiuose pagrindiniuose aplankuose, kai reikia. Pavyzdžiui, aplanke „Sąskaitos“ gali būti aplankai „2018“, „2017“ ir „2016“. Į kliento pavadinimą įtrauktas aplankas gali apimti aplankų „klientų duomenis“ ir „korespondenciją“. Tikslas yra, kad kiekvienas failas būtų įtrauktas į aplanką, o ne įtrauktų nenustatytų našlaičių rinkmenų.

Nesukurkite sudėtingų, giliai sluoksnių aplankų struktūrų. Jei įmanoma, vietoj to naudokite aprašomuosius failų pavadinimus.

5. Vadovaukitės failų pavadinimo konvencijomis.

Kai kurios operacinės sistemos (pvz., „Unix“) neleidžia tarpų failų ar aplankų pavadinimuose, todėl venkite to, jei jūsų kompiuterio aplinka yra mišri. Vietoj to naudokite pabraukimą kaip ribotuvą (pvz., Doe_John_Proposal.doc.) Kiti simboliai, pvz., /?: * | „^ taip pat draudžiami failų ar aplankų pavadinimuose„ Windows “.

Naudokite aprašomuosius rinkmenų pavadinimus, kad juos būtų lengva atpažinti ir gauti, tačiau neperžengkite borto - failo / kelio pavadinimai turi ilgio apribojimus, kurie skirtingose ​​operacinėse sistemose skiriasi.

Sistemoje „Windows“ maksimalus failo kelio ilgis (pvz., Disko raidė + aplanko pavadinimai + failo pavadinimas) yra 260 simbolių. Jei įmanoma, naudokite įprastas santrumpas, pvz., Sausio mėn. Jan arba Corp for Corporation.

6. Būkite konkretūs.

Suteikite elektroninius failus logiškus, konkrečius pavadinimus ir, jei įmanoma, įtraukite datą failų pavadinimuose. Tikslas, kai failai pavadinami, yra tai, kad galėtumėte pasakyti, koks failas yra apie tai neatidarant ir ieškant. Taigi, jei dokumentas yra klientui skirtas laiškas, primindamas jam, kad mokėjimas yra pavėluotas, vadiname jį kažką panašaus į „overdue_20180115“; o ne kažkas panašaus į „laišką“. Kaip jūs žinosite, kas yra laiškas neatidarant jo?

Jei bendrai naudojate failus el. Paštu arba nešiojamais įrenginiais, galbūt norėsite, kad failo pavadinime būtų daugiau konkrečios informacijos, nes aplanko informacija nebus įtraukta į bendrinamą failą.

Pavyzdžiui, jei jūsų dokumentas yra „Mano dokumentai“ sąskaitose 2017 „Klientai“ „Do_John_20180416.doc“ ir failas yra bendrinamas ar el. Paštu, visi gavėjai matys „Doe_John_20170416.doc“ ir gali nepavykti pasakyti, kad failas yra klientas sąskaitą faktūrą neatidarius.

7. Failas, kaip jūs einate.

Geriausias laikas pateikti dokumentą yra tada, kai jį pirmą kartą sukuriate. Taigi įprotis naudoti dialogo langą „Išsaugoti kaip“, kad pateiktumėte savo dokumentą ir jį pavadintumėte, įdėdami jį į teisingą vietą.

8. Užsisakykite failus savo patogumui.

Jei yra aplankų ar failų, kuriuos naudojate daug, priversti juos į failų sąrašo viršų, pervadindami juos a! arba AA failo pavadinimo pradžioje.

9. Reguliariai ištraukite failus.

Kartais tai, kas senas, yra akivaizdus, ​​kaip ir anksčiau pateikto aplanko „Sąskaitos“ pavyzdys. Jei ne, išsaugokite aplankus, pašalindami senus failus.

Padarykite ne ištrinkite su verslu susijusius failus, nebent esate visiškai tikri, kad failas niekada nereikės. Vietoj to, pagrindiniame aplankų, esančių šakniniame aplanke, rinkinyje sukurkite aplanką „Senas“ arba „Neaktyvus“ ir perkelkite senus failus į juos.

(Kaip ilgai turite laikyti verslo įrašus KRA ar IRS? Paaiškina, kiek laiko turite saugoti verslo įrašus, kad įvykdytumėte savo mokesčių įsipareigojimus.)

10. Reguliariai kopijuokite failus.

Nesvarbu, ar kopijuojate failus į kitą diską ar juostą, svarbu nustatyti ir sekti reguliarų atsarginį režimą. Žr. 3 žingsnius į sėkmingą atsarginių kopijų sistemą.

Geras rinkmenų valdymas leidžia rasti tai, ko norite lengvai

Elektroninių dokumentų tvarkymas turėtų būti bendros verslo valdymo strategijos dalis. Tinkamas dokumentų valdymo planas turėtų apimti visus dokumentų tvarkymo aspektus, įskaitant saugojimą, paiešką, atsargines kopijas ir saugumą.

Paieškos funkcija yra nuostabus dalykas, tačiau jis niekada neatitiks galimybės lengvai pereiti į aplanką ar failą. Jei nuosekliai laikotės šių failų valdymo patarimų, net jei nežinote, kur yra kažkas, žinote, kur tai turėtų būti - didžiulis pranašumas ieškant to, ko ieškote. Gera failų tvarkymo praktika sutaupys jūsų verslo laiką ir pinigus.


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

✔ - Prieš pradedant savo verslą

✔ - Namų globėjas kaip verslo pradžios idėja

✔ - Verslo teisinės organizacinės struktūros


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!