Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Kaip tvarkyti savo registravimo sistemą

Mokykitės savo biuro registravimo sistemą!


Kiekvienam verslui, kuris tvarko daugybę sąskaitų, kvitus ir kitus dokumentus, yra labai svarbu išmokti organizuoti biuro failų sistemą. Ir nors kiekvienas verslo žmogus gali mylėti turėti elektroninį biurą, tikrovė yra ta, kad daugelis mažų įmonių vis dar turi ar pageidauja saugoti popierinius dokumentus ir, jei reikia, galės juos lengvai gauti.

Kvitai ir sąskaitos faktūros yra svarbios

Kvitų ir sąskaitų faktūrų pateikimas yra ypač svarbus; neegzistuojanti arba nepatogi padavimo sistema gali pridėti dienų papildomų pastangų pajamų mokesčio laikotarpiu, nes nenorite praleisti mokesčių atskaitymų dėl trūkstamų pajamų. Ir jei jūsų įmonė kada nors yra audituojama ir negalite pateikti reikiamų dokumentų savo išlaidoms pagrįsti, jūsų pretenzijos greičiausiai bus atmestos ir jūsų mokesčių deklaracija bus pakartotinai įvertinta.

Būdami mažos įmonės savininku, turite greitai ir lengvai dirbti su savo stalu. Nors popieriaus rinkmenų sistemos sukūrimas skamba sunkiai, tai gana paprasta užduotis, kurią gali palengvinti keli padavimo patarimai ir gudrybės.

Kaip tvarkyti savo registravimo sistemą

(1) Sėdėkite prie savo stalo keletą minučių ir išsiaiškinkite, kur jūs instinktyviai ieškosite dalykų.

Turiu stalčių dešinėje nuo mano darbo vietos. Kai pirmą kartą sukūriau savo rinkmenų sistemą, aš nieko neturėjau. Kai aš ieškosiu rašiklių, sąvaržėlių ar mano segiklio, tai buvo pirmoji vieta, kurią atrodė, nors aš žinojau, kad jis tuščias. Taigi natūraliai aš įdėti į šį stalčių rašiklius, sąvaržėles ir segiklius. Man tai buvo natūralus šių daiktų namai.

Kiekvienas tai artės kitaip, o tai, kas tinka vienam asmeniui, negali dirbti kitam. Paimkite kelias minutes, kad galėtumėte sėdėti savo pagrindinėje darbo vietoje ir pasiekti įrangą, reikmenis ir failus. Tai padės jums sukurti idealią vietą tiems daiktams asmeniškai pateikti.

(2) Dabar, kai žinote, kur jūs, žinoma, ieškosite informacijos, turite nustatyti, ar abėcėlinė, skaitmeninė ar dalykinė rinkmenų sistema geriausiai tinka jums.

Kaip organizuosite savo popieriaus dokumentus į registravimo kategorijas (t. Y. Išlaidas, finansinius, rinkodaros)? Kaip galite rasti su verslu susijusių dokumentų, pvz., Banko išrašų, komunalinių paslaugų sąskaitas, biuro išlaidų kvitus, transporto priemonių rida ir tt? Ką apie kliento informaciją - ar ieškote dalykų pagal kliento vardą? Pagal nuorodos numerį? Tai yra svarbus žingsnis, nes jis nustatys, kaip išdėstysite savo rinkmenų sistemą. Nustačius, kokias kategorijas naudosite, nuspręskite, ar jums reikia eiti toliau ir sukurti subkategorijas.

Daryk tai anksčiau perkate viską už savo rinkmenų sistemą.

(3) Toliau maždaug nustatykite savo saugojimo poreikius.

Ar turite daug failų, kuriuos galite pasiekti kasdien? Ar prieigą prie savo failų galite tik kas savaitę? Atsakymuose bus nustatyta, ar jums reikia stalinio kompiuterio laikiklio, dviejų stalčių laikymo spintos, esančios šalia jūsų stalo, arba keturių stalčių šoninio padavimo spintelėje.

Pasirinkite atsargiai. Leiskite augimui, kai žiūrite į dokumentų spinteles - nusipirkite kažką, kad tilptumėte du kartus daugiau failų, kurie, jūsų manymu, bus dabar. Tai apribos, kiek kartų turėsite kreiptis ir reorganizuoti savo rinkmenų sistemą.

(4) Investuoti į gerą ženklinimo sistemą, kad būtų aiškiau ir lengvai prieinama.

Galimybė skaityti failo etiketes skamba akivaizdžiai, tačiau ženklinimo aiškumas padės sutaupyti daugiau laiko, nei galite įsivaizduoti. Dauguma kompanijų, gaminančių etiketes, pateikia šablonus, kurie integruojami su populiariausia teksto apdorojimo programine įranga. Galbūt norėsite apsvarstyti vieną iš mažų etikečių kūrimo sistemų, kurios dabar gali atspausdinti atskiras pašto etiketes. Elementai, atliekantys dvigubą pareigą, paprastai yra išmintinga investicija.

(5) Dabar esate pasiruošę pirkti failų aplankus.

Geriausia investicija yra įsigyti spalvotus pakabinamus aplankus (įsitikinkite, kad yra plastikinių etikečių skirtukai) ir paprastus Manila failų aplankus. Spalvoti kabantys aplankai yra geriausi dėl dviejų priežasčių:

  1. Jie lengvai pasiekiami
  2. Jie leidžia lengvai atpažinti kategorijas

Pvz., Jei visus savo kliento failus įdėjote į geltonus kabančius, finansinę informaciją mėlynuose aplankuose ir viską, kas susiję su rinkodara raudonuosiuose aplankuose, galite lengvai matyti, kur reikia ieškoti konkretaus failo.

Paprasta yra geriausia

„KISS“ principas taikomas paprasta naudoti ir lengvai augančiai padavimo sistemai sukurti. Laikykite jį paprasta Sweetheart! Plataus pobūdžio temų kategorijos leis jums lengvai pridėti naujų failų, kai augsite, ir pašalinsite poreikį reguliariai atnaujinti ar reorganizuoti savo rinkmenų sistemą.

Paprasčiausiai tai palengvins popieriaus ir skaitmeninių failų integravimą į bendrą dokumentų valdymo sistemą.

Kur įmanoma, eikite be kompiuterio

Jei bandote užsidegti savo verslą ir pereiti prie „„ Officeless Office “, galite nuskaityti išlaidų kvitus ir saugoti juos su kita skaitmenine apskaitos informacija. Kai kurios naujesnės „Cloud“ apskaitos programinės įrangos taikomosios programos palengvina tai, kad mobiliosios programos leidžia mobiliuoju telefonu užimti piniginį čekį ir jį užregistruoti skrydžio metu (žr. „Geriausios apskaitos programinė įranga mažoms įmonėms“).

Ar mokesčių inspekcijoms priimtinos skenuotų kopijų kopijos?

IRS ir Kanados pajamų agentūra (CRA) priima nuskaitytų objektų skaitmeninius vaizdus arba popierines kopijas, įskaitant:

  • Grynųjų pinigų įplaukos
  • Banko ataskaitos
  • Atšaukti patikrinimai
  • Mokėti stubus
  • Kredito kortelės ataskaitos

Kopijos turi būti aiškiai įskaitomos. Jei ne, IRS / kredito reitingų agentūra gali reikalauti peržiūrėti originalius popierinius dokumentus audito ar įprastinio dokumentų pateikimo metu, todėl originalai visada turi būti laikomi nustatytu laiku. (Daugiau informacijos žr. Kiek laiko turiu išlaikyti savo verslo įrašus?)


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

✔ - Kaip neatsilikti nuo technologijos jūsų versle

✔ - 7 Būdai stiprinti bendravimą mažose įmonėse

✔ - 3 Būdai, kaip parduoti daugiau rinkodaros priemonių


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!