Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Kaip planuoti sėkmingą lėšų rinkimo vaikščiojimo įvykį

Y-ME motinos dienos renginių planavimo ir vykdymo pamokos


Specialūs renginių planuotojai, ypač tie, kurie yra ne pelno pasaulyje, žino, kad rengiant lauko lėšų rinkimo renginį yra puiki idėja. Šie renginiai, kaip ir kitos bendruomenės lėšų rinkimo idėjos, reikalauja, kad kitų metų renginio planavimas prasidėtų iškart po šių metų lėšų rinkimo renginio pabaigos. Svarbu supažindinti su renginiu ir aptarti, kas gerai vyko ir ką galima pagerinti, kol renginys vis dar yra šviežias komandos protuose. Diskusijos apie sėkmę ir patobulinimus užtikrina, kad šios savybės gali būti įtrauktos arba sustiprintos kitų metų renginiui.

Toks aktyvus planavimas taip pat suteikia vertę rėmėjams. Ir neišvengiamai visi sėkmingi bendruomenės eina viltis augti ir plėstis nuo metų.

Svarbu likti sutelktas į pagrindinį tikslą - surengti tokius renginius: lėšų rinkimą. Tiems renginių planuotojams, kurie anksčiau turėjo bendruomenės pėsčiomis, vienas iš svarbiausių planavimo laikų iš tikrųjų vyksta pasibaigus pėsčiomis. Kad sužinotume apie daugelį bendruomenės lėšų rengimo planavimo ir vykdymo aspektų, pažvelgsime į „Motinos dienos renginį“, kurį organizuoja Čikagos Y-ME krūties vėžio organizacija.

Y-ME motinos dienos krūties vėžio fundraiser Walk

Y-ME įkūrė du krūties vėžio išgyvenusieji 1979 metais. Ne pelno mokestis buvo geriausiai žinomas dėl daugiakalbės krūties vėžio karštosios linijos programos krūties vėžiu sergantiems pacientams. Programa buvo pripažinta vienintele 24 valandų nemokamą karštąją liniją, kurioje dirba tik krūties vėžio išgyvenę asmenys, kurie yra apmokyti kolegų konsultantai. Tačiau organizacija taip pat surengė metinį lėšų rinkimo vaiką motinos dieną, kuri palaikė jų programas ir paslaugas. Atgal 2007 m. „Y-ME“ surinko daugiau nei 7 milijonus dolerių su beveik 43 000 vaikščioti iš 12 miestų.

Iki 2008 m. Dalyvavo 15 miestų. Deja, „Y-ME“ 2012 m. Uždarė duris, tačiau jos kasmetinio lėšų rinkimo palikimas yra puikus atvejo tyrimas nepelno renginių planuotojams.

Daug Y-ME lėšų rinkimo sėkmės galima priskirti organizuotam požiūriui į planavimą ir pirmiausia stebėti svarbiausius tikslus. Liz Klug, buvęs organizacijos specialiųjų renginių direktorius, po to, kai buvo užregistruotas 2007 m., Tai sakė: „Mes turime planą įvairiems laiko planavimo etapams. Taigi, mes imsimės veiksmų, kad skatintume tuos kritiškiausius momentus, kad įsitikintume, jog esame sėkmingi. Pavyzdžiui, mieste, kuriame galime pirmą kartą surengti renginį, turime sutelkti dėmesį į tai, kad mes turėtume puikią vietą ir vietą, kur žmonės norės grįžti.

Kelyje, mes galime sutelkti dėmesį į tai, į kurias kavines mes atsisakysime. “Pažvelkime, kaip„ Klug “ir„ Y-ME “renginių planavimo komanda organizavo tokį sėkmingą renginį.

Planavimas 1 žingsnis: skaičiaus analizė

Bendruomenės pasivaikščiojimo ar panašaus renginio priėmimas reikalauja sutelkti kelis skirtingus sudedamuosius tikslus, bet galiausiai renginį organizuojanti asociacija ar labdara tai daro, kad gautų pinigų už jų priežastis. Todėl pirmasis žingsnis planuojant kitą įvykį vyksta, kai baigsis dabartinis įvykis, ir didžiąją dalį šio darbo supa „numeriai“.

„Mes atidžiai pažvelgėme į numerius po įvykio pabaigos“, - aiškina Klugas: „Mes lyginome tai, kaip mes darėme šiais metais, palyginti su ankstesniais metais. Mes žiūrėjome į dalyvių patirtį. Įvertinome savo rėmimo kategorijas. Mes atsakėme į bet kokius neatidėliotinus el. Laiškus apie įvykius. “Renginių planuotojai taip pat imsis neatidėliotinų veiksmų, kad užtikrintų, jog visi šiais metais dalyvaujantys asmenys tęstųsi kitais metais.

Klugas taip pat iškrenta į detales. Savo vertinimuose ji žvelgė į viską, kiek iš savanorių, dalyvavusių platinamų marškinėlių kiekyje. Tada ji paklaustų, ar jai reikia daugiau ar mažiau kitiems metams.

Planavimo laikas

Tiems, kurie organizuoja bendruomenės lėšų rinkimo taką, svarbu žinoti, kokių veiksmų reikia imtis įvairiais laikais. Dauguma neprofesionalų neturi daugybės darbuotojų ir savanorių komitetų narių prabangos, kad galėtų paskatinti įvykio sėkmę. Tačiau planuotojai pripažįsta, kad jie turi užtikrinti, kad jie glaudžiai bendradarbiautų su miesto mero kabinetu ir viešųjų darbų skyriumi, kad įvyktų viešame kalendoriuje.

Klug siūlo, kad pirmasis žingsnis po praėjusių metų skaičiaus analizės - sutelkti dėmesį į įmonių įdarbinimą. Jei renginys nėra nauja programa, svarbu, kad šių metų renginys būtų užbaigtas iškart po šių metų renginio. „Mes sutelkėme dėmesį į rėmėjų atnaujinimą, kai pristatėme renginio apibendrinimo ataskaitą“, - sako Klug. Ji taip pat siūlo šiuos akcentus planuotojams, norintiems organizuoti bendruomenės pėsčiomis kaip lėšų rinkimo renginį:

  • Nustatykite įmonių rėmėjus
  • Plėtoti vaikščiojimo komandos programas
  • Nustatykite įvykių veiklą
  • Pradėkite vaikščioti į darbą
  • Baigti įvykių logistiką
  • Laikykite įvykį
  • Laikykite „ačiū“ renginį
  • Įvertinkite ir pradėkite kitą įvykį

Y-ME taip pat samdytų išorės logistikos įmonę, kad galėtų tvarkyti daugelį savo logistikos reikalavimų. Tačiau vienas iš naudingiausių buvo įdiegti internetinę registracijos sistemą.

Registracijos internetu sistema sėkmė

Y-ME greitai sužinojo apie interneto naudojimo internetu registravimo svarbą ir nuo šiol labai pasisakė už tai, kad būtų naudojama internetinė registracija ir lėšų rinkimas.

Jie investavo į internetinės sudėties santykių valdymo sistemą, kuri taps 2003 m. Ši sistema yra asmeninė interneto svetainė, skirta savanoriams, kad jie galėtų pateikti asmeninius prašymus dėl donorystės ir kito dalyvavimo. Ji užfiksuoja informaciją į vieną duomenų bazę ir tarnauja kaip komandos kapitonų vaikščiojimo priemonė, skatinanti jų narius.

Dalyviai internete padidėjo nuo 4 000 iki 11 594. Online dovanos padidėjo nuo 5000 iki 19 650. Y-ME komanda tikėjo, kad ji prisidėjo prie 2,35 mln. Dolerių tikslo, ir kaip technologija sumažino administracines išlaidas apie 20 000 dolerių.

Tokia sistema taip pat gali tapti svarbia komunikacijos priemone, leidžiančia organizacijai sekti ir toliau įtraukti sudedamąsias dalis po pačios lenktynių dienos.

Race Day Timeline

Bendruomenės pasivaikščiojimai dažniausiai planuojami ryte. Priklausomai nuo ženklų ir vietos sudėtingumo, renginys gali būti pradėtas nuo savaitės iki renginio pradžios, o didžioji dalis veiklos vyksta prieš porą dienų iki vaikščiojimo.

Kai „Y-ME“ planuoja savo metinį lėšų rinkimo renginį, komanda paprastai stengtųsi apriboti plotą, kuriame jie vaikščiojo, kad nereikėtų daug laiko, reikalingo tam tikroms operacijų užduotims atlikti, pavyzdžiui, gatvių uždarymui. Jų vaikščiojimas apskritai buvo nekonkurencingas, todėl taip pat padėjo jiems neatsižvelgti į reikalavimus, reikalingus konkurencingesnėms lenktynėms.

Pats varžybų dienos grafikas paprastai vyko taip:

  • Renginių planavimo komanda atvyksta (2,5 valandos prieš vaikščiojimą)
  • Savanorių registracija (2 valandos iki vaikščiojimo)
  • Rėmėjo registracija ir sąranka (2 valandos prieš vaikščiojimą)
  • Registracija prasideda (1,5 val. Prieš vaikščiojimą)
  • Pradžios linijos sąranka (30 minučių iki vaikščiojimo)
  • Atidarymo ceremonijos (10 minučių iki vaikščiojimo)
  • Race prasideda
  • Pagrindinis etapas Pramogos prasideda (praėjus 1 valandai nuo vaikščiojimo pradžios)
  • Oficialios pagrindinės scenos pastabos (pasibaigus vaikščiojimui; 1,5 valandos ženklas)
  • Programa oficialiai baigiasi (praėjus 3 valandoms nuo vaikščiojimo pradžios)
  • Įvykių suskirstymas prasideda (oficialiai pasibaigus įvykiui)

Patarimai, kaip planuoti bendruomenę

Toms organizacijoms, kurios suinteresuotos vaikščioti ar važiuoti pirmą kartą, „Klug“ siūlo keletą pasiūlymų, kurie padės užtikrinti sėkmingą renginį.

  • Pradėkite nuo šiltų laidų, įskaitant gerai prijungtus savanorius, rėmėjus ar didelę komandą. Nustatykite išmatuojamus rezultatus.
  • Įvertinkite konkurentų įvykius savo mieste / vietovėje, kad nustatytumėte jų geriausią praktiką ir tobulintinas sritis.
  • Dirbkite su miesto mero biuro ir parko rajonais, kad aptartumėte reikiamus leidimus ir renginio logistiką: laiką, vietą, dalyvių skaičių. Įsitikinkite, kad esate pasirengę šiems susitikimams.
  • Suprasti savo biudžetą ir įsitikinkite, kad naujos veiklos atveju išlaikysite savo veiklos išlaidas iki 25–30%. Kai kurios labdaros organizacijos sieks 15-20% visų išlaidų.

  • Užtikrinkite, kad rėmėjai įsisavintų 100% savo renginio veiklos išlaidų.


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

✔ - Kaip pranešti savininkui Sveikatos departamentui

✔ - EBay tyrimas, kurį turėtumėte atlikti kaip pardavėjas

✔ - Kas yra eBay AutoCheck ir ką tai man pasakoja?


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!