Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Kaip parašyti verslo išlaidų ataskaitą (su pavyzdžiu)


Jei turite mažą verslą, anksčiau ar vėliau, turėsite sekti savo įmonės kasdienes išlaidas, kai statote savo įmonę nuo žemės.

Tai gali atrodyti nereikalinga, kai pradėsite pirmą kartą, nes jūsų mažesnės kapitalo išlaidos gali pasirodyti esančios nepagrįstos ir nedidelės įtakos jūsų verslui. Bet kuo greičiau pradėsite tvarkyti verslo išlaidų ataskaitą reguliariai, tuo mažiau darbo turite atlikti mokesčių sezono metu ir tuo metu, kai jūsų veiklos kapitalas yra mažas.

Kas yra verslo išlaidų ataskaita?

Jei pavadinimas yra bet kokie požymiai, verslo išlaidų ataskaitos atrodo taip, tarsi jie stebėtų kiekvieną centą, kurį praleidžiate vykdydami savo įmonę, tačiau nors tai yra tikra mūsų dalis, tai nėra būtent jie. Išlaidų ataskaitos iš esmės yra tokios, kad atitiktų visus pinigus, išleistus kelionėms, maitinimui, apgyvendinimui, mokymui, atsitiktiniams atvejams ir pramogoms, kurias darbuotojas ar verslo savininkas perka iš savo kišenės, o ne naudodamas anksčiau suteiktą dienpinigį.

Forma arba ataskaita užpildoma reguliariai (paprastai kas mėnesį arba kas ketvirtį), tada pateikiama įmonės buhalteriui, mokėtiniems skyriams ar savininkui. Kai išlaidos pateisinamos pirkimu ir įmonės patvirtinimu, ataskaitą pateikusiam asmeniui išsiunčiamas patikrintas išlaidų padengimas.

Priežastys, dėl kurių turite naudoti verslo išlaidų ataskaitą

Išlaidų ataskaitos gali būti varginantis darbas, bet galiausiai jie tarnauja bendrovės interesams finansinio ginčo ar audito atveju. Reguliariai pateikdami šias ataskaitas, galite užtikrinti, kad jūs ir jūsų darbuotojai biudžetą tinkamai finansuojate, kad jūsų verslui būtų užtikrintas finansinis saugumas, taip pat išlaikyti įmonės moralę ir geranoriškumą.

Nė vienas darbuotojas (ar įmonės savininkas) niekada nenorėtų panaudoti savo asmeninių lėšų darbui, kurį jie samdo, atlyginti. Taigi išlaidų ataskaitos laikymas ir pateikimas palieka visas dalyvaujančias šalis geresnę finansinę situaciją nei leidžia darbuotojui ar savininkui, o ne bendrovei, prisiimti tokias išlaidas.

Jei esate „solopreneur“ arba dirbate mikroįmonėje, išlaidų ataskaitos gali būti kvailios, bet vėlgi jos yra tokios pat svarbios jūsų įmonei, kaip ir darbuotojui korporacijoje, pavyzdžiui, „Apple“ ar „Disney“. Stebėjimas, kur jūs išleisite savo lėšas, kad užsiimtumėte savo smulkiojo verslo profesine veikla, yra jūsų įmonės fiskalinės kontrolės dalis ir turėtų būti naudojamas, kai pateikiami mokesčiai, kad būtų tiksliai atsižvelgta į tai, kiek pinigų jūsų įmonė praleido per metus.

Kaip sukurti išlaidų ataskaitą, pritaikytą jūsų verslui

Atskiros pramonės šakos gali diktuoti, ką jūsų smulkiojo verslo išlaidų ataskaitos formose turi būti, atsižvelgiant į tai, kokios išlaidos yra standartinės jūsų verslui. Pvz., Jei daugelis jūsų darbuotojų yra pardavinėjami, ir tikimasi, kad jie kartais į pietus ar vakarienę pateks į potencialius ir įsitvirtinusius klientus, jūsų įmonės išlaidų ataskaitos forma turėtų atspindėti pardavimų grupės nario galimybę pateikti kvitą už maistą ir pramogų bei išlaidų detalės, kad jos galėtų būti kompensuojamos už sumą, išleistą klientui.

Todėl jūsų įmonės išlaidų ataskaitos formoje turi būti standartinis patiekalas arba maitinimo kodas.

Kitas pavyzdys, kaip efektyviai pritaikyti savo smulkiojo verslo išlaidų ataskaitas jūsų poreikiams, yra kodas arba įrašas, skirtas mokymams ar konferencijų mokesčiams. Šiandien daugelyje pramonės šakų, norint išlikti konkurencinga, būtina išlaikyti naujausias technologijas, idėjų idėjas ir sertifikavimo pratęsimus. Jei jūsų įmonė nereguliariai atsiskaito už tokius įvykius ir seminarus metiniame biudžete, tuomet ši galimybė įtraukiama į individualų išlaidų ataskaitą kompensavimui yra patogus ir protingas pasirinkimas.

Bendrųjų verslo išlaidų ataskaitų šablonus arba pavyzdžius galima lengvai rasti internete, tačiau kiekvienas smulkus verslas yra unikalus ir turėtumėte pabandyti pakeisti bet kokius šablonus, kad atspindėtų konkrečius verslo poreikius. Kartais šie šablonai spausdinami tik popieriaus formatu, o kiti yra skaitmeniniai. Bet kokiu atveju, nepamirškite įsitikinti, kad visos išlaidos, kurių prašoma kompensuoti, yra patvirtintos sąskaitoje faktūroje arba kvite. Tai ne tik patikima priemonė jūsų buhalterijos rinkmenoms, bet taip pat gali būti reikalinga, jei reikės atlikti mokesčių auditą.

Jei anksčiau niekada nenaudojote išlaidų ataskaitos ir negalite nustatyti, ar norite naudoti popierinę formą ar internetinę parinktį, pradėkite nuo popierinės ataskaitos tol, kol įpratęs užpildyti vieną prieš perkeldami į debesies pagrindą paslauga arba skaitmeninis taikymas.

Toliau pateikiamas pagrindinio smulkaus verslo išlaidų ataskaitos pavyzdys:

išlaidų ataskaitos pavyzdys

Šis šablonas gali būti supaprastintas, tačiau jame nurodomas minimalus jūsų įmonės išlaidų ataskaitų stebėjimo būdas, kurį galima lengvai keisti, kad būtų įtrauktos daugiau kategorijų ar įvairių įvykių. Darbuotojai, kurie kasmet vyksta į konferencijas, pramogauja klientus ar dalyvauja keliuose mokymų seminaruose ir sesijose, turėtų turėti galimybę įvesti visą informaciją apie kiekvieną mėnesį (ar ilgiau) kiekvienoje formoje.

Jei aukščiau pateiktas šablonas yra pernelyg pradinis, paprastas internetinis paieška gali atskleisti didelį pasirinkimą iš popieriaus ir skaitmeninių išlaidų ataskaitų parinkčių. Jei jus domina debesys pagrįstos išlaidų ataskaitų sekimo paslaugos, tokios įmonės kaip „Procurify“, „Zoho Expense“ ir „Rydoo“ siūlo populiarias sistemas, dėl kurių išlaidų įrašymas yra paprastas ir intuityvus.

Kaip imtis „Small Business“ fiskalinės kontrolės

Smulkiojo verslo savininkai būtų protingi pradėti naudoti išlaidų ataskaitas, kai tik jie galės pradėti savo įmonę. Be to, kad suteiktumėte jums galimybę stebėti, kur vyksta bet kuriuo metu jūsų smulkiojo verslo pinigai, jie leidžia jums pasirengti mokesčių sezonui ir pasilikti prieš auditą, taip pat užtikrinti, kad darbuotojai, kurie jaučiasi vertinami, žinotų savo įmonę padengia patirtas išlaidas, kai jie buvo sutelkti į darbą.

Sėkminga kompanija yra ta, kurioje fiskalinė kontrolė yra tvirtai apsaugota įmonės savininkų rankose, o sukurta verslo išlaidų ataskaitų sistema gali padėti tai pasiekti.


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

✔ - Įmokos maržos pajamų ataskaita

✔ - Atsakomybės draudimas ir pareiga ginti

✔ - Kas yra skolos aptarnavimo santykis verslo paskoloje?


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!