Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Žinokite savo verslo elektroninio pašto etiketo taisykles

El. Pašto naudojimo versle dokumentai


El. Paštas tapo toks populiarus, kad kai kuriais atvejais žmonės dažniau naudojasi telefonu. Kadangi rašytinis žodis gali būti lengvai suprastas, tinkamo el. Etiketo supratimas yra būtinas verslo aplinkoje.

Deja, daugelis žmonių nesupranta, kaip naudoti el. Paštą savo naudai, o nauda, ​​kurią ji gali suteikti verslui, dažnai praleidžiama. Šios el. Pašto etiketo taisyklės gali padėti jūsų darbuotojams kurti efektyvius ir efektyvius el. Laiškus.

  • 01

    Siųsti tik aiškius ir glaustus el. Laiškus

    Verslininkas Patikrinti elektroninį paštą internete nešiojamuoju kompiuteriu

    Pirmoji gero elektroninio pašto etiketo taisyklė - vengti ilgų laiškų, kuriuose yra nepageidaujamos informacijos ir nereikšmingų faktų. Laikykitės dalyko, apie kurį pranešama, ir naudokite kuo mažiau žodžių. Jei jums reikia sprendimo, paprašykite. Jei reikia informacijos, paprašykite. Jei norite, kad kas nors imtųsi veiksmų, paprašykite. Nedarykite savo skaitytojų abejonių, kodėl susisiekiate su jais. Kai rašote el. Laišką, pagalvokite apie tai kaip nežinojimo darbą. Nedarykite to paslaptimi.

  • 02

    Visada naudokite reikšmingą temą

    Niekada nepalikite tuščio el. Laiško temos. Tuščia temos eilutė gali tapti jūsų el. Pašto žymelėmis kaip šlamštas, ir ji niekada nepasieks savo tikslo. El. Laiškai, kuriuose yra tuščių temų, taip pat dažnai nepastebimi, ypač jei numatomas gavėjas paprastai gauna daug laiškų bet kurią dieną. Visada naudokite teminę eilutę, kuri tinkamai atspindi jūsų el. Laiško turinį. Tai padės jūsų gavėjams efektyviau surūšiuoti el. Laiškus ir paskatins greičiau atsakyti į jūsų el. Paštą.

  • 03

    Venkite ekstravagantiškai formatuotų el. Laiškų

    Siųsti el. Laiškus profesionaliais formatais. Venkite spalvotų šriftų ir nuotraukų fonams. Šie prijungimai gali atitraukti skaitytoją arba padaryti jį sunku skaityti. Bet kokie fono vaizdai, kuriuos pridėjote, gali ištempti jūsų el. Laiško failo dydį. Tai gali priversti lėtą ryšį turinčius gavėjus laukti ilgai trukusio pranešimo atsisiuntimo. Tai gali priversti gavėjus su lėtomis jungtimis laukti agonizuojančio laiko, kol jūsų pranešimas bus atsisiunčiamas.

    Jei jūsų įmonė primygtinai reikalauja, kad naudodami tam tikrą el. Pašto siuntinį naudokite tam tikrą el. Įmonės logotipas ir parašo eilutė gali sukurti profesionalų vaizdą į jūsų el.

  • 04

    Siųsti atsakymus laiku

    Negalima laukti, kol žmonės laiku atsiųs atsakymus į jų el. Nedelsdami atsakykite aiškiai ir glaustai. Jei jums reikia daugiau laiko tirti atsakymą arba surinkti daugiau informacijos, pasakykite savo el. Pašto siuntėjui, kada jie gali tikėtis atsakymo.

  • 05

    Naudokite „Out-of-Office Reply Tools“

    Jei būsite atokę nuo biuro ir negalėsite perskaityti el. Laiško, naudokite el. Pašto sistemos ne darbo įrankį, kad automatiškai atsakytų visiems, kurie bando su jumis susisiekti. Įsitikinkite, kad automatinis atsakymas leidžia siuntėjams žinoti, kada jie gali tikėtis gauti atsakymą.

  • 06

    Negalima verkti vilnos su aukštais prioritetais

    Dauguma el. Pašto sistemų leidžia jums pažymėti el. Laišką kaip „Aukštas prioritetas“ arba „Skubėti“. Nedarykite šio numatytojo el. Pašto žymos. Naudokite jį taupiai arba gavėjai ignoruos prioritetinę vėliavą. Kai galiausiai atsiunčiate tikrai svarbų el. Laišką, jis negaus jo nusipelno dėmesio.

  • 07

    Apsvarstykite, ar būtina „Atsakyti visiems“

    Negalima instinktyviai paspausti mygtuką „Atsakyti visiems“ kiekvienam el. Laiškui, kuriame yra keli siuntėjai ar gavėjai. Apsvarstykite temą ir nuspręskite, kam reikia skaityti jūsų atsakymą. Nuolat neatsakydami į kiekvieną asmenį, greitai gausite „verslo šlamšto“ reputaciją, o žmonės gali pradėti ignoruoti jūsų el. Laiškus.

  • 08

    Atskiros verslo ir asmeninės el. Pašto paskyros

    Jei tai nėra skubus atvejis, niekada nenaudokite savo verslo el. Laiško asmeniniam susirašinėjimui. Net jei turite savo verslą, verta turėti dvi atskiras el. Pašto paskyras. Tai leis jums teikti pirmenybę jūsų el. Laiškams ir išlaikyti nesusijusius asmeninius pranešimus iš verslo tinklo.

  • 09

    Naudokite „Professional Email Account“ vardus

    Naudokite savo vardą kaip bet kurio verslo el. Pašto adreso dalį. Pavyzdžiui, [email protected] arba [email protected] Venkite slapyvardžių, rankenų, monikatorių ar neaiškių nuorodų. Pavyzdžiui, nenaudokite [email protected] arba [email protected]

  • 10

    Ar el. Laiškas yra geriausias šiam atsakymui?

    Nenaudokite el. Laiško kaip vienintelės komunikacijos priemonės. Ne visi pranešimai yra tinkami el. Laiškai, ir bus kartų, kai trumpas pokalbis telefonu ar trumpas biuro vizitas gali būti veiksmingesnis būdas perduoti pranešimą. Susitikimas ar pokalbis telefonu gali įvesti žmogiškąjį elementą į sąveiką, o tai gali padaryti skirtumą, kai bandote paaiškinti kažką arba norite įtikinti ką nors imtis veiksmų.

  • 11

    Būkite jautrūs ir prieinami

    Niekada nenaudokite el. Pašto, jei norite nutraukti santykius ar sutartį. Profesionaliame verslo susirašinėjime visada pateikite parašo eilutę, kurioje pateikiami alternatyvūs būdai susisiekti su jumis. Pavyzdžiui, galite įtraukti savo biuro, fakso ir mobiliųjų telefonų numerius bei biuro pašto adresą.

  • 12

    Venkite siųsti masinius priedus

    Niekada nežinote, kaip ir kur jūsų gavėjas turės prieigą prie savo el. Mobilieji įrenginiai gali pradėti atsisiųsti failą prieš prašydami naudotojo patvirtinti atsisiuntimą. Tai gali užtrukti ilgai ir vartoti pralaidumą, kurį gavėjas turi sumokėti. Laikykite bendrą priedų dydį iki 50 MB.

    Jei turite siųsti didelį failą, pirmiausia susisiekite su gavėjais ir paklauskite, kaip jie norėtų gauti failą. Failą galite siųsti ir failų perkėlimo paslauga.

  • 13

    Pagalvokite prieš siunčiant šį el. Laišką

    Galiausiai pasiimkite akimirką ir apsvarstykite, ką parašėte prieš paspausdami mygtuką „siųsti“. Ar tai neturėtų būti siunčiama el. Paštu? Ar asmeninio pobūdžio ir netinkama naudoti įmonės el. Pašto sistemą? Ar parašėte el. Laišką, kai jis buvo piktas, ir įtraukėte paslaptis, kurios vėliau gali būti apgailėtinos? Jei taip, paspauskite mygtuką „Ištrinti“.


  • Video Iš Autoriaus:

    Susiję Straipsniai:

    ✔ - 8 Geriausi nešiojamieji kompiuteriai, įsigyti 2019 m

    ✔ - Išaiškinti komercinio nekilnojamojo turto nuomos dokumentai

    ✔ - Kaip vienintelis savininkas moka verslo mokesčius


    Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!