Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Susitikimų planavimas - konferencijų ir konferencijų organizavimas


  • 01

    Patarimas: į įvykius įtraukite naujas naujas technologijas

    MPI logotipo „Fogscreen“ ekranas

    2008 m. MPI WEC renginio planavimo patarimai

    Susitikimų ir renginių planuotojai visada ieško naujų renginių planavimo patarimų, ar tai būtų naudinga jų kitam susitikimui, ar tiesiog žinoti, ką kiti daro, kad galėtų patvirtinti kai kuriuos jų metodus.

    Taip yra todėl, kad susitikimų ir renginių planuotojai organizuoja daug susitikimų, o metinė konferencija ar kongresas yra puiki programa, kuriai taip pat reikia daug susitikimo planavimo idėjų.

    Turint tai omenyje, atrodo tikslinga peržiūrėti kai kurias susitikimų planavimo idėjas ir renginių planavimo patarimus, kuriuos naudoja viena iš profesijos vadovų: „Meeting Professionals International“ (MPI) visus metus rengia daugybę konvencijų. Šie renginių planavimo patarimai pagrįsti 2008 m. Rugpjūčio mėn.

    Planuojant konvenciją, susitikimų planuotojai apsvarstys, kaip į programą įtraukti naujas technologijas. MPI naudojo rūko ekraną.

    Įsivaizduojamas migloto ekrano technologijos, naujos technologijos, apima įmonių logotipų, pranešimų ir kitų vaizdų projekciją. Renginių ir susitikimų planuotojai turėtų žinoti apie būsimas technologijas ir kaip / kada juos naudoti įvairiose programose.

    „MPI WEC“ 2008 m. Atidarymo priėmimas, kurį remia „Harrah's“ susitikimai „Caesar Palace“, Las Vegase, dalyviai vaikščiojo pro MPI logotipo rūko ekraną, kai jie pateko į atidarymo kokteilių priėmimą. Cezario rūmų tikslas buvo parodyti, kaip jie gali pakeisti statinio kambario aplinką, paaiškino „Cezario rūmų viešojo maitinimo / konferencijų ir renginių vykdantysis direktorius Reina Herschdorfer“.

    „Fogscreen“ technologija - tai nauja technologija, kuri yra sausa, todėl lankytojai ir svečias nueis per rūko ir susikaupia.

  • 02

    Patarimas: įvykių planavimo kontrolinis sąrašas, kad visos šalys dalyvautų renginiuose prieš renginį

    Vykdomasis virėjas ir komanda „Caesar“, skirta „MPI WEC 2008“

    Vietos turi savo renginių planavimo kontrolinį sąrašą, kad užtikrintų sklandų specialių renginių ir susitikimų veiklą prieš programos vykdymą.

    Kaip renginio planavimo kontrolinis sąrašas, renginių ir susitikimų planuotojai turi galutinį pasivaikščiojimą ar prieš konferenciją („pre-con“) susitikimą su konferencijų vadovais, įskaitant maitinimo paslaugas. Tai laikas, kai renginių planuotojai peržiūrės gamybos ir konfigūravimo pažangą, maistą ir gėrimus ir pateiks prašymus dėl bet kokių pokyčių prieš įvykį.

    Pati vieta taip pat rengia susitikimus su savo darbuotojais ir asmenimis, atsakingais už įvykio vykdymą. „Ceasar's Palace“, Las Vegase, vykdomasis virėjas susitiko su virėjais, kurie buvo atsakingi už maitinimo paslaugų veiklą MPI WEC 2008 atidarymo priėmime.

    Buvo įsteigtos keturios stotys, kurios tarnauja šešiems skirtingiems karštoms prekėms, o ledo skulptūrų baras buvo įkurtas tarnauti septyniems skirtingiems sushi tipams.

  • 03

    Patarimas: Konvencijos „Kokteilių“ priėmimai turėtų būti protingi

    „MPI WEC 2008“ sveikinimo priėmimas „Ceasar“ Las Vegase

    Svarbu, kad renginių planuotojai sukurtų specialius renginius, įskaitant kokteilių priėmimus, kuriuose būtų elementų, kurie susiję su penkiais pojūčiais.

    „Caesar Palace“, Las Vegase, kokteilių priėmimas pavertė salę į erdvę, kuri buvo per visą vakarą. Su 2 milijonų dolerių biudžetu „Harrah's“, Las Vegaso „Caesar“ ir „Susitikimai“ planuotojai dirbo su gamyba, dizainu, maitinimo specialistais ir kitais, kad parodytų savo gebėjimą keisti aplinką.

    „Mes turėjome 180 minučių vaizdų ir muzikos, kurios pasikeitė kas tris ar keturias minutes“, - sakė Reina Herschdorfer, „Cezario rūmų viešojo maitinimo / renginių ir renginių vykdantysis direktorius. Ji taip pat sukūrė kambario elementus interaktyviai su ekrano vaizdais. Kai ekrane pasirodė rožių žiedlapiai, kambarį užpildė ir rožių žiedlapiai. Taip pat buvo ir kitų specialių įvykių elementų, pvz., Burbulų, atveju. Tai sustiprino idėją, kaip gamta ir abstraktus darbas kartu sukuria psichodelinį poveikį (vienas iš Herschdorfero tikslų).

    Herschdorferas taip pat pabrėžė Cezario ketinimą pristatyti maistą kaip renginio elementą. „Maistas yra menas. Tai apie virėjai ir maisto grožį“, - pridūrė ji.

  • 04

    Patarimas: Padarykite dalyviams ir svečiams unikalią ir ypatingą atvykimą

    Susitikimų planavimas - konferencijų ir konferencijų organizavimas: organizavimas

    Raudonojo kilimo linija yra puikus būdas, kad dalyviai jaustųsi unikalūs ir ypatingi, kai atvyksta į susitikimus ir kitus ypatingus renginius.

    „Mandalay Bay“, Las Vegase, vadovybė ir personalas sukūrė raudoną kilimą, norėdamas pasveikinti dalyvius, kai jie kreipėsi į atidarymą.

    Akivaizdu, kad dalyvių sulaukė valandų ilgo susižavėjimo. Ir sukurti elementą, kuris maloniai nustebintų renginių planuotojus, yra pats teiginys.

    Raudonojo kilimo linijos sukūrimas yra paprastesnis nei dauguma. Tai paprasčiausias dalykas, turintis pakankamai asmenų, kurie yra susiję su renginiu, kad jie būtų prieinami tuo metu, kai svečiai atvyksta. „Mandalay Bay“ tiesiog paskambino į įvairius departamentus elektroniniu paštu ir darbuotojai buvo malonu dalyvauti.

  • 05

    Patarimas: Organizacijos vadovai nustatykite posėdžio darbotvarkės etapą atidarymo pastabose

    2008 m. WEC prezidentas ir generalinis direktorius Bruce MacMillan

    Siekiant pradėti konvencijas, pirmajame posėdyje tikimasi, kad lyderiai atidarys pastabas apie įvykio susitikimo darbotvarkę.

    Sudarydami kongreso ar konferencijos susitikimo darbotvarkę, renginių ir susitikimų planuotojai turi naudoti atvirą bendrąją sesiją, kad lyderiai sustiprintų programos tikslus ir pagrindinius pranešimus.

    2008 m. Rugpjūčio mėn. Las Vegaso Mandalay įlankoje vykusioje MPI WEC 2008 m. Rugpjūčio mėn. „MacMillan“ pabrėžė, kad Kongresas akcentuoja profesines žinias, technologijų naudojimą, kad praturtintų susitikimus (o ne ją pakeistų), ir jo nuomonę, kad pramonės ateitis ir toliau augs.

    Svarbu įsitikinti, kad pranešimas yra tinkamas tiems, kurie dalyvauja renginyje, ir kad jis yra nukreiptas į tų, kurie lanko, įskaitant ir tuos, kuriuose jie gyvena, interesus. Daugiau nei 4500 dalyvavo MPI WEC, didžiausiame MPI lankomumo istorijoje. „MacMillan“ nurodė MPI pasaulines iniciatyvas ir pateikė pasaulinių tendencijų pavyzdžius.

  • 06

    Patarimas: Valdybos vadovai turėtų pabrėžti „Atidarymo sesijų“ pasiekimus

    MPI pirmininkė Angie Pfeiffer

    Kasmetinėms konferencijoms ir kongresams svarbu, kad valdybos vadovai pabrėžtų ankstesnius pasiekimus ir tikslus.

    Tikimasi, kad organizacijos lyderystė išryškins ankstesnius pasiekimus, nes jie nustatė ateinančių metų etapą. „Angie Pfieffer“, 2007–2008 m. MPI pirmininkas, pabrėžė strateginius imperatyvus, kurie buvo nustatyti MPI per savo kadenciją.

    Per praėjusius metus MPI iš naujo apibrėžė savo strateginius poreikius susitikimų pramonei, o „Pfeiffer“ pabrėžė:

    • Vystykitės į pasaulinę bendruomenę
    • Reimagine verslo santykius su skyriais
    • Pakelkite nario pokalbį ir patirtį
    • Sukurkite puikią organizaciją

    Pateikdama organizacijos pasiekimus, ji suteikia nariams ir kitoms suinteresuotosioms šalims galimybę suprasti pagrindines iniciatyvas ir tikslus. Tai svarbu visose pramonės šakose ir susitikimuose.

  • 07

    Patarimas: Įtraukti įmonių pramogų elementus į Konvencijos darbotvarkę

    Larry Luteran ir Nathan Burton MPI WEC 2008

    Svarbu, kad susitikimų planuotojai įtrauktų verslo pramogas į konvencijos darbotvarkę - tai padeda suskaidyti oficialius pranešimus.

    Planuojant konvenciją, svarbu, kai tik įmanoma, įtraukti vietos bendruomenės elementus į temą. Kadangi Kongresas buvo Las Vegase, MPI WEC 2008 organizatoriai turėjo visas galimybes.

    Atidarymo bendroji sesija buvo planuojama dvi valandas, todėl, norint išspręsti pristatymų formalumus, į darbotvarkę buvo įtrauktos vietos temos ir pramogos.

    Las Vegasas Maganas Nathanas Burtonas pasidžiaugė dalyviais ir užbaigė verslo pramogas 2008-2009 m. Pirmininkui Larry Luteranui stebuklingai pasirodydamas savo auditorijai.

  • 08

    Patarimas: Bendrųjų sesijų atidarymas turėtų palikti dalyviams energiją

    „Drum Cafe“, MPI WEC 2008

    Veiksminga atidarymo bendroji sesija turėtų apimti įvairius garsiakalbius ir pramogas, kad lankytojų dėmesys būtų išlaikytas, ypač ilgesnėms sesijoms.

    Baigiamosioms bendrosios sesijos pastaboms sekė „Drum Cafe“ pasirodymas, žinomas dėl komandos kūrimo ir interaktyvių būgnų pramogų.

    „Drum Cafe“ naudoja Afrikos būgnus ir mušamuosius, kad sukurtų auditoriją. Ir nors MPI įtraukė savo veiklos rezultatus, kai kurie renginių planuotojai įtraukia šio tipo veiklą kaip praktinę patirtį grupėms (suteikdami dalyviams būgnus).

    „Drum Cafe“ grojo daugiau nei valandą, o kai kurie žmonės liko klausytis, o kiti girdėjo energijos iš bendrosios sesijos kambario, nes jie praėjo pro pagrindinį prieškambarį.

  • 09

    Patarimas: kiekviena konvencija apima parodą su parodų kabinomis

    WEC MPI 2008 paroda

    Beveik kiekvienas kongresas ar konvencija įtraukia parodos ar parodų salę kaip darbotvarkės dalį.

    Ekspozicija suteikia galimybę pramonės tiekėjams ir rėmėjams susitikti su konvencijos dalyviais.

    Tradicinė ekspozicija gali būti vertinama labiau kaip „prekyvietė“, jei konvencijos ir konferencijos apriboja valandas, kai parodų salė yra atvira, ir vengti tuo metu vykstančių mokymo sesijų planavimo, kad dalyviai galėtų maksimaliai padidinti savo laiką su svarbiais dalyviais.

    Ekspozicija padės užtikrinti bendrosios konvencijos išlaidas ir asocijuotųjų organizatorių veiklos pajamas.

  • 10

    Patarimas: nustatykite profesinio tobulėjimo temas pagal įgūdžius ir auditorijos lygį

    MPI WEC 2008 Andrea

    Konferencijos organizatoriai nustato profesinio tobulėjimo seminaro temas, kuriose atsižvelgiama į dalyvių įgūdžių lygį ir vystymosi interesus.

    MPI nustatė seminarų temas pagal auditorijos lygį, įskaitant naujokus, tarpinius ir pažangius. Tada MPI surengė pertraukas į 13 įgūdžių šeimų, kad padėtų dalyviams optimizuoti savo mokymosi patirtį:

    • Analizės ir proceso sprendimas
    • Verslo valdymas
    • Komunikacija
    • Švietimo ir turinio kūrimas
    • Finansų valdymas
    • Tarpasmeniniai santykiai / santykiai
    • Tarptautiniai santykiai
    • Rinkodara
    • Susitikimų valdymas
    • Žmonių valdymas
    • Projektų valdymas / darbo planavimas
    • Strategija
    • Technologijos

    MPI dalyviams suteikė galimybę suplanuoti sesijas internetu, suskirstyti sesijas pagal įgūdžių šeimas ir auditorijos lygius.

  • 11

    Patarimas: lėšų rinkimo idėjos turėtų vystytis kasmetiniuose susitikimuose

    Rendezvous lėšų rinkimo renginys

    Susitikimų ir renginių planuotojai turėtų rengti lėšų rinkimo renginius, kurie yra kasmetinės konferencijos ar konvencijos dalis, siekiant padidinti lėšų rinkimo vertę.

    Galbūt geriausias būdas pritraukti lėšų rinkimo bazę yra surengti specialų lėšų rinkimo renginį kasmetiniame suvažiavime ar konferencijoje. Galų gale, tai yra laikas, kai žmonės turi lėšų rinkimo temas ir klausimus, kurie kelia protą.

    „MPI WEC 2008“ fondų rinkimo renginio idėja buvo maisto, gėrimų ir gyvos muzikos vakaras „Blues“ namuose „Mandalay Bay“, Las Vegase. Renginyje taip pat dalyvavo Detroito metro ir lankytojų biuras, kaip pavadinimo rėmėjas, taip pat keletas kitų prisidedančių rėmėjų, kurie padėjo garantuoti išlaidas.

    Išankstinės bilietų kainos buvo nustatytos kaip $ 110 (USD), o bilietai vietoje buvo 125 USD (USD). Į renginį prisijungė daugiau nei 1000 dalyvių - apie 25% visų dalyvių.

  • 12

    Patarimas: Verslo apskritojo stalo diskusijos siūlo dalyviams atviras baigtas temas

    Kavinės pokalbiai

    Nors kavinių pokalbiai kai kuriems renginių industrijoje gali atrodyti nauji, šios verslo apskritojo stalo diskusijos kilo iš aukštųjų technologijų pramonės susitikimų.

    Kavinės pokalbiai yra neformalios apskritojo stalo diskusijos, kuriose temos ir moderatoriai nėra iš anksto nustatyti, - paaiškino Brooke Bode, „Dallas“ MPI žinių valdymo direktorius. „Tai leidžia lankytojams mokytis iš savo bendraamžių“, - pridūrė Bode.

    2008 m. MPI WEC buvo nustatytos šešios skirtingos apskritojo stalo diskusijos temos, kuriose dalyvavo kongreso dalyviai, norėdami užsiregistruoti ir (arba) vadovauti verslo apskritojo stalo diskusijoms.

    • Žalioji kavinė (žalieji susitikimai)
    • Strateginės vietos kavinė (susitikimų formatai ir strateginiai susitikimai)
    • „Cafe Futura“ (būsimos tendencijos / technologijos)
    • Tilto kavinė (kartos / kultūros skirtumai)
    • „Cafe Internationale“ (tarptautiniai susitikimai)
    • „Cafe potpourri“ (įvairios temos)

    Seminarų palengvinimą veda dalyviai, o dalyviams siūloma alternatyva įprastai susitikimų ir seminarų sesijai.

  • 13

    Patarimas: paskatinti kitų metų konvencijos rengėją rengti šių metų konvencijos rėmėjus

    MPI WEC 2008 Salt Lake City pietūs

    Planuojant konvenciją, geriausias laikas užtikrinti dalyvių išlaikymą būsimose konvencijose yra tai, kad šiais metais reklamuojama ši žinia.

    Susitikimų planuotojai supranta, kaip svarbu, kad dalyviai ir (arba) organizacijos nariai jaustųsi, jog jų laikas yra gerai praleistas dalyvaujant konferencijoje ar kongrese. Vienas iš tikslų yra užtikrinti, kad dalyviai sugrįžtų į kitų metų konvenciją.

    2008 m. „MPI WEC 2008“ organizatoriai suteikė pagrindinį matomumą Salt Lake City, pasirinktam MPI WEC 2009 miestui. Paskutinė konferencijos diena, kurią remia Solt Leik Sičio konferencijų ir lankytojų biuras. Tai leido Solt Leik Sitis turizmo pareigūnams pabrėžti konkurencinius pranašumus savo paskirties vietoje, skatindamas dalyvius norėti patirti kitų metų renginį.

    Tokio tipo konferencijų rėmimas taip pat buvo vertingas Solt Leik Sentui, nes jie galėjo neformaliai pasitraukti į visus susitikimo profesionalus, kurie taip pat yra svarbiausi sprendimų priėmėjai atrenkant vietas ir vietas daugeliui programų per metus.

  • 14

    Patarimas: nakties priėmimų uždarymas turėtų būti toks nepamirštamas kaip atidarymo priėmimai

    „Mandalay Bay“ paplūdimio vakarėlis, MPI WEC 2008

    Konvencijose turėtų būti numatytas uždaras naktinis priėmimas, suteikiantis dalyviams galimybę prisijungti ir aptarti renginio temas. Pasirinkite įdomų įvykį.

    Tinklo kūrimo galimybės yra tokios pat svarbios kaip konvencijos ar kongreso profesinio mokymo ir parodų salės elementai. Kadangi dauguma žmonių linkę praleisti uždarymo renginius, svarbu, kad naktinis priėmimas turėtų palikti dalyviams jaudulį ir energiją. jei norite, kad žmonės pasiliktų.

    Renginių ir susitikimų planuotojai turėtų nustatyti įvykį ar temą, susijusią su renginio vieta ir vieta. „MPI WEC 2008“ surengė uždarymo naktį „The Beach at Mandalay Bay“, Las Vegase.

    „MGM Mirage“ ir „Mandalay Bay“ kartu su „Blues“ namais finansavo „MPI WEC 2008“ uždarymo naktį. Renginių ir susitikimų planuotojai turėtų sudaryti galimybes paskatinti vietos rėmimą, kad padėtų pasirašyti specialius renginius, įskaitant naktinius priėmimus.

  • 15

    Patarimas: kūrybiškos idėjos gali įtraukti konvencijos dalyvius į naują gaminį

    „CityCenter Sandcastle“

    Naujų produktų pristatymas vyksta visuomet konvencijose. Sėkmingo produkto pristatymo raktas - kūrybiškai dalyvauti dalyvių vaizduotėje.

    Šimtai parodų dalyvių ir tiekėjų dalyvauja konferencijose ir kongresuose, daugelis naudojasi šia galimybe reklamuoti naują produktą arba vėl pristatyti dalyvius į savo produktus ir paslaugas.

    „MGM Mirage“ rėmė „MPI WEC 2008“ uždarymo nakties priėmimą ir naudojo šį renginį kaip progą pristatyti „MGM CityCenter Vegas“ projektą. „MGM CityCenter Vegas“ su „Beach Beach“ renginio uždarymo vakarais sukūrė smėlio pilies kopiją, kuri planuojama atidaryti 2009 m. Pabaigoje.


  • Video Iš Autoriaus:

    Susiję Straipsniai:

    ✔ - 2015 M. - didžiausios pasaulio prekybos centrų grandinės

    ✔ - EBay aukcionai su minimalia ar rezervine kaina

    ✔ - Restorano draudimas ir teisiniai pagrindai


    Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!