Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Konferencijos planavimo vadovo parengimas

Organizacija yra raktas į sėkmingą konferenciją


Konferencijų planavimui reikalingas įgūdžių rinkinys, apimantis neįtikėtinus organizacinius įgūdžius, gebėjimą daugiafunkciniu darbu, energiją, kūrybiškumą, verslo savviness, tarpasmeninius įgūdžius ir dėmesį į detales. Ji taip pat reikalauja išsamaus konferencijos planavimo vadovo, kuris ne tik padės jums planuoti, bet ir suteiks labai reikalingą patikinimą, kad jūs nieko nepamiršote.

Konferencijų planavimas skiriasi nuo kitų renginių planavimo ir apima papildomus veiksmus. Konferencijos dažniausiai yra didelio masto renginiai, kurių planavimas paprastai trunka metus ar ilgiau. Jūsų darbų sąraše gali būti pasirinkta vieta, užsakomi viešbučio kambariai, registruojama internetu, užtikrinamas garsiakalbių saugojimas, rengiami svetingumo apartamentai, rengiamos parodų salės, rengiami susitikimai, tvarkomi maisto produktai ir gėrimai. Pasiruošimas gerai organizuotam konferencijų planavimo vadovui, kuriame išdėstomi žingsniai, yra privalomas bet kokiam sėkmingam konferencijų planuotojui.

Šie veiksmai padės jums parengti konferencijų planavimo vadovą, kuris bus planas bet kuriai konferencijai. Tinkinkite ir keiskite vadovą pagal planuojamą įvykį ir laikykite jį artimu. Kai jis bus paruoštas ir tinkamai naudojamas, jis netrukus taps vertingiausia konferencijos planavimo priemone.

Pradėkite nuo konferencijos planavimo pagrindų

Pirmojoje konferencijos planavimo vadovo dalyje turėtų būti nurodyti pagrindiniai konferencijos aspektai:

  • Įvykio data ir laikas
  • Įvykio vieta (jei žinoma)
  • Įvykio tikslas

Įtraukite visus kitus žinomus elementus, pvz., Alternatyvias datas arba dalyvių skaičių.

Kas yra planas?

Prieš pradedant planuoti įvairius konferencijos elementus, turite išsiaiškinti, kokie yra šie skirtingi elementai ir kur jie atitinka bendrą renginio schemą. Taigi paimkite rašiklį ir padėklą arba atsisėsti prie kompiuterio ir pradėkite rašyti viską, kas atsimena.

Nesijaudinkite, kad dalykų sąrašai yra svarbūs arba bet kokia chronologinė seka. Tai bus vėliau. Šiuo metu jūs iš esmės atliksite labai ilgą, tačiau paprastą savo darbų sąrašo versiją, kuri bus suskirstyta į atskirus atskirus komponentus, kuriuos planavimo metu reikia tvarkyti atskirai.

Šiame skyriuje gali būti išvardyti šie dalykai:

  • Vietos pasirinkimas
  • Viešbučių pasirinkimas
  • Susitikimų erdvė
  • Svetingumo apartamentai
  • Konferencijų parodų salė ir kabinos
  • Atidarymo ceremonija
  • Pranešėjo registracija
  • Dalyvių registracija
  • Kelionės organizavimo detalės
  • Dalyvių ženkleliai
  • Renginių programa
  • Maisto ir gėrimų
  • Garso ir vaizdo
  • Darbuotojai vietoje

Sudarykite šiek tiek papildomo laiko, kad sudarytumėte šį sąrašą, kad jūs nieko nepastebėtumėte ir eikite į priekį ir pridėkite viską, kas vėliau atsiranda. Nepakartokite daugelio išvardytų atsakomybės sričių; tikslas yra dabar viską apmąstyti, kad galėtumėte efektyviai planuoti ir valdyti kiekvieną elementą.

Pasirinkite vietą

Kai nustatysite, kada bus surengta konferencija, ir suprasite bendrą renginio apimtį, kitas žingsnis yra pasirinkti vietą. Priklausomai nuo konferencijos dydžio, galite pasirinkti vieną vietą visoms jūsų konferencijų reikmėms, nuo parodų salės iki posėdžių salių, banketų salių ir viešbučio kambarių.

Jei konferencija yra pernelyg didelė, kad ją būtų galima apgyvendinti vienoje vietoje, ieškokite vietos, kuri yra arti kitų viešbučių ar maitinimo vietų, kad konferencijos dalyviai neprivalėtų pernelyg toli keliauti iš vieno konferencijos renginio į kitą.

Pagalvokite apie dalyvių registraciją

Kaip dalyviai užsiregistruos šiai konferencijai? Kaip jie gaus registracijos patvirtinimą? Kaip bus sukurtos ir platinamos vardų žymos konferencijoje? Jūsų konferencijos planavimo vadove bus atsakymai į visus šiuos klausimus ir atnaujinami, kai tik vyksta konferencijos registracija.

Jei tikimasi, kad įvykis sudarys didelę minią, internetinė konferencijos registravimo sistema yra kelias. Sistema gali apdoroti mokėjimus, sekti registracijas ir organizuoti kitą svarbią informaciją ir padėti kurti ataskaitas.

Eksponentai ir konferencijų parodų salės

Parodų erdvės yra bendri konferencijų bruožai, suteikiantys galimybę rėmėjams ir pardavėjams išsinuomoti erdvę, kad būtų galima reklamuoti savo produktus ir paslaugas. Tai taip pat yra galimybė konferencijų prieglobos pajamoms pritraukti, jei eksponatų funkcija yra veiksmingai reklamuojama ir gerai priimta. Priklausomai nuo konferencijos dydžio, eksponentų ir parodų salės valdymui reikės papildomo laiko ir išteklių, kurie atitinkamai planuojami.

Kaip jau minėta, internetinės konferencijos registracijos sistemos yra geriausias būdas stebėti registracijas, todėl, jei tikitės daug dalyvių, apsvarstykite galimybę įtraukti dalyvių registracijos sistemą į dalyvių registracijos sistemą. Dalyviams taip pat reikės:

  • Eksponento ženkleliai
  • Konferencijų parodų salės su kabinų numeriais žemėlapis
  • Eksploatacinių eksponatų stendų vadovai išdėstyti ir nuplėšti
  • Parodos kabinų sutartys
  • Vietinių pardavėjų, galinčių padėti eksponuoti nuomą ir paslaugas, sąrašas

Kaip konferencijos planuotojas, jūs būsite atsakingi už saugumo užtikrinimą, kad būtų užtikrinta eksponatų salėje esančių medžiagų sauga.

Suplanuokite konferencijos duomenis

Kai kurios didesnės atsakomybės sritys, pavyzdžiui, konferencijų vietos parinkimas ir dalyvių registracija, gali būti nukreiptos į konferencijos duomenų planavimą. Kaip ir planuojant bet kokio pobūdžio renginį, organizavimas yra toks pat svarbus kaip dėmesys detalėms.

Dabar atėjo laikas ištraukti tą ilgą skalbinių sąrašą darbų, kuriuos sudėjote konferencijų planavimo proceso pradžioje. Pažvelkite į sąrašą ir atlikite pakeitimus ar papildymus, kad būtų atsižvelgta į naujausias užduotis ir atsakomybę. Toliau pateikite šiuos daiktus chronologine tvarka, pradedant nuo elementų, kurie gali būti arba turi būti užpildyti iš anksto. Pavyzdžiui:

  • Viešbučio kambarių knygų blokas
  • Rezervuokite parodų salės erdvę
  • Mokslinių tyrimų konferencijos internetu sistemos
  • Suplanuokite konferencijos rinkodaros planą

Pradėkite nuo pradžios ir eikite iš ten. Dėl kiekvienos detalės, kuri turi būti įtraukta į tolesnius veiksmus, kad įsitikintumėte, jog sutartys yra pasirašytos ir gautos. Artėjant konferencijos datai, jūsų veiksmo elementuose bus trumpalaikės užduotys, pavyzdžiui:

  • Pasirinkite spalvų schemą ir dekorą
  • Padarykite gėlių priemones
  • Pasukite meniu
  • Organizuokite oro uostų transportavimą garsiakalbiams ar VIP

Apsvarstykite savo konferencijų planavimo vadovą kaip savo vadovėlį visam, kas yra įtraukta į konferencijų planavimą, nesvarbu, kiek maža. Šis vadovas greitai taps neįkainojama priemone, kuri ne tik padės jums organizuoti ir planuoti, bet ir pagreitins nervus kaip didelius datų metodus ir abejoja, ar pamiršote kažką.


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

✔ - Naudokite išplėstinę paiešką, kad surastumėte paslėptus pasiūlymus

✔ - Priežastys, dėl kurių reikia įrašyti nuomos turto būklę

✔ - Efektyvios nekilnojamojo turto lašinimo el. Pašto kampanijos


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!