Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Pasiruošimas fizinio darbo audito auditui

Siekiant sklandesnio audito, organizuokite savo dokumentus iš anksto


Kaip ir daugelis kitų įmonių savininkų, galite baimintis apie fizinių darbuotojų kompensacijos auditą. Audito perspektyva gali atrodyti mažiau varginantis, jei žinote, kokie įrašai draudikui bus reikalingi ir organizuoti juos anksčiau. Kai kurie pažangūs pasirengimai padės užtikrinti, kad auditas vyktų greitai ir sklandžiai.

Audito planavimas

Jei jūsų darbuotojo kompensacijos draudikas planuoja atlikti fizinį auditą, jis turi pranešti jums laišku ar telefonu netrukus po to, kai pasibaigė jūsų darbuotojo kompensacijos politika. Auditas turėtų būti suplanuotas jums patogiai datai. Jums reikės pakankamai laiko, kad surinktumėte reikalingą informaciją. Paprašykite draudiko pateikti duomenų, kuriuos auditorius turės atlikti audito metu, sąrašą.

Atkreipkite dėmesį, kad jūsų paskirtas auditorius gali būti arba negali būti draudiko darbuotojas. Kai kurie draudikai palaiko vidaus audito tarnybą, kurioje dirba darbuotojai. Kiti audito funkciją perduoda nepriklausomai audito įmonei. Procesas turėtų būti tas pats, ar auditą atlieka draudiko darbuotojas arba rangovas.

Įrašai, kurių jums reikės

Auditoriui reikės finansinių duomenų apie laikotarpį, kuriam taikoma audito politika. Čia pateikiama informacija, kurią galite paprašyti pateikti:

  • Apskaita
  • Mokesčių formos, ypač forma 941 ir 944, darbdavių federalinė mokesčių deklaracija (atitinkamai kas ketvirtį ir kasmet)
  • Grynųjų pinigų išmokėjimo įrašai
  • Mokėjimai už nepriklausomų rangovų teikiamas paslaugas. Auditorius turės patikrinti, ar šie darbuotojai nėra jūsų darbuotojai.
  • Mokėjimai už subrangovų teikiamas paslaugas
  • Kiekvieno pasamdyto subrangovo draudimo liudijimas
  • W-2 ir 1099 formos
  • Kiekvieno darbuotojo darbo aprašymas. Įsitikinkite, kad jis tiksliai aprašo darbuotojo pareigas.
  • Jūsų verslo veiklos aprašymas

  • Darbo užmokesčio apskaitos dokumentai. Auditorius turės patikrinti visus kiekvieno darbuotojo atlyginimo šaltinius (atlyginimą, premijas ir kt.).
  • Darbo užmokesčio apribojimai, taikomi vykdomiesiems pareigūnams, partneriams, individualiems savininkams ar kitiems principams, kuriems taikoma ši politika
  • Jūsų patirties įvertinimo darbalapis

Surinkę reikiamus duomenis, turėsite ją organizuoti. Įdėkite visus savo darbo užmokesčio įrašus (pvz., W-2 formas, mokėkite stubus ir viršvalandžius), kad informacija būtų lengvai prieinama. Taip pat vienoje vietoje pateikite visą su subrangovais susijusią informaciją, įskaitant mokėjimo sumas ir draudimo liudijimus. Jūsų pastangos atsipirks, o auditas taps paprastesnis ir greitesnis.

Susitikimas su auditoriumi

Kai auditorius atvyksta, nukreipkite jį ramioje vietoje, kur asmuo gali dirbti, netrukdydamas. Stenkitės bendradarbiauti ir atsakyti į auditoriaus klausimus taip, kaip jūs galite. Jei paprašysite patikimo darbuotojo susitikti su auditoriumi jūsų vardu, įsitikinkite, kad jis:

  • gerai žino jūsų verslą
  • supranta visus įmonės veiklos etapus
  • žino, kokias užduotis atlieka kiekvienas darbuotojas
  • supranta jūsų įmonės darbuotojų kompensavimo politiką, įskaitant jame esančias klasifikacijas
  • supranta jūsų įmonės finansinius įrašus, įskaitant darbo užmokesčio duomenis, kad jis galėtų atsakyti į auditoriaus klausimus

Jei jūsų įmonė naudojasi išorinės buhalterinės apskaitos įmone, kad galėtų tvarkyti savo apskaitos ir darbo užmokesčio funkcijas, ar galite atsiųsti auditorių į savo buhalterio biurą? Ne! Jūsų buhalteris gali pateikti finansinius dokumentus, kurių auditorius turi, bet fizinis auditas turi būti atliekamas jūsų patalpose.

Kas įtraukta į darbo užmokestį?

Darbuotojų kompensavimo įmokų pagrindas yra atlyginimas (darbo užmokestis), paslaugų, kurias jūsų darbuotojai teikia jūsų organizacijai, piniginė vertė. Jūsų draudikas apskaičiuoja jūsų įmoką, padaugindamas jūsų darbo užmokesčio koeficientą ir paskirstydamas rezultatą 100. NCCI ir kai kurios valstybės darbuotojų kompensavimo institucijos pateikia raštišką apibrėžimą. atlyginimas. Nors apibrėžimas įvairiose valstybėse skiriasi, jis paprastai apima:

  • Bendras darbo užmokestis ir darbo užmokestis, įskaitant atgalinį atlyginimą ir darbo užmokestį
  • Iš viso darbuotojo gautų komisinių, įskaitant visus už juos gautus atlyginimus
  • Premijos, įskaitant akcijų premijų planus
  • Atostogos, atostogos ir ligos išmokos
  • Darbo užmokestis už viršvalandžius. Daugelyje valstybių užmokestis už viršvalandžius skaičiuojamas tiesiu laiku. Pavyzdžiui, jei darbuotojo valandinis įkainis yra 20 JAV dolerių ir jam mokama 600 dolerių už 20 valandų viršvalandžius, už atlyginimą būtų įtraukta tik 400 dolerių už viršvalandžius.
  • Jūsų atlikti mokėjimai, kurie priešingu atveju būtų atimami iš darbuotojų darbo užmokesčio, kaip reikalaujama pagal Socialinės apsaugos, Medicare ar pensijų planą

  • Mokėjimas darbuotojams kitaip nei dirbtas laikas. Pavyzdžiai yra vienetiniai, pelno pasidalijimo ar skatinimo planai.
  • Mokėjimas ar išmokos už rankinius įrankius ar rankinius elektros įrankius, kuriuos darbuotojai naudoja savo darbui atlikti
  • Darbuotojui suteikto buto ar namo nuomos vertė. Be to, kitos apgyvendinimo ir maitinimo vertės, kurią darbuotojas gauna kaip dalį savo darbo užmokesčio, vertė
  • Mokėjimai, išskaičiuoti iš darbuotojų bruto darbo užmokesčio už pensiją, kavinę ar taupymo planus
  • Neapdraustų subrangovų darbuotojų darbo užmokestis (žr. Toliau pateiktus komentarus)

Kas neįtraukta į darbo užmokestį?

. T atlyginimas paprastai neįtraukiamos tam tikros išlaidos. Nors išimtys įvairiose valstybėse skiriasi, dauguma valstybių neįtraukia:

  • Patarimai ir kiti atlygiai, gauti darbuotojams
  • Darbdavio mokėjimai grupiniam draudimui ar pensijų planams
  • Išmokos už išeitį (išskyrus darbo laiką)
  • Nuolaidos prekėms, perkamoms iš darbdavio
  • Kompensuotos verslo išlaidos
  • Mokėti už aktyvų karinį darbą
  • Vienodos išmokos

Klasifikacijos

Viena iš svarbiausių auditoriaus užduočių yra užtikrinti, kad jūsų verslas būtų tinkamai klasifikuojamas. Šiam vertinimui atlikti auditorius peržiūrės jūsų įmonės veiklą ir tada nustatys, ar jūsų politikos klasifikacijos yra tinkamos.

Auditorius paprastai prasideda vertindamas jūsų pagrindinė klasifikacija. Tai klasifikacija, geriausiai apibūdinanti jūsų bendrąjį verslą. Jis dažnai yra toks pat kaip ir reglamentuojanti klasifikaciją, kuri yra klasifikacija, priskirta labiausiai darbo užmokesčio skaičiui. Pavyzdžiui, tarkime, kad dirbate mašinų parduotuvėje. Kai kurie jūsų darbuotojai dirba su tekinimo staklėmis, o kiti - gręžtuvus arba štampavimo mašinas. Darbuotojų vykdoma veikla skiriasi nuo darbuotojo, bet visi atitinka jūsų pagrindinę klasifikaciją, mašinų parduotuvę.

Kadangi didžioji dalis jūsų darbo užmokesčio mokama mašinų parduotuvės darbuotojams, mašinų parduotuvė yra jūsų reguliuojama klasifikacija.

Kai kurie darbuotojai gali atlikti užduotis, kurioms reikia atskirų klasifikacijų. Pvz., Tarkime, kad jūsų mašinų parduotuvėje dirba kanceliarinis darbuotojas, kuris atlieka darbą uždaroje patalpoje nuo kitų darbuotojų. Šis darbuotojas greičiausiai bus priskirtas „Klasifikavimo biuro darbuotojui“, o ne „Machine Shop“.

Darbuotojų kompensavimo klasifikavimo sistemos yra pagrįstos sudėtingomis taisyklėmis, kurias draudėjams gali būti sunku suprasti. Jei jūsų auditorius perklasifikuoja jūsų verslą arba apskaičiuoja jūsų įmoką taip, kaip nesuprantate, paprašykite jo paprašyti paprasto paaiškinimo. Jei vis dar nesuprantate, kreipkitės pagalbos į savo agentą ar tarpininką.

Subrangovai

Daugelis valstybių turi įstatymus, kurie nustato atsakomybę rangovams, samdantiems neapdraustus subrangovus. Šie įstatymai bus taikomi jums, jei jūsų verslas veiks kaip rangovas, ir jis subrangos sutartis perduoda kitiems.

Pavyzdžiui, tarkime, kad jūsų įmonė „ABC Construction“ samdo subrangovą, vadinamą „P&J Plumbing“. P&J darbuotojas yra sužeistas darbo vietoje ir bando surinkti darbuotojams kompensacijas iš savo darbdavio. Darbuotojas nesėkmingas, nes „P&J“ nepirko darbuotojų kompensacijų. Daugelyje valstybių nukentėjęs darbuotojas gali ieškoti išmokų pagal savo darbuotojo kompensavimo politiką.

Pagal įstatymą draudikai privalo teikti išmokas, kurias patyrė neapdraustų subrangovų darbuotojai, kuriuos samdo jų draudėjai. Taigi jūsų auditorius peržiūrės jūsų mokesčių dokumentus, įskaitant visas 1099 formas, kurias išdavėte subrangovams. Jis arba ji patikrins, ar jūs gavote draudimo liudijimą iš kiekvieno jūsų samdomo subrangovo. Jei bet kuris subrangovas nepateikė darbuotojų kompensacijos draudimo įrodymų, auditorius imsis papildomos priemokos už šios rangovo draudimo apsaugą.

Mokestis už neapdraustą subrangovą priklauso nuo subrangovo atlikto darbo tipo. Pvz., Jei subrangovas atliktų stogų dengimo darbus, bus taikoma atitinkamos stogo klasifikacijos norma. Šis tarifas bus taikomas visai ar dalį subrangos sutarties išlaidų. Jei pinigai, kuriuos sumokėjote subrangovui, buvo skirti tik darbui, visos išlaidos (padalintos iš 100) bus naudojamos kaip priemokos pagrindas.

Rangovas Versus Subrangovas

Jei jūsų verslas nėra rangovas, ar esate atsakingas už savarankiškai dirbančių nepriklausomų rangovų darbuotojų sužalojimus? Atsakymas paprastai yra ne. Rangovas vykdo savarankišką verslą ir yra atsakingas už kompensaciją darbuotojams, nukentėjusiems nuo sužalojimų.

Pavyzdžiui, tarkime, kad turite mažmeninės prekybos parduotuvę. Jūs samdote „Fabulous Flooring“, grindų dangos rangovą, norėdami išpjauti savo parduotuvėje seną grindį ir pakeisti jį nauju. Jūs apibūdinate norimą rezultatą (naują aukštą), o Fabulous atlieka darbą. Puikus vadovas prižiūri darbą, nustato darbo grafikus ir diktuoja, kaip darbuotojai atlieka savo darbą. Jei „Fabulous“ darbuotojas sužeistas diegiant naują aukštą, „Fabulous“ (ne jūsų įmonė) bus įpareigota teikti išmokas.

Yra keletas atvejų, kai bendrovė gali būti laikoma atsakinga už savarankiško rangovo darbuotojų sužalojimus. Todėl turėtumėte primygtinai reikalauti, kad visi nepriklausomi rangovai pateiktų draudimo liudijimą, kuriame būtų nurodyta, kad jie įsigijo kompensacijos draudimą.

Straipsnis Turinys Pereiti prie skyriaus

Išskleisti

  • Audito planavimas

  • Įrašai, kurių jums reikės

  • Susitikimas su auditoriumi

  • Kas įtraukta į darbo užmokestį?

  • Kas neįtraukta į darbo užmokestį?

  • Klasifikacijos

  • Subrangovai

  • Rangovas Versus Subrangovas


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

✔ - Apibrėžimas: Kas yra pridėtinės vertės produktai?

✔ - Amortizacinis nematerialusis turtas pagal IRS 197 skirsnį

✔ - Kokios pinigų įmonės gali padaryti, kad išvengtų IRS audito


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!