Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Ar jūsų smulkiajam verslui reikia kompiuterio?

Pažvelkite į popieriaus biuro privalumus ir trūkumus


Vis daugiau ir daugiau mažų įmonių eina kompiuteriu. Nauja ir besikeičianti technologija suteikė mums įrankių, reikalingų perpildytoms rinkmenoms perkelti į organizuotą skaitmeninį formatą. Bet tai nereiškia, kad be paprasta, tai lengva padaryti, arba kad tai yra tinkamas sprendimas kiekvienam mažam verslui.

Čia rasite elektroninio biuro privalumus ir trūkumus, kurie padės jums nuspręsti, ar be kompiuterio yra protingas sprendimas jūsų smulkiajam verslui.

Elektroninio biuro privalumai

1. Ekologiškas: Pagal Dienos žaliapopierius sudaro 25% sąvartynų atliekų, o jei Jungtinės Amerikos Valstijos sumažins biuro popieriaus naudojimą tik 10%, tai užkirstų kelią 1,6 mln. tonų šiltnamio efektą sukeliančių dujų. Ir tai tik popieriui, neatsižvelgiant į rašalo kasečių gamybą ir šalinimą bei spausdintuvų naudojamą energiją. Neapsiribojant popieriumi, tai yra aplinkai sąmoningas sprendimas.

2. Efektyvus: Kaip ir elektroninis biuras, skirtas aplinkai, taip pat yra naudos smulkiojo verslo biudžetui. Pagalvokite, kiek jūs išleidžiate kiekvieną mėnesį popieriui, rašalui, pašto ir kitoms reikmėms, kurios palaiko popierių sunkiu biuru. Tada apsvarstykite, kiek vietos reikia, kad išsaugotumėte visus fizinius tiekimus ir faktinius dokumentus. Tai gali būti gana brangi. Laikui bėgant, be kompiuterių, jūsų smulkiajam verslui būtų sutaupyta daug lėšų.

3. Lengva prieiga: Būdamas be kompiuterio, visi jūsų svarbūs dokumentai yra skaitmeninami. Galite kurti atsargines kopijas iki „Cloud“ arba naudotis jomis per nuotolinio darbalaukio programą, suteikiant jums galimybę dirbti iš mobiliojo biuro arba bet kur, kad galėtumėte tai padaryti.

4. Failų organizavimas: Jei kada nors praleidote laiką, susiliečiant per nesuderintą rinkmenų spintelę ar popieriaus krūvą, kad surastumėte tai, ko ieškote, žinote, kaip gali būti sunku tvarkyti popierinius dokumentus. Kai kuriate kompiuterizuotą biurą, sukuriate skaitmeninę rinkmenų sistemą, kuri yra lengviau organizuojama, ieškoma ir pamažu pamažu. Tai daro tai, kas kartą buvo skausmingas dokumento suradimas taip pat lengva, kaip atlikti paiešką.

„Office“ biuro trūkumai

1. Sistemos gedimas: „Digital“ gali būti greita prieiga, tačiau tai taip pat reiškia greitą praradimą. Apsvarstykite, kas atsitiktų visiems jūsų verslo dokumentams, kurie yra išsaugoti jūsų kompiuteryje, jei jūsų sistema sugenda. Jūs galite prarasti viską. Svarbu, kad kiekvienas smulkus verslas, ypač kompiuterizuotas, turėtų sistemą, skirtą duomenų saugojimui ir saugojimui.

2. Saugumas: Skaitmeniniai failai negali būti apsaugoti failų spintoje ar biuro durų užraktu, todėl dokumentų ir slaptos informacijos saugumas kelia didelį susirūpinimą biurams, kuriuose nėra popieriaus. Sprendimai apima šifravimą, vietinius serverius ir ribotą prieigą, kurie visi turi savo išlaidas ir naudą. Be to, svarbu atsižvelgti į kai kurių įmonių prigimtį ir kasdien tvarkomų medžiagų jautrumą (galvoti apie savo buhalterį) paprasčiausiai nesudaro galimybės be kompiuterio.

3. Atnaujinti procesus: Pereinant prie kompiuterizuoto biuro, reikia peržiūrėti visus dabartinius operacijų procesus ir rasti tinkamas alternatyvas. Pvz., Jums gali tekti pradėti naudoti elektroninio parašo paslaugą, internetines sąskaitas faktūras ir mokėjimo paslaugas bei kitas programas, kurios pakeičia fizinių dokumentų poreikį. Visi jūsų darbuotojai taip pat turės būti apmokyti naujojoje sistemoje.

4. Laiko intensyvumas: Einant be kompiuterio nėra nakties procesas; yra daug veiksnių, kuriuos reikia apsvarstyti. Prireiks laiko apsvarstyti visas pasekmes, atsirandančias paliekant popieriaus pasaulį, ir tik tiek pat laiko, kad įgyvendintumėte visus savo operacijų pakeitimus, kurie palaiko be kompiuterio.

Sprendimas eiti be kompiuterio yra tas, kuris įvairiose įmonėse skiriasi, ir tai tikrai nėra visuotinis sprendimas, kuris tinka kiekvienai įmonei. Svarbiausia dalis priimant sprendimą eiti be kompiuterio atlieka tyrimus, kad galėtumėte nuspręsti, ar nauda viršija iššūkius. Tada sukurkite sistemingą procesą, kuris ne tik suteiks jums naudos, nes tai yra be kompiuterio, bet taip pat padės pagerinti savo produktyvumą tuo pačiu metu.


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

✔ - Verslas vartotojui arba B2B, modelis

✔ - 5 Būdai generuoti kietuosius MLM laidus

✔ - Kaip nutraukti 5 didžiausias kliūtis pradėti verslą


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!