Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Veiksmingų susitikimų planavimo žingsnis po žingsnio


Jei esate panašus į daugumą žmonių, kuriuos aš žinau, mintis praleisti dieną atgaliniuose susitikimuose gali būti baisus jausmas. Susitikimai gali būti nuobodu, dažnai nereikalingi ir neabejotinai užtrunka laiko nuo kitų (svarbesnių) darbų. Tačiau susitikimai gali būti labai veiksmingi ir produktyvūs, kai jie yra suplanuoti. Štai keletas paprastų žingsnių planuojant efektyvius susitikimus.

Nuspręskite, ar tikrai reikia susitikimo

Pirma, nuspręskite, ar planuoti susitikimą tikrai reikia. Mes dažnai manome, kad oficialus susitikimas yra geriausias būdas keistis informacija ar diskutuoti. Bet jei jūsų naujienos gali būti siunčiamos elektroniniu paštu arba konferenciniu pokalbiu, arba tiesiog pasitelkiant kelis žmones jūsų biure 15 minučių, tai tikriausiai yra gera idėja praleisti oficialų susitikimą.

Pakvieskite tik tuos, kurie tikrai turi būti ten

Kada nors buvo pakviestas į susitikimą ir stebėjosi pusiaukelėje, kodėl tu ten? Negalima švaistyti žmonių laiko, pakviesdami juos į susitikimą, kurio jiems nereikia. Tai nebus veiksmingas susitikimas. Ar kas nors iš apskaitos turi dalyvauti posėdyje, kad atsakytų į biudžeto klausimus? Tada pakvieskite vieną asmenį iš apskaitos, kuri tinka šiai užduočiai.

Jei kolega ar vadovas turi būti informuotas apie tai, kas buvo aptarta susitikime, jums nereikia pakviesti jų į faktinį posėdį. Paprasčiausiai parengite susirinkimo santrauką ir išsiųskite juos vėliau. Jie įvertins laiko taupymą, ir jūs turite įsitikinimą, kad, nes jūs rašote informaciją, jie yra išsamiai informuoti apie diskusijas.

Siųsti susitikimo priminimus

Gyvenimas yra užimtas, o kalendoriai greitai užsakomi pagal numatytas veiklas. Prieš dvi dienas prieš susitikimą atsiųskite susitikimo priminimą. Tiems, kurie sakė, kad jie dalyvaus, bus galima patvirtinti, kad jie vis dar gali tai padaryti, arba jei jų planai pasikeitė ir jums reikia perplanuoti.

Turėkite darbotvarkę

Norėdami planuoti veiksmingus susitikimus, pirmiausia turėtumėte nuspręsti, kas bus aptarta. Kokie yra susitikimo tikslai? Ką siekiate pasiekti? Parengti susitikimo darbotvarkę prieš laiką ir ją platinti dalyviams. Nurodykite pradžios laiką ir pateikite trumpą sąrašą temų, kurios turi būti sprendžiamos. Nenaudokite savo susitikimo su ilga, pernelyg išsamia darbotvarke. Pavadinkite visus asmenis, kurie bus atsakingi už ataskaitų teikimą konkrečioje srityje.

Atminkite, kad tai svarbu tiems, kurie lanko, bet ir jums. Kai nustatysite savo darbotvarkę, galėsite geriau tęsti temą.

Būkite aiškūs apie lūkesčius

Kai pirmą kartą išsiunčiate pranešimą apie susitikimą, aiškiai nurodykite jo tikslą ir lūkesčius. Ar susitikimas sukasi aplink pristatymą? Ar tiems, kurie dalyvaus, reikia rašyti? Ar tai tikimasi, kad kiekvienas žmogus turėtų idėjų ir pasiūlymų?

Kai kuriose verslo kultūrose darbuotojams nereikia dalyvauti - jie tik klausosi ir grįžta į savo darbo vietas. Kitose įmonėse darbuotojai laisvai dalyvauja. Šiandienos bendradarbiavimo darbo vietose sąveikauja ir dalijasi idėjomis yra ne tik sveikintina, bet ir dažnai viso susitikimo tikslas.

Kai nustatote savo lūkesčius, taip pat tinkamas laikas atsiųsti reikiamą skaitymą ar medžiagą, kurią norėsite apžiūrėti. Tokiu būdu jie yra pasirengę, kai jie patenka į susitikimą ir nenuostabu.

Pradėkite laiką

Laiko pradžia yra labai svarbi tiek logistikos, tiek produktyvumo požiūriu. Jei esate asmuo, kuris paprastai pasirodo susitikimams laiku, tuomet jūs suprantate, kaip varginantis tai gali būti, kai viskas nepasitraukia, nes žmonės patenka į kambarį. Tai, kas neišvengiamai atsitinka, yra, einant į priekį, visi žino, kad šie susitikimai niekada nepradeda laiku Visi pradeda rodyti vėlai. Užsisakykite savo susitikimą. Pradėkite nedelsiant nurodytu pradžios laiku. Uždarykite duris ir pradėkite. Stragglers greitai gaus pranešimą, kurį jie atvyksta vėlai, ir jie turėtų padaryti tą klaidą tik vieną kartą.

Be to, kiekvienas turi grįžti į darbą, todėl nenorite trikdyti visos darbo dienos.

Laikykite trumpą ir paprastą

Dauguma susitikimų yra valandos, kai daugeliu atvejų pakaks trumpesnio laiko. Kai skiriama per daug laiko, laikas švaistomas. Žmonės pasilieka po susitikimo arba per ilgai praleidžia tam tikrą darbotvarkės punktą. Laikykitės susitikimų trumpai ir iki galo.

Laikykitės temos

Vien tik darbotvarkėje jūsų susitikimas nebus veiksmingas. Laikykitės darbotvarkės ir tęskite diskusijas nuo klajoklių. Spręsti bet kokius klausimus, susijusius su temomis, nurodydami, kad tai yra kito susitikimo tema arba ji bus aptarta privačiai. Niekas nemėgsta išblaškyto susitikimo, kur tikslas, skirtas visam taškui, atsijungė į kitus pokalbius.

Imtis mažesnių susitikimų už konferencijų salės ribų

Sėdimas toje pačioje pažįstamoje konferencijų salėje, surenkančioje aplink tą patį pažįstamą stalą, yra tik tai - tai pernelyg pažįstama. Skatinti darbuotojus bendrauti, kūrybiškai mąstyti ir aktyviai diskutuoti, apsvarstyti galimybę susitikti ne standartinėje konferencijų salėje.

Apsvarstykite susitikimą prie stalo lauke, jei tai leidžia vieta ir oras. Pabandykite surinkti bendrą erdvę su sofomis ir nedideliais stalais, o ne dideliu konferencijų stalu ir pasukamomis kėdėmis.

Nebijokite imtis kitokio požiūrio

Jei požiūris į susitikimą neveikia, nebijokite pereiti kurso. Pvz., Jei idėjų sesijoje vyksta ramus kambarys su labai mažu dialogu, keičiasi kryptis. Būkite lankstūs ir atkreipkite dėmesį į tai, kaip vyksta bendras susitikimas.

Naudokite technologiją

Suplanuokite naudoti technologiją, kad dalyviai būtų įtraukti. Šiandienos skaitmeniniame pasaulyje dauguma žmonių yra pasirengę matyti grafikus ar vaizdo įrašus, kad palaikytų išgirstus žodžius. Apsvarstydami savo susitikimą, kreipkitės į šį požiūrį ir įtraukite garso ir vaizdo įrašus.

Kompiuteriai, projektuojami ant didelių ekranų ir „Smart Board“ pristatymai, skatinantys sąveiką, yra sveikintinas pokytis nuo standartinių ilgų „PowerPoint“ pristatymų.

Vienas iš technologijų aspektų - būtinai išbandykite jį pirmiausia. Paskutinis dalykas, kurį jums reikia, yra tai, kad nešiojamas nešiojamas arba negalite paleisti savo vaizdo priemonių, kai jums jų reikia. Jei technologija yra ne jūsų forte, prieš kitą susitikimą atlikite ką nors kito. Tai tikrai padės tau sutaupyti laiko ir laikys jus, jei atliksite nedidelį darbą.

Išsiųskite susitikimų suvestinę

Per dieną po posėdžio trumpai apibendrinkite, kas buvo aptarta. Tai gera idėja sekti elektroniniu paštu visiems dalyviams, tiems, kurie negalėjo dalyvauti susitikime, ir visiems kitiems, kuriems gali tekti pranešti. Taip pat įtraukite bet kokius veiksmų elementus, nurodydami, kas yra atsakingas už kiekvieną elementą, taip pat nurodykite datą.


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

✔ - Patarimai sėkmingam ne pelno labdaros konkursui

✔ - Kaip augti pajamas ir išlaikyti donorus kas mėnesį

✔ - Užsidirbti pinigų eBay pensijos metu


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!