Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Mokėtinų sąskaitų optimizavimo strategijos


Daugeliui įmonių mokėtinas departamentas neskiria daug dėmesio, nebent kažkas negerai. Tačiau yra daug ką gauti iš mokėtinų departamentų, kurie yra gerai valdomi. Ir atvirkščiai, yra daug problemų, kurios gali kilti iš to, kas tik slopina. Šis skyrius dažnai turi didžiulį poveikį verslo pinigų srautams ir yra galimybių, kurios gali būti įgyjamos arba prarastos pasinaudojant mokėjimo sutartimis su tiekėjais.

Gerai valdomas atsiskaitymų departamentas turėtų turėti galimybę pasinaudoti nuolaidomis ir ankstyvaisiais mokėjimais, taip pat nustatyti geriausią būdą, kaip išlaikyti verslo grynąsias lėšas kitoms išlaidoms ir investicijoms. Šis skyrius taip pat turėtų turėti galimybę užtikrinti, kad tiekėjai įvykdytų savo įsipareigojimus, pagrįstus sutartimis ir sutartimis, todėl, jei nesilaikoma apimties ar kokybės standartų, klausimai išsprendžiami ir imamasi atitinkamų taisomųjų veiksmų.

Bendros sąskaitos mokėtinos problemos

Nors yra daug galimybių sumažinti išlaidas ir atlaisvinti grynuosius pinigus, taip pat yra keletas kliūčių, su kuriomis susiduria įmonės, bandydamos pasiekti šiuos tikslus. „Canon“ 2014 m. Mokėtinų sumų optimizavimo tyrimas parodė, kad popieriaus apdorojimas buvo vienas iš didžiausių daugelio organizacijų problemų šaltinių, o laikas, per kurį reikia išspręsti popieriaus sąskaitų faktūrų išrašymą, yra didžiausia problema. Kiti svarbūs susirūpinimą keliantys šaltiniai buvo šie:

  • Užtikrinti mokėjimų atlikimą laiku
  • Sąskaitos faktūros patvirtinimo proceso supaprastinimas
  • Gauti geriausias mokėjimo sąlygas su tiekėjais ir užtikrinti, kad įsipareigojimai būtų įvykdyti abiejose pusėse
  • Darbas su įvairiomis tiekėjų apskaitos ir sąskaitų faktūrų išrašymo sistemomis
  • Duomenų ir operacijų saugumo registravimas ir tikrinimas

Daugelis išvardytų klausimų pablogėja arba atsiranda dėl popieriaus sąskaitų faktūrų išrašymo. Prarastas darbas daugelyje organizacijų yra dažna problema, dėl kurios vėluojama arba praleista mokėjimų. Be to, nors daugelis įmonių yra suinteresuotos skaitmeninti savo dokumentus, dauguma tiekėjų vis dar siunčia popierines sąskaitas faktūras arba siunčia jas faksu.

Dauguma mažų įmonių tvarko savo mokėtinas sąskaitas, o daugelis jų atliekamos rankiniu būdu. Kadangi nedaug tiekėjų persijungė į elektroninį atsiskaitymą, dauguma organizacijų išleidžia didelį kiekį darbo jėgos rankiniu būdu įvedant duomenis ir kurdamos skaitmenines dokumentų kopijas.

Popieriaus dokumentų naudojimas dažnai sulėtina sąskaitos faktūros patvirtinimo procesą, nes kopijos turi būti pateiktos ir pristatomos atitinkamiems valdymo nariams peržiūrėti. Kai popieriniai dokumentai nėra lengvai prieinami arba prieinami skaitmeniniu formatu, tai yra iššūkis analizuoti duomenis ir užtikrinti, kad būtų gauti geriausi mokėjimo susitarimai ir kad būtų laikomasi įsipareigojimų. Laiku ir ankstyvo mokėjimo nuolaidų sutartys gali būti lengvai prarastos, jei įmonės negali atlikti mokėjimų, kai jos reikalauja, todėl su popieriniu darbu susijusios problemos gali būti brangios.

Patobulinimai ir optimizavimas

Atsižvelgiant į tai, kad keletas klausimų, susijusių su tinkamu mokėtinų mokėjimų departamentų veikimu, kyla dėl tų pačių pagrindinių priežasčių, taip pat yra keletas pakeitimų, kuriuos gali padaryti organizacijos, kurios vienu metu rūpinsis daugeliu problemų. Trys iš efektyviausių būdų, kaip įmonės gali racionalizuoti savo mokėtinus departamento procesus, yra:

  • Naudokite objektų simbolių atpažinimą, kad skaitmenintumėte dokumentus
  • Pasinaudokite internetiniais portalais, kurie yra prieinami tiekėjams
  • Sukurti valdymo darbo eigą

OCR

Nors daugelis kompanijų paprastai naudoja skaitytuvus, kad sukurtų skaitmenines dokumentų kopijas, tai paprastai apima tik kompiuteryje išsaugoto dokumento vaizdo sukūrimą. Tai reiškia, kad informacija vis dar turi būti įvesta rankiniu būdu į duomenų bazę, taigi, nors įrašų praradimas yra mažiau problema, jis vis dar užima daug laiko.

Objekto simbolių atpažinimas arba OCR apima dokumento nuskaitymą ir duomenų iš jo gavimą. Šie duomenys gali būti automatiškai įtraukti į duomenų bazę arba skaičiuoklę. OCR procesas padeda sumažinti rankinio duomenų įvedimo klaidų problemą ir leidžia įvesti informaciją, kai tik gaus dokumentus. OCR užtrunka tiek pat laiko, kiek darbuotojas skenuoja dokumentą, kad sukurtų vaizdo failą, ir paprastai nereikia jokių papildomų veiksmų. Per Gartner, yra organizacijų, kurios gali skelbti 80 proc. Ar daugiau savo sąskaitų faktūrų be darbuotojo tiesioginio dalyvavimo.

Tiekėjų portalai

Supaprastinus sąskaitų faktūrų ir duomenų įvedimo į centralizuotą sistemą procesą, įmonės gali sukurti arba pasinaudoti interneto portalu, kuris leidžia verslui ir jo tiekėjams stebėti užsakymus, pažvelgti į sąskaitas ir pamatyti, kada atliekami mokėjimai. Šių duomenų prieinamumas daugeliui asmenų organizacijoje gali padėti užtikrinti, kad mokėtinas skyrius turėtų tinkamą priežiūrą, ir tai gali padėti pagreitinti laiką, per kurį reikia patvirtinti sąskaitas faktūras. Tiekėjų prieiga prie portalo leidžia šioms įmonėms pateikti sąskaitas faktūras ir atsiskaityti už mokėjimus, taip pat informuoti apie visas problemas, susijusias su prekių tiekimu ar sąskaitų faktūrų išrašymu.

Sukurti darbo eigą ir procesus

Tačiau organizacija nusprendžia tvarkyti savo duomenų valdymo pastangas, svarbu, kad būtų įdiegtas sąskaitų ir mokėjimų valdymo procesas. Tai leidžia įmonėms užtikrinti, kad operacijos veiktų, ir išsiaiškinti alternatyvas, jei jos yra sudėtingos arba sukelia klaidų ar vėlavimų. Pasak „Deloitte“, šie procesai turėtų išsamiai apibūdinti tai, ką turi mokėti departamentas, kai jis gauna sąskaitą faktūrą, kaip įvedami ir dalijami duomenys ir koks yra procesas, kaip gauti sąskaitas faktūras.

Taip pat turėtų būti nustatytos gairės, kaip nustatyti geriausius būdus, kaip spręsti skirtingų tipų tiekėjus.

Nors daugelis tiekėjų siūlo nuolaidas už mokėjimą per 30 ar 90 dienų, gali būti, kad nuolaida nėra verta, jei tai užkerta kelią organizacijos pinigų srautams. Taip pat svarbu, kad būtų galima patikrinti, ar tiek bendrovė, tiek tiekėjai atitinka sutarties ar sutarties reikalavimus. Darbo eigos nustatymas sprendžiant šias problemas gali padėti organizacijoms pasirinkti teisingus sprendimus.

Kai tiekėjai laiku nepateikia pakankamų sumų ar atitinkamų atsargų, įmonės gali nenorėti mokėti sąskaitų, kol šie klausimai nebus išspręsti. Darbo eiga gali būti labai svarbi nustatant, kas turėtų būti padaryta, kai iškyla šių problemų. Be to, mokėjimai tiekėjams taip pat turi būti atlikti laiku, kad būtų išvengta nuolaidų praradimo ar nuobaudų už pavėluotus mokėjimus. Kiekvienas tiekėjo susitarimas turi būti dokumentuotas ir atnaujintas, kai pasikeičia dalykai, ir procesai turėtų užtikrinti, kad kiekviena sąskaita būtų tinkamai tvarkoma.

Darbo eigos sukūrimas taip pat gali padėti įmonei:

Užsakomosios paslaugos

Įrašų skaitmeninimas, OCR diegimas ir portalo naudojimas, prie kurio gali naudotis tiekėjai, gali būti ne mažesnėms įmonėms reikalingos, tačiau organizacijos neturėtų manyti, kad išlaidos neleis verslui pasinaudoti jomis. Nors elektroninių sistemų steigimo ir priežiūros išlaidos daugeliui mažų ir vidutinių organizacijų gali būti pernelyg didelės, tai dažnai nėra būtina. Yra daug trečiųjų šalių teikėjų, kuriuos organizacijos gali perduoti šioms užduotims.

Organizacijos gali gauti išorinę pagalbą visai nuo OCR proceso sukūrimo iki padedant įmonei sukurti darbo srautus analizuojant tiekėjų sutartis.

Nors organizacijos gali nesugebėti savarankiškai įgyvendinti įvairių IT sistemų įgyvendinimo sąnaudų, jų tvarkymas trečiosiose šalyse dažnai yra labai prieinamas. Įmonėms reikės palyginti išlaidas, susijusias su išorės šalių naudojimu, siekiant sukurti šias sistemas nuo galimo taupymo ir pinigų išlaisvinimo vertės, tačiau užsakomųjų paslaugų teikimas leidžia organizacijoms pasinaudoti technologijomis ir sistemomis, kurios paprastai būtų per brangios.

  • Įsitikinkite, kad pirkimų užsakymai yra sukurti kiekvienam naujam užsakymui
  • Patikrinkite, ar sąskaitos faktūros atitinka gautus produktus ir atitinka sutartinius susitarimus
  • Patikrinkite įrašus, kad įsitikintumėte, jog mokėjimai atliekami laiku, ir kad jie nėra dubliuoti
  • Nustatykite geriausią būdą apmokėti sąskaitas faktūras, pvz., Per EFT ar kredito korteles, siekiant sumažinti mokesčius


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

✔ - Smulkiojo verslo rizikos kapitalo pagrindai

✔ - Apibrėžimas: nešiojamasis kompiuteris

✔ - Pardavėjo valdymo rezultatų suvestinės pagrindai


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!