Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Laiko valdymo patarimai gaunamiems telefono skambučiams


Įeinantys telefono skambučiai gali daug laiko suvalgyti ir rimtai sumažinti našumą, atimdami jus nuo kitų užduočių. Tačiau, kaip yra būdų, kaip tvarkyti siunčiamus skambučius, kurie pagerins jūsų laiko valdymą, yra būdų, kaip tvarkyti atvykstamus skambučius, kad sumažintumėte laiką, kurį jūs sudeginsite telefonu - nesirūpindami asmeniu, kuris vadinamas tu. Šie telefono atsakymo patarimai padės.

Atsakykite į telefoną tinkamu verslo telefonu.

Pavyzdžiui, atsakant į telefoną pasakykite kažką, pavyzdžiui, „Cypress Technologies. Susan kalbėti. Kaip aš galiu jums padėti?“. Tai ne tik leidžia skambinančiam asmeniui žinoti, kad jie pasiekė verslą, bet ir atsako į klausimą, taupydami laiko tiriamiesiems klausimams, pvz., „Ar tai„ Cypress Technologies “?

Pagalvokite ir nustatykite prioritetus, kaip jūs kalbate.

Ar skambutis geriausiai tvarkomas dabar ar vėliau? Daugelis skambučių, kuriuos gauna įmonės, yra greitas užklausimas, į kurį galima lengvai atsakyti, pavyzdžiui, „Kaip vėlai atidarėte?“. Tačiau kiti susiję su sudėtingesniais ir daug laiko reikalaujančiais atsakymais. Jei taip yra, pasakykite skambinančiam asmeniui ir paklauskite, kada būtų patogu jį paskambinti aptarti.

Naudokite parafrazavimą ir apibendrinimą, kad palaikytumėte skambučius telefonu.

Jei kalbate telefonu, kuris, atrodo, nori kalbėtis ar klajoti nuo taško, pasakyti kažką panašaus: „Taigi, ką aš girdžiu sakydamas yra…“ arba „Taigi pagrindiniai punktai yra…“ arba „Ar ( įterpti santrauką, teisingą suvestinės santrauką? Sunku būti chatty su asmeniu, kuris atsisako kalbėtis.

Uždarykite kiekvieną kvietimą su veiksmų ir skambinančiojo sutarimu

Nors daugeliu atvejų tai užtruks tik kelias sekundes, tai gali jums sutaupyti daug laiko, išvengiant klaidų ir poreikio dvigubai patikrinti. Pavyzdžiui, po pokalbio, kurio metu surengėte susitikimą su klientu, galite sakyti: „Gerai. Aš susitiksiu su jumis jūsų biure rytoj 10 val.. "

Laikykite pranešimus pagal telefonus, todėl skambinimo metu galite gauti išsamią informaciją.

Tai ne tik tuo metu geras laiko valdymas, padedantis jus sutelkti dėmesį į skambutį, bet vėliau padėti valdyti laiką, jei reikia rasti ir (arba) peržiūrėti tam tikro pokalbio duomenis.

Suteikite savo klientams ir klientams el. Pašto parinktį

Daugelis jų naudos el. Paštą, kad susisiektų su jumis, o ne telefonu, jei žino, kas yra jūsų el. Pašto adresas. Įsitikinkite, kad jūsų įmonės el. Pašto adresas yra žinomas jūsų vizitinėse kortelėse ir jūsų svetainėje, jei turite. Jei turite savo el. Pašto adresus, siųskite el. Laiškus dabartiniams klientams ir klientams, paminėdami el. Pašto parinktį ir pateikdami ją kaip būdą komunikacijai pagerinti.

Naudokite technologiją, kad galėtumėte valdyti laiką, kurį praleidote atsakydami į telefoną

Jūsų įmonė turėtų turėti bent atsakiklį ir balso paštą. Nustatykite šiuos parametrus naudodami tinkamus verslo scenarijus ir naudokite juos, kad atsakytumėte į telefoną, kai esate iš biuro arba turite dirbti nepertraukiamai. Tada suplanuokite laiką, kad atsakytumėte į šiuos telefono pranešimus kiekvieną dieną. Kalbant apie laiko valdymą, gausite vertingą laiką grupuojant telefono skambučius kartu.

Jei naudojate namų verslą, gaukite atskirą verslo telefoną arba liniją

Turite turėti antrąjį „tik verslui“ skirtą telefoną su savo „tik verslui“ atsakikliu ir (arba) balso paštu. Tai ne tik profesionalesnis, bet ir sutaupys laiko, reikalingo pranešimams perduoti ir nustatyti, kurie iš jų yra susiję su verslu.

Visada geriausia turėti asmenį atsakyti į telefoną

Automatinio „Interactive Voice Response“ (IVR) sistema yra mašininio pakėlimo ar dar blogiau, todėl tai yra tikras išjungimas, kuris jums kainuos, kai žmonės nerimauja palikti pranešimus ar paskambinti atgal. Jei atsakydami į priimamus skambučius dienos metu per daug laiko, apsvarstykite galimybę pasamdyti registratorių ar profesionalų atsiliepimo paslaugą, kad atsakytumėte į telefoną. Kainos, kurias patiria kitas asmuo, gali būti kompensuojamos ne tik dėl padidėjusio produktyvumo, bet ir geresnio pardavimo.

Laikykite rašytinį dažniausiai užduodamų klausimų, kuriuos parašė jūsų telefonas, scenarijų.

Jis taupo jus ir jūsų darbuotojų laiką, jei jiems nereikia ieškoti atsakymų ar galvoti, kaip atsakyti į tam tikrą užklausą atsakant į telefoną.

Telefono patarimų santrauka

Atminkite, kad telefonas turėtų būti verslo įrankis, o ne įsilaužiantis laikas, kuris reguliuoja jūsų darbo dieną. Tvarkydami atvykstamus skambučius pagal šiuos laiko valdymo patarimus, galėsite geriau valdyti savo laiką, pagerinti savo produktyvumą ir vėl įdėti savo telefoną į tinkamą vietą - padėti jums paleisti verslą, o ne paleisti jus.


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

✔ - Kaip sukurti Google svetainę savo verslui (Google Business Apps)

✔ - 1099-MISC mokesčių formos supratimas

✔ - Kaip apsaugoti vaizdo įrašus YouTube turinio ID


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!