Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Kodėl jums reikia įvykių planavimo kontrolinio sąrašo

Neperžiūrėkite šios neįkainojamos įvykių sėkmės priemonės


Nesvarbu, ar jūs tik pradedate renginių planavimo versle, ar esate patyręs renginių planuotojas, yra tikimybė, kad esate susipažinę su įvykių planavimo kontroliniu sąrašu arba bent jau girdėjote apie tai, kad jis buvo rengiamas renginio planavimo kurso ar pramonės susitikimo metu. Tai yra priežastis. Renginių planavimo kontrolinis sąrašas yra geriausias draugo draugas, neįkainojamas įrankis sėkmingai valdyti savo renginius.

Pastaba: įvykių planavimo kontrolinis sąrašas taip pat žinomas kaip darbo atgalinis tvarkaraštis arba kritinis kelias.

Renginių planavimas yra susijęs su planavimu. Net ir kūrybingiausia renginio idėja, jei ji nebus gerai suplanuota ir vykdoma. Čia yra, kur ateina įvykių kontrolinis sąrašas. Tai yra jūsų gidas organizuojant ir vykdant grafiką, kai žengiate daugybę atsakomybės ir įvairiausių detalių planuojant sėkmingą renginį. Tai ypač naudinga valdant kelis įvykius. Vienos nedidelės užduoties pamiršimas arba atsilikimas nuo vieno termino gali sukelti domino efektą: kiti, regis, nesusiję jūsų renginio aspektai gali prasidėti vienas po kito.

Taigi nepamirškite savo atminties, lipnių pastabų ar raštų, kad jūsų renginių planavimo verslas būtų sklandus. Sužinokite, kaip sudaryti veiksmingą renginių planavimo kontrolinį sąrašą, ir netrukus taps nauju geriausiu draugu.

Prieš tau pradedant

Norėdami pradėti, išvalykite laiką nuo savo tvarkaraščio, kad sutelktumėte dėmesį į planuojamą įvykį. Tada išvalykite savo protą. Rimtai. Nereikia žiūrėti į telefoną ar atsakyti į el. Laišką. Jūs turite įsivaizduoti šį įvykį nuo pradžios iki pabaigos be pertrūkių ar blaškymo, kad galėtumėte efektyviai planuoti visas užduotis, kurias reikia atlikti.

Pasiruošk

Pagalvokite apie planuojamą įvykį ir užsirašykite visas patvirtintas detales: kliento vardą ir kontaktinę informaciją, įvykio datą, vietą, dalyvių skaičių ir kt. Išimkite kalendorių ir pažymėkite įvykio datą ant šio kalendoriaus pusjuodžiu šriftu raidės. Surinkite bet kokias kitas atitinkamas medžiagas - nuotraukas, kuriose rasite informaciją apie renginio vietą, kontaktų sąrašą, kurie yra šio renginio dalis.

Eiti atgal

Būdas pradėti rašyti renginio planavimo kontrolinį sąrašą yra dirbti atgal.

Svečiai patiria renginį kaip vienos dienos ar kelių dienų susitikimą, kuriame viskas vyksta iš karto. Kaip gyvas pasirodymas, kuris pasirodo scenoje ir yra įvykdytas gražiai. Renginių planuotojai renginius žiūri kaip į mažesnius įvykius, kurie susilieja kaip galvosūkio gabalai, kurių kulminacija yra baigiamasis renginys. Taigi, kaip planuotojai, mes pradedame nuo pradžios. Kuri yra kelios savaitės ar mėnesiai prieš įvykio įvykį.

Pradėkite nuo pradžios

Priimdami sprendimą, kur pradėti rašyti savo renginių planavimo kontrolinį sąrašą, pagalvokite apie tvirtą pagrindą savo renginiui. Prieš pasirinkdami spalvų schemas ir užsakydami gėles, turite išspręsti pagrindinius dalykus. Nuo sutarčių pasirašymo iki derybų dėl kambarių bloko, viskas turi būti parašyta ant jūsų kontrolinio sąrašo, nesvarbu, ar ji yra didelė ar maža. Svarbiausia yra pirmiausia pasirūpinti bet kokiomis užduotimis, kurias galima atlikti iš anksto, kad jūsų tvarkaraštyje būtų daugiau laiko tiems darbams, kurie įvyksta arčiau įvykio datos.

Kai kurie elementai, kuriuos galite įtraukti į savo renginio planuotojo kontrolinį sąrašą:

  • Pasirašykite sutartis (su klientu, vieta, pardavėjais ir tt).
  • Patvirtinkite datą ir laiką su vieta
  • Pramogų nuoma (juosta, garsiakalbis ir kt.)
  • Saugus viešbučio blokas
  • Pašto kvietimai
  • Pasirinkite meniu
  • Nuomos laukimo darbuotojai
  • Patvirtinkite svečių skaičių
  • Svetainės peržiūra
  • Patvirtinkite kambarį

Leisti papildomą laiką

Su kiekvienu įvykio kontrolinio sąrašo elementu pridėkite papildomą laiką. Jei kvietimų siuntimo data yra kovo 15 d., Į savo sąrašą įtraukite elementą, kad kvietimai būtų paruošti laiškams kovo 8 d., Prieš savaitę. Tai suteikia jums šiek tiek papildomo laiko, jei kažkas pasikartotų su kvietimais arba jei nesate už kitą priežastį.

Įtraukite priminimus į savo kontrolinį sąrašą

Nepakanka rašyti „pasirašyti sutartį su maitinimo įmone“ savo kontroliniame sąraše ir tada užpildyti langelį. Jums reikės įsitikinti, kad maitinimo paslaugų teikėjas gavo sutarties kopiją ir jums taip pat grąžino pasirašytą kopiją. Taigi, kiekvienam dideliam elementui, kurį įtraukiate į savo kontrolinį sąrašą, yra priminimas. Pvz., „Sekite su maitinimo paslaugų teikėju: sutartis“. Pridėti kitą, vėlesnį priminimą, kuriame rašoma: „Gavote pasirašytą sutartį iš maitinimo įstaigos“. Neįprasta spręsti užduotį ir manyti, kad tai padaryta, kai ji iš tikrųjų buvo baigta tik jūsų pusėje.


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

✔ - Kaip parašyti tyrimą laiške fondui

✔ - Elektroninės prekybos pranašumai per tradicinį mažmeninį prekybą

✔ - EBay ištekliai įmonėms ir verslininkams


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!