Autoriaus Dienoraštis Apie Finansų Ir Verslo

Oficialių kvietimų laiškų ir medžiagų rašymas


Tikimasi, kad renginių ir susitikimų planuotojai prisidės prie oficialių kvietimų laiškų ir medžiagų susitikimams, skatinamosioms kelionėms ir kitoms jų organizuojamoms programoms. Nors tai neturėtų atrodyti kaip didžiulė užduotis, svarbu sekti tam tikrus veiksmus, kad galėtumėte sekti tinkamą etiketo kvietimą ir išvengti jūsų svečiams trūkstamų svarbių detalių.

Štai kaip:

  1. Sukurkite įvykio temą. Prieš rašydami oficialius kvietimus laiškus ir medžiagas, planuotojai turi užtikrinti, kad jie turėtų viliojančią programos temą. Toliau pateikti klausimai padės pradėti idėjų procesą: ar tai yra švietimo konferencija, seminaras ar paskata? Kur jis laikomas? Kas yra unikali dėl to tikslo ar vietos? Kas yra apytikslis renginio tvarkaraštis? Kokie yra programos tikslai? Kodėl dalyvis norėtų dalyvauti? Šie klausimai padės sukurti puikią temą.

  1. Sukurkite elektroninį kvietimą. Daugelis oficialių kvietimų laiškų ir medžiagų svarbiausiems renginiams dabar pateikiami internetinėse registravimo sistemose dėl RSVP proceso logistikos: vardų rašymas, kontaktinė informacija, mitybos reikalavimai, prieiga prie negalios, transportavimo poreikiai, programos informacija, informacija apie veiklą ir kita. Pastaba: mažiau sudėtingi įvykiai gali naudoti vieną tinklalapį ar grafinio dizaino vaizdą, išsiųstą el. Paštu, kad būtų perduodami įvykių duomenys ir RSVP kontaktai.
  2. Sukurkite spausdintą kvietimą. Priklausomai nuo jūsų programos ar renginio pobūdžio, kvietimų etiketas gali pasiūlyti rašyti oficialius kvietimų laiškus ir užrašus, kad jūsų svečiai žinotų, jog tikrai vertinate jų buvimą. Tai skiriasi nuo renginių medžiagos. Vietoj to, apsvarstykite paprastą kvietimą, kad jūsų svečiams būtų teikiama vertinga informacija, įskaitant šeimininką ir jo pavadinimą, net temą, datą (-as) ir (arba) laiką (-us) ir RSVP kontaktą.

  1. Oficialių renginių kvietimų rašymas. Kaip elektroninio kvietimo dalį turėtumėte apibūdinti aukšto lygio informaciją apie programą ir renginį. Pavyzdžiui, jei tai yra skatinamoji kelionė ar kelių dienų konferencija, jūs norėsite įtraukti paskirties vietą, pagrindinę viešbučio / konferencijos vietą, pagrindinę temą, garsiakalbius (įskaitant bios), tvarkaraštį, veiklą, logistiką ir registracijos duomenis. Kvietimų laiškai ir medžiagos turėtų suteikti svečiams priežastį dalyvauti ir visada įtraukti kvietimą veikti.
  2. Kvietimo etiketas prasideda nuo paskirties vietos / vietos apžvalgos. Rašydami oficialius kvietimų laiškus ir medžiagas visada laikykitės, kad niekas nebūtų buvęs toje vietoje, kur esate. Taigi parašykite trumpą paskirties vietos ir / arba vietos, kurioje vyksta programa, apžvalgą. Jei planuojate kelių dienų renginį, laikykite šią informaciją kiek įmanoma aukščiau, tačiau įsitikinkite, kad yra pakankamai informacijos su unikaliomis įžvalgomis apie vietą ir kodėl jie turėtų investuoti savo laiką su jumis.

  1. Kvietimas etikete reikalauja įvykių tvarkaraščio. Jei planuojate kelių dienų renginį, pvz., Skatinimo programą, kvietimų medžiaga turėtų būti kiek įmanoma išsamesnė. Tai reiškia, kad jūsų kvietime turėtų būti nurodyti atvykimo būdai ir laikas, kada tikimasi, kad jie dalyvaus, laikas verslo susitikimams ir veiklai (bei veiklos pasirinkimui), informacija apie maitinimą ir išvykimo informacija.
  2. Kvietimas etikete reikalauja veiklos aprašymų. Rašydami oficialius kvietimus laiškus ir medžiagą, pateikite įvairių veiksmų apžvalgą, kad svečiai galėtų geriau nustatyti, kas atitinka jų interesus. Ar jūsų golfo programa vyksta per pusę ar visą dieną? Kas yra tos upės slenksčių „klasė“? Koks yra aukštis, kuriame rengiate renginį, ir kaip didelė bus jūsų kalnų dviračių programa? Koks yra laikotarpis, per kurį tapoma tapybos klasė ir ką jie išmoks?

  1. Kvietimas etikete reikalauja informacijos apie susitikimų logistiką. Dar kartą, darant prielaidą, kad rengiate daugelio dienų programą, svečiai turi pateikti išsamią informaciją apie kiekvieną iš šių elementų:
      1. Skrydžių rezervavimas
      2. Įvykių registracija
      3. Kambarių rezervavimas
      4. Pervežimai iš / į oro uostą
      5. Aprangos kodas
      6. Orai
      7. Registracijos procedūros
      8. Negrąžintini straipsniai
      9. Priimančiojo personalo kontaktai
  2. Sukurti galutinę renginio darbotvarkę. Tai atrodys kitaip nei pradinės kvietimo medžiagos, tačiau jie turėtų būti pateikti pakviestiems svečiams atvykus arba prieš pat renginį. Ji turėtų apimti valandą po valandos (tai gerai, jei norite sujungti valandas), kas suplanuota su kiekviena vieta. Jei vienu metu planuojate kelis mokomuosius takelius, naudinga apibūdinti tuos takelius grupėse, kad dalyviai žinotų, kurios temos yra suplanuotos.

  1. Sukurkite įvykio pasveikinimo laišką. Daugelis planuotojų kovoja su informacija, kurią jie turėtų arba neturėtų įtraukti į sveikinimo laiškus. Laikykite pasveikinimo pranešimą paprastą ir leiskite svečiams žinoti, kad jie yra vertinami. Kvietimo etiketas siūlo, kad laišką pasirašytų oficialus renginio šeimininkas.
    1. Vienas iš labiausiai pamirštų įvykių kvietimo elementų yra išvykimo pranešimas. Sveikinimo laiško ir bet kokių atvykimo dovanų dalis yra svarbu pridėti informaciją apie tai, kaip svečiai išvyks.
  2. Sukurti meniu korteles. Nesvarbu, ar planuojate pusryčius, pietus ar vakarienę, svečiai visada vertina meniu korteles, kurios apibūdina kiekvieną valgio eigą. Tai suteikia jiems kažką, apie ką kalbėti, ir leidžia laukti darbuotojams priimti užsakymus iš svečių, laikydamiesi tvarkaraščio. Pastaba: jei valgio metu planuojate ypatingą siurprizą, pvz., Teminį desertą ar unikalią pramogą, naudinga išlaikyti tuos elementus nuo meniu kortelės.

  1. Sukurti dėkingumo dovanų korteles. Nesvarbu, ar tai dovanų dovana, ar pagalvių dovana, kiekviena dėkinga dovana turi turėti dovanų kortelę. Tai galimybė sustiprinti „padėkos“ pranešimus ir padaryti jūsų svečius ypatingus. Naudinga įtraukti formuluotę ir pranešimus, atspindinčius paties renginio temą.
  2. Sukurkite individualius išvykimo pranešimus. Prieš išvykimo dieną pristatykite pranešimus svečių kambariams, kurie jiems primena, kai jie išvyks, įskaitant skrydžio numerį ir išvykimo laiką. Tai suteikia galimybę nustatyti visas paskutinės minutės klaidas, kurios galėjo būti nepastebimos logistikos planavimo metu.

Patarimai:

  1. Įsitikinkite, kad turite puikų grafikos dizainerį ir internetinį registracijos procesą. Šiandien vis dar kyla iššūkis, kad egzistuoja daugybė skirtingų internetinių renginių registravimo sistemų, tačiau joms reikia daug pritaikymo arba trečiųjų šalių sistemų naudojimas vis dar laikomas brangiu pagal kvietimą. Štai kodėl daugelis planuotojų vis dar pasitiki savo namuose sukurtais įrankiais ir ištekliais.
  2. Raskite sau puikų raštinės parduotuvę. Nors organizacijos pereina prie elektroninių ryšių, tai vis dar nepakeičia spausdintų kvietimų ir renginių medžiagos poveikio. Ieškokite raštinės reikmenų, kurie papildys jūsų renginio temą, ir pakeiskite popieriaus ir dydžių stilius, kad sukurtumėte daugiau susidomėjimo ir dramos. Jūsų svečiai pastebės pastangas.

  1. Sukurkite šabloną ir atkartokite iš ten. Planuotojai turėtų sukurti šabloninius kvietimų laiškus ir medžiagas ir tiesiog atnaujinti naujus įvykius iš ankstesnių programų ir įvykių šablonų. Žinoma, reikia pasirinkti ir naudoti naujus raštinės reikmenis, grafiką, tekstą ir kt., Todėl kiekvieną kartą reikia atlikti tam tikrą pritaikymą.


Video Iš Autoriaus:

Susiję Straipsniai:

✔ - HUD būsto programos Kiekvienas savininkas turi žinoti

✔ - Nekilnojamojo turto sutarčių pakeitimų ir papildymų vadovas

✔ - Kaip rasti renginių planavimo darbus


Naudinga? Pasidalinti Su Draugais!